三、種類：
 （一）依照「公文程式條例」第二條規定，與本府有關之文書種類如下：
    1.令：總統公布法律、發布命令時用之。秘書長、各局室處發布行政規章，發布人
     事任免、遷調、獎懲時用之。
    2.呈：對總統有所呈請或報告時用之。
    3.咨：總統與國民大會、立法院、監察院公文往復時用之。
    4.函：秘書長、各局室處對各機關或人員，及對人民團體或人民行文時用之。
    5.公告：秘書長、各局室處就主管業務，向公眾或特定對象宣布週知時用之。
 （二）為因應事實需要，本府另採用以下各種文書：
    1.聘書：總統或秘書長聘用人員時使用。
    2.箋函：總統致函國內外團體或人士時使用，及以秘書長、各局室處主管名義致函
     國內外團體或人士時使用。
    3.書函：各局室處致各機關團體或人民及本府內部各單位，有行文必要時使用。
    4.簽呈：秘書長對總統有所呈請或報告時使用。
    5.簽：本府各單位對秘書長，或各級職員對其主管陳請或報告時使用。
    6.開會通知單：本府各單位召集會議時使用。
    7.公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可用電話簡單正確說明之事項時使
     用。
    8.移文單：將來文移送主管單位時使用。
    9.公務紀要：登錄公務紀要時使用。
    10. 其他因業務需要所製作之各種書表。
    以上文書，必要時得以電報、電報交換、電傳文件、傳真或其他電子文件行之。
    文書除稿本外，必要時得視其性質及適用範圍，區分為正本、副本、抄本、影本及
    譯本。除正本外，其餘均應在文面，加蓋「副本」、「抄本」、「影本」、「譯本
    」戳記。

五、處理原則：
 （一）本府文書，除書表填報外，一律以承辦人使用電腦印製為原則。
 （二）本府對國內機關團體及人民行文，一律以中文為之；對外國機關團體及人民，得附
    外文譯本或專用外文。
 （三）文書製作應採由左至右之橫行格式。
 （四）本府文書均須記載年、月、日；並以中華民國紀元為準；惟外文或譯文，得採用西
    元紀元。
 （五）文書處理過程中之有關人員，均應於文面適當位置蓋章或簽名，並註明時間，以明
    責任。
 （六）本府內部各單位文書之傳遞，均應設置送文簿（單），以簽收為憑。
 （七）本府公文，一律採用收發文同號。如屬無收文之創稿或內部簽辦之案件，得由承辦
    人先向總收發人員提取文號。
 （八）本府收發文號之編製，應由負責總收發之單位於每年開始前統一規劃，並簽報長官
    核定。
 （九）收發傳真、電子文件等，依「機關公文傳真作業辦法」及「機關公文電子交換作業
    辦法」辦理。
 （十）本府公文以電子文件行之者，其交換機制、電子認證及中文碼傳送原則等，依行政
    院「文書及檔案電腦化作業規範」辦理。
 （十一）本府應於「總統府全球資訊網」設置機關公布欄，以便登載對外公布之文件。
 （十二）有關公文電子交換機制及收發文處理原則、程序、安全管制及應注意事項，由資
     訊單位另訂作業規範辦理。

八、單位收發：
 （一）本府各單位應指定人員擔任單位收發，並應與總收發保持密切聯繫。
 （二）單位收發收到總收發送來之文件，應將有關資料登錄在電腦內，如來文首頁右上角
    未有「保存年限」字樣，應加蓋刻有「保存年限：」戳記，再依職權分送各科辦理
    。
 （三）單位收發收到總收發之分文，除明顯錯誤外，不得退回改分；如認非屬本單位承辦
    者，經單位間協調後，得退回改分或以移文單逕移其他單位承辦，受移單位如有意
    見，應即簽明理由，陳請長官裁定，不得再行移轉。
 （四）會辦之文件，受會單位應視同速件，並得視需要，依收文程序登記電腦內。

九、擬辦：
 （一）各科應指定人員簽收單位收發送來之文件，並在電腦上完成登錄及分送承辦人手續
    。
 （二）承辦人就個人職掌即行簽辦，並依「公文管理系統操作手冊」之方式，輸入相關資
    料；經科級主管在電腦批核後，承辦人再依批核意見，於文中空白處簽擬；必要時
    ，可使用便條紙加註意見，不分段，以條列式簽擬。
 （三）凡簽辦案件，有前案者，應詳予查閱，必要時應摘要或附送原案，以為主管人員核
    決之參考。
 （四）重要或特殊案件，承辦人不能擬具處理意見時，應敘明案情簽請核示或當面請示後
    ，再行簽辦。
 （五）簽辦案件應依輕重緩急，急要件應提前簽辦，其他亦應依序辦理，並於規定時間內
    完成。
 （六）承辦人員對於來文或簽擬意見，如情節較繁或文字較長者，得以眉註方式，書於該
    段文字旁之空白處，或針對重要文句，以色筆註記。
 （七）承辦人員對於來文之附件，有抽存必要者，應在來文內註明「附件抽存」字樣，並
    簽名或蓋章，附件除送相關單位保管外，其餘仍應隨文歸檔。

