四、各課室蒐集、處理或利用個人資料，其類別、數量及接觸人員應符合 本法第五條比例原則，以處理法定職務必要範圍內為限，儘量以蒐集 最少且不含本法第六條所定個人資料為原則。 各課室蒐集、處理或利用個人資料特定目的，以本所已依適當方式公 開者為限；有變更者，亦同。

五、各課室蒐集當事人個人資料時，應明確告知當事人本法第八條第一項 所列事項。但符合本法第八條第二項規定情形之一者，不在此限。 各課室蒐集非由當事人提供個人資料時，應於處理或利用前，向當事 人告知個人資料來源及本法第八條第一項第一款至第五款所列事項。 但符合本法第九條第二項第一款至第四款規定情形之一者，不在此限 。 依前二項規定為告知，其告知事項內容應使用通俗、簡淺易懂語文， 避免使用艱深費解詞彙。 依第一項及第二項規定為告知，如有委託或共同蒐集、處理或利用個 人資料，應同時告知委託或共同利用情形。 依第一項及第二項規定為告知，得以言詞、書面、電話、簡訊、電子 郵件、傳真、電子文件、明顯或適當處所公告或其他足以使當事人知 悉或可得知悉方式為之。

六、各課室依本法第六條第一項第六款、第十一條第二項但書或第三項但 書規定，經當事人書面同意者，應取得當事人同意書面文件；該書面 文件作成之方式，依電子簽章法之規定，得以電子文件為之。 各課室依本法第十五條第二款或第十六條但書第七款規定經當事人同 意者，應符合本法第七條及本法施行細則第十五條所定方式。

七、各課室蒐集或處理個人資料應符合下列情形之一，並於蒐集時註明蒐 集特定目的： （一）依本所組織規程或本法第十五條第一款及本法施行細則第十條所稱 執行法定職務。 （二）經當事人同意。 （三）依法受委託執行職務。

八、對滿七歲之未成年人蒐集或處理其個人資料，有下列情形之一者，得 經未成年人本人同意為之，其他情形應得其法定代理人同意： （一）依其年齡及身分、日常生活所必需。 （二）純獲法律上利益（純粹取得權利或不負任何義務）。 （三）法定代理人事前允許處分財產或營業。 對未滿七歲之未成年人及受監護或輔助宣告之人蒐集其個人資料，應 得其法定代理人同意。 法定代理人基於保護未成年人及受監護或輔助宣告之人之利益，得行 使本法第十條或第十一條第一項至第四項規定之權利。 本點關於未成年人保障之未盡事宜，依民法及兒童及少年福利與權益 保障法等相關規定辦理。

九、各課室應優先考慮以去識別化或經遮蔽個人資料為處理或利用。

十、任何非原蒐集目的之特定目的外之利用，各課室應確認符合本法第十 六條但書規定後始得為之，並將利用歷程作成紀錄。 前項情形，宜審酌個案狀況，規劃當事人選擇不同意或退出同意機制 。

十一、個人資料檔案屬檔案法所稱檔案者，其申請閱覽、抄錄或複製，應 依檔案法、檔案法施行細則及臺北市政府檔案應用相關規定辦理。 依政府資訊公開法申請公開或提供前項規定以外政府資訊，如涉及 個人資料特定目的外利用，應審酌是否具有本法第十六條但書及政 府資訊公開法第十八條第一項第六款所定情形。

十二、各課室對於個人資料利用，不得為資料庫恣意連結，且不得濫用。

十三、本所保有個人資料有誤或缺漏時，應由資料蒐集課室簽奉核定後， 移由資料保有課室更正或補充之。 因可歸責於本所事由，未為更正或補充個人資料，應於更正或補充 後，由資料蒐集課室以通知書通知曾提供利用對象。

十四、本所保有之個人資料正確性有爭議者，應由資料蒐集課室簽奉核定 後，移由資料保有課室，視個人資料載體性質為適當停止處理或利 用該個人資料，並註明原因。但符合本法第十一條第二項但書情形 者，不在此限。

十五、各課室應定期查明蒐集或處理個人資料適用法令所訂定保存期間； 未明定者，視執行業務必要性及合理性，於本所年度檔案分類及保 存年限表明定，或訂定告知當事人合理保存期間。 本所保有個人資料蒐集特定目的消失或期限屆滿時，應由資料蒐集 課室簽奉核定後，移由資料保有課室，視個人資料載體性質為適當 停止處理或利用。但符合本法第十一條第三項但書情形者，不在此 限。

十六、各課室依本法第十一條第四項規定停止蒐集、處理或利用個人資料 者，應簽奉核定後移由資料保有課室，視個人資料載體性質適當為 之。

十七、個人資料有補充、更正、停止處理或利用、刪除時，應通知曾利用 其他機關或課室；或與其他機關或課室事先協調及規劃個人資料定 期更新機制。 個人資料依規定刪除或停止處理、利用前，應對相關系統或服務作 影響評估並妥為因應。

十八、個人資料刪除，應檢查是否達到資料無法還原或再組合程度，並得 參考機關檔案保存年限及銷毀辦法及臺北市政府公務機密維護作業 等相關規定辦理。

十九、各課室將個人資料作國際傳輸前，應確認法令限制及他國（境）對 個人資料保護法令要求，並做適當保護措施。