一 本府各機關預定召開會議時，對於會議內容資料之印發，參加單位人 員之統計，會議場所之選定，會議進行程序之擬訂及會議使用時間之 預計等，均應事前作充分研究與準備，不宜草率將事，而浪費與會人 員時間，其牽涉有關單位較少者，儘量以協調方式行之，避免召開會 議。

二 會議主辦單位在決定開會日期時，應考慮發出開會公文所需時間，及 參加會議單位收文分文簽辦等所需時間，開會通知宜於開會前三天發 出，使參加單位能從容處理，否則，仍須再用電話連絡，以免貽誤。

三 會議主辦單位對開會通知單，宜在封面加蓋「開會通知提前拆閱」戳 記，以提醒收文人員之注意。

四 會議主辦單位對本次會議應考慮由何人主持比較適當，為預防該主持 人臨時偶發或其他重要事故而無法出席會議起見，宜有第一或第二主 持會議代理人之準備，並均應事前與之商洽，庶免影響會議之進行， 或有脫節情事。

五 會議主辦單位應在開會前派員檢視會議場所，並照料與會人員簽名就 座，倘能在會議場所安排與會人員座位單席次等，則更可減少不必要 之謙讓時間。