十三、擬稿：
  （一）文件經批定須回復，或長官交辦，或因業務需要須主動行文其他機關時，承辦人
     均應擬稿。
  （二）承辦人員得在「公文管理系統」內選擇公文格式樣本。視需要，依以下方式擬稿
     。
     1.首行標示公文類別，對外行文時，並應在類別之前加發文者全銜。
     2.次行右端增列發文機關地址及聯絡方式。聯絡方式以填載聯絡人及電話為原則
      。
     3.受文者：核判後，依正本或副本受文機關逐一填列。
     4.管理資料：速別，輸入「最速件」、「速件」等，普通件不必輸入。密等及解
      密條件或保密期限，輸入「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」；解
      密條件或保密期限於其後以括弧註記；非機密件不必輸入。發文日期及發文文
      號，於核判後再輸入。附件，註明內容名稱、媒體型式、數量及其他有關文字
      ，無附件不必輸入。
     5.本文：按公文類別之結構輸入。
     6.正本：列明所有正本發送機關。
     7.副本：列明所有副本發送機關。
     8.檔號之分類號及保存年限：於稿面右上角列明，檔號之分類號在上，保存年限
      在下，並依「總統府檔案管理規定」，由業務承辦人於處理電子公文時填載分
      類號後，產出檔案之保存年限。
     9.其他相關資料，得在文中空白處註明。
  （三）擬稿應依行政院訂頒之「事務管理手冊」所規定之程式撰擬，文字力求簡、淺、
     明、確，並加具標點符號，務使層次清晰、簡明扼要。
  （四）引敘來文或法令條文，應避免層層套敘，祇摘敘要點；如須提供全文，得以影本
     作為附件。
  （五）各種名稱如非習用有素，不宜簡稱；如遇有譯文且關係重要者，應加註原文。
  （六）擬稿以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分為數文復。
  （七）文稿內如有重要性之數字，宜用大寫。
  （八）承辦復文或轉行之稿件，應將來文機關發文日期及字號敘入。
  （九）文稿分項或分條撰擬時，應分別冠以數字。上下左右空隙，應力求勻稱，以資醒
     目。
  （十）文稿有一頁以上者須裝訂妥當，承辦人應於騎縫處加蓋騎縫章或職名章，並在每
     頁下緣置中處以阿拉伯數字加註頁碼。
  （十一）多個機關名稱於公文中同時出現時，按機關順序，由左至右排列，不得以併排
      方式處理。如對長官自稱為「職」時，得使用較小號文字。
  （十二）擬稿時，承辦人得視公文性質，在稿面適當位置註明採用之電子交換機制。

