一三五、減少文書數量應注意事項如下： (一) 各級機關本於其職掌範圍規定處理之事項，除法令規定及性質 重要者外，不必報備。 (二) 無轉行或答復必要之文書或例行准予備查之案件，應逕予存查 。 (三) 無機密性之通案公文可登載公報、公告、大眾傳播媒體或機關 電子公布欄，以代替行文。 (四) 同一機關之內部各單位，洽辦公務時，應以便箋、原文影印分 送會簽，或以電子方式處理。對外行文者，應以機關名義行之 。 (五) 屬機關內部通報性質之公文，得利用機關內部網路，以公務訊 息郵件之方式告知。其採公務訊息郵件之方式者，須確認相關 收受人員必能獲知該項訊息。 (六) 自其他機關電子公布欄所擷取之資訊，可利用機關內部網路轉 知者，無須另外行文。 (七) 接到之副本，如僅為通知性質，不須辦理，亦無其他意見者， 不必行文答復。 (八) 內容簡單毋須行文者，可用電話接洽。 (九) 機關團體首長到任就職之通知、地址電話變動、年度發文代字 號，或其他一般通報事項，應以登載於機關電子公布欄之方式 週知，無須另外行文。 (十) 上級交下級交議之文件，可將原件發交下級機關，下級機關得 於原件上簽註意見後送還。 (十一) 登載於公報之公文，相關之機關應即照辦。如須行文催辦， 祇摘錄該案所登公報之期數、頁數、發文日期、字號及主旨 ，以便檢查。 (十二) 凡要求填送各種表報資料時，應以電子方式為之。 (十三) 回覆民眾投寄之電子郵件，應於奉核後，逕以電子郵件回覆 。 (十四) 行文之對象，應以與案情有關者為限。承辦單位 (人員) 對 於來文機關經常發送不必要之公文或附件者，得予退回，並 建議其改正。

一三六、文書處理其他應注意事項如下： (一) 答復簡單之案情，宜利用書函。 (二) 公文須分行者，宜利用副本。 (三) 已行文之事項，逾期未復者，應即催辦 (作法舉例如附錄八) 。 (四) 不屬於本機關主管業務或職權範圍之來文，得以移文單逕移主 管機關 (作法舉例如附錄八) ，不必退還。 (五) 不同機關之來文，案由相同且簽復相同者，應併辦一稿，分知 各來文機關。 (六) 凡發往甲機關之公文已經發出，又須以同樣公文內容 (同日期 、同文號) 發往乙機關時，不必重行辦稿，僅將原稿調出，加 簽說明，經陳奉核可後，依發文程序發送。補發亦同，惟須於 文面右上側空白處標註「補發」。 (七) 召集會議宜用開會通知單或以電話通知。 (八) 借支、請假、出差、請購等例行事項，一律用規定之格式填報 ，或利用電子化方式處理，不另用簽。 (九) 人事任免等例行案件，宜用定型化公文。 (十) 各機關交辦文件，宜指示原則；交填報表，應附式舉例說明； 審核下級機關陳送報表或附件時，除重大錯誤發還更正外，應 即就原案改正並告知。

