法規資訊中央現行法規
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修正內容
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二、依據
（一）公文程式條例及相關子法。
（二）檔案法及相關子法。
（三）資通安全管理法及相關子法。
（四）行政院及所屬各機關公務人員電子識別證管理作業要點。
（五）文書處理手冊及相關規定。 - [修正]
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四、用詞定義
（一）線上簽核：指將文書之處理以電子方式在安全之網路作業環境下，採用電子認證
安全管制措施確保內容之可認證性，進行線上傳遞及簽核工作。
（二）文書本文檔：指文書本文之電子化文件，內容以XML（eXtensible Markup Langu
age）語法所組成，稱為DI（Document Instance）檔。
（三）簽核電子檔：指線上簽核之文字化記錄工具，內容以 XML語法所組成，用以記錄
各簽核點之簽核結果及過程，為主要作業及憑據檔案，稱為 SI（Sign Instance
）檔。
（四）文稿頁面檔：指線上簽核之視覺化記錄工具，以影像方式記錄各簽核點人員作業
完成後於清稿前之稿面，輔助重現文稿之原文原意。
（五）跨機關陳核會稿呈現檔：指異質系統跨機關陳核會稿之線上簽核文稿，用於輔助
呈現其完整內容，可供預覽或列印，作為收文機關之參考依據，其格式為開放性
之可攜式文件格式（ PDF）、TIFF或JPG。
（六）公文電子交換：指將文件資料透過電腦系統及電信網路，予以傳遞收受者。
（七）本文呈現檔：指文書本文檔用於輔助呈現其完整內容，可供預覽或列印，作為收
文機關之參考依據，其格式為開放性之可攜式文件格式。
（八）交換表單檔：指公文電子交換用之表單檔，載明收文機關資訊，內容以 XML語法
所組成，稱為SW（ Switch）檔。
（九）文書訊息檔：指透過公文電子交換進行公文系統訊息傳遞用，載明訊息代碼及備
註資訊，內容以XML語法所組稱，稱為DM（Document Message）檔。
（十）跨機關陳核會稿交換表單檔：指透過公文電子交換進行異質系統跨機關陳核會稿
之表單檔，載明收文機關資訊、會陳狀態，內容以XML語法所組成，稱為CO（ Co
nsultation）檔。
（十一）信封檔：指文書透過公文電子交換用之信封檔，載明收發文機關及文書相關資
訊，內容以XML語法組成，稱為EN（Envelop）