十七、總收發：
  （一）繕打：
     1.總收發應置繕打人員，專責繕打長官辦公室之文件；其餘各單位之發文，均由
      承辦人自行繕打。
     2.繕打文件，應注重時效，以當日繕打竣事為原則。
     3.繕打人員對交繕之文稿，如認其不合程式或發現原稿有錯誤或可疑之處時，應
      向承辦人查詢後，再行繕打。
     4.繕打人員對文件內之銀錢、數字、人名、地名、日期或較重要之辭句，不得因
      繕打錯誤而任意修改，應重新繕打。
     5.繕打文件應利用電腦排版技巧，力求避免獨字成行、獨行成頁。
     6.繕打文件，一律使用電腦先行排版，經校對無誤後，再以印表機印出。
     7.對外行文，得使用電腦內建之公文格式樣本繕打。如係例行公文，則儘量利用
      定型稿。有關定型稿，得依「總統府資訊業務需求申請及處理要點」之規定，
      提出申請，納入內建公文格式樣本。
     8.承辦單位對所發之公文，如認有參考價值，得先以影本存查，儘量避免使用「
      副本」。
     9.繕打文件，應連同文號一併打入，如係創稿，得先向總收文人員提取條碼應用
      。
  （二）校對：
     1.校對文件，應先在電腦螢幕上先行校對，印出後仍應由承辦人再行校對。
     2.印出之文件，如發現有嚴重錯誤，應再印一份；如無關重要者，得逕行加以修
      改並在修改處加蓋校對章，惟已存在電腦內之文件，仍應修正。
     3.校對無誤之文件，承辦人繕妥公文封及相關之文件、附件等，送監印人員用印
      。
  （三）蓋印及簽署：
     1.本府蓋用璽印及簽署，依「總統府公文蓋用璽印及簽署規定」辦理。
     2.文件非經秘書長或依分層負責授權之各級主管判發，不得蓋用印信。
     3.監印人員發現原稿未經判行或有其他錯誤者，應即退回補判或更正後，再行蓋
      印。
     4.副本蓋印與正本同，附件以不蓋印為原則，但得於首頁加蓋本府附件章。以電
      子文件行之者，得不蓋用印信或章戳，但應附加電子簽章。
     5.監印人員蓋印完畢，應在文件末頁右下角蓋監印人員職名章，校對人員則於其
      下接續蓋印。
     6.監印人員收到送印文件，應將其文號、事由及用印日期登記在「用印登記簿」
      內。
     7.用印完畢，即將原件連同送文簿，一併送交發文人員辦理發文手續。
     8.監印人員對行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿，應核對其清單無誤後
      ，方得於非電子交換公文蓋印，並循發文程序作業辦理。
  （四）編號及登錄：
     1.發文人員對於待發之文件，應詳加核對，如有漏蓋印信、附件不全或受文單位
      不符等情事，應退還補辦。
     2.經核對無誤的待發文件，發文人員應依「公文管理系統操作手冊」之順序，在
      「總發文處理」畫面，輸入相關資料，以完成發文手續。
     3.本府發文之字軌，一律冠以「華總」二字。必要時，各單位可在「華總」二字
      之下註明單位之代字，但以適用為度。字軌之規劃，宜由總收發於每年開始前
      統一規劃辦理。
     4.發文後之稿件及有關附件，應送檔案管理單位點收。
  （五）封發：
     1.待發之文件，應檢查蓋印是否正確、公文封面書寫是否適當、附件是否齊全、
      文與封是否相符後再封固登記，送外收發簽收遞送。
     2.同一受文機關之文件，除最速件得提前封發外，其餘普通件得併封發出，並在
      封套上註明文號件數。
     3.機密件、最速件、開會通知等應在封套上加蓋戳記，機密件應另加外封套，外
      封套不標明機密等級。
     4.附件以隨文發出為原則，如體積較大或數量過多須另寄時，應在公文附件欄加
      蓋「附件另寄」章戳，並應在附件封面書明某字號之附件。
     5.附件如為現金、票據、有價證券或貴重物品，應由承辦單位檢齊封固，並書明
      名稱、數量，在封口加蓋承辦人印章，隨同公文送交總發文人員辦理封發。

四十、為應文書處理之需要，除印信應依「印信條例」及「印信製發啟用管理換發及廢舊印
   信繳銷辦法」之規定辦理外，得依下列規定自行刊刻各式章戳，分交各單位或人員妥
   善使用。
  （一）條戳：銅質或木質，以長方形為原則，用正楷或宋體字，由左至右，刻機關（單
     位）全銜。於書函、通報、簡便行文表、開會通知單等用之。
  （二）橢圓章：木質橡皮刻製，以橢圓形為原則，用正楷，由左至右，刻機關（單位）
     全銜。於表格式公文或各種表單用之。
  （三）簽字章：木質或用橡皮刻製，依總統、秘書長及各局室處主管由左至右之親筆簽
     名刻製，於對外行文時用之。
  （四）鋼印：鋼製，圓形，由左至右，刻機關（單位）全銜，其圓周直徑以不超過五公
     分為限，於職員證、證書等證明文件上用之。
  （五）校對章：角質，篆字或正楷，由左至右，刻機關（單位）全銜；並加「校對章」
     字樣，於文書校對或改正時用之。
  （六）騎縫章：款式與校對章同，並加騎縫標示字樣，於公文、附件或契約黏連處用之
     。
  （七）附件章：款式與校對章同，並加「附件章」字樣，於公文附件上蓋用之。
  （八）收件章：木質或橡皮刻製，由左至右刻機關（單位）全銜；並加「收件章」字樣
     ，並附日期、時間，於收受文件時用之。
  （九）職名章：本府職名章之製發及使用，依「總統府職員職名章製發使用規定」辦理
     。
  （十）電子文件章：由左至右，於收發電子文件時蓋用。

四四、本手冊奉核定後實施。
   本手冊中華民國九十三年十一月十一日核定修正之規定，自九十四年一月一日實施。