一三七、簡化文書手續應注意事項如下： (一) 外收發與內收發非屬必要，應合併辦理。 (二) 定期表報、私誼交際文電及其他不涉及公務之文件，均不必編 列收發文號，可另用送文簿 (單) 遞送。 (三) 編號登記之簡化 1.除總收發應摘由登錄外，其他歷程中只登錄文號，不必錄由 。 2.公文書應一文一號，總收發所編號碼，應在本機關內統一沿 用。 3.收發文編號使用之代字，應以適用為度。 4.電報發文應以四位阿拉伯數字代表月日 (如六月十八日為 0 618) 。 (四) 文稿核會之簡化 1.上一層級已於擬辦時核可者，其文稿內容如未違反原擬辦之 意旨，應由次一層級代判，不必再送上級判行。 2.急要文書，高級主管人員應儘量自行辦稿，以節省核轉之時 間及手續。 3.彙存或彙辦之案件，承辦人員應於首件來文之首頁左下適當 空白處，簽明必須彙存或彙辦之理由，陳送核批以後，續收 之同案文件，即逕由承辦人員註明彙存或彙辦，不必逐件擬 辦陳核。 4.利用業務會報商討涉及二個單位以上之案件，經作成決定後 再辦，以減少公文簽會手續。 5.會商或會稿儘量以電話或當面行之。 6.特急文件需會辦者，應逕行面洽，儘量避免登記、遞送、承 辦等手續。 7.各機關辦理本機關函稿時，陳核流程中得將非主管人員核稿 部分簡略，由各機關自行彈性處理；若擬維持由非主管人員 核稿，則應儘量縮減核稿層級。 8.本府二級機關辦理府稿或局處稿時，為達充分尊重二級機關 首長之職責與權限，並加強分層負責之執行，應逕送一級機 關主任秘書層級核稿 (惟若業務性質確實需要，可由主任秘 書斟酌加會一級機關相關科室之承辦人及直屬主管) 。 (五) 會簽、會稿、會文，如係分層負責明細表授權業務範圍，由被 授權層級 (職名章) 核決，並註明「代決」，即可送、退會， 不必對等層級或陳首長核決。 (六) 簽、稿、文、其須事先徵求意見，以為擬簽、敘稿、辦文之依 據者，應先送會。如祇是知會性質、或合於法令規定、或依慣 例辦理，已先面洽或電話洽商，予以敘明者，得免送會。其內 容廣泛，須送會二個以上單位或機關者，應以傳真或影印同時 分會。會辦理單位有歧見時，主辦單位應負責協調解決後，再 行陳核。 (七) 緊急簽、稿、文，如非方針、計畫、目標等政策性及人事任免 與有爭議性之案件，得不受分層負責授權規定之限制，適用下 列緊急程序，為必要之處理： 1.先發補陳：次一層人員於文稿得註明「先發補陳」之決行， 俟發文後，稿退登記桌補陳核閱，再行歸檔。 2.先發補會：決行者或次一層人員於文稿得註明「先發補會」 之決行，俟發文後，稿退登記桌送會或陳核，再行歸檔。 3.先決補陳：次一層人員於簽、稿、文得為「先決補陳」之核 、決，並註明「補陳」字樣，於敘稿後一併陳核，或另行補 陳核閱。 4.先陳補核：上一級公出不在，次一級人員，得在簽、稿、文 本人核章上方註明「先陳補核」字樣，先越級上陳，再另補 核章。 5.先陳補會：承辦人得在會簽、會文處之受會者右側，，註明 「先陳補會」字樣，即可先上陳，或會辦機關 (單位) ，遇 有上一級人員公出不在，得適用「先陳補核」之規定，先越 級上陳，再另補核章。 (八) 非分層負責授權業務，如預計後續有相同之案件，得於首案或 之後敘明，經首長核准，後續案件，即由次一層決行，並註明 「依例決行」字樣。但有情事變更者，不適用之。其對外行文 時，如以機關名義，由首長署名者，應另繕打 (加蓋) 「○○ 局局長○○○決行」或「本案由業務主管決行」字樣。 (九) 行文之簡化，緊急公文得不依層級之限制，越級行文。

一三八、文書有分行之必要者儘量利用副本，避免重複辦稿。其應注意事 項如下： (一) 受理之案件，主體機關或通案分行之機關用正本，其餘有關機 關或預計其他機關亦將有同樣詢問者用副本。 (二) 收到其他機關來文，一時未能函復，須向其他機關查詢者，可 將查詢行文之副本，抄送來文機關。 (三) 副本除知會外，尚須收受副本機關處理者，應於文內加敘請其 就某一事項予以處理之字樣。 (四) 因緊急情況越級行文時，得以副本抄送其直屬上級或下級機關 。 (五) 正本所含附件，需附送副本受文者時，應在「副本」項內機關 或單位名稱後註明「含附件」、或「含○○附件」。 (六) 已抄送副本之機關單位，如續有有關來文，其內容已在前送副 本中列明者，不必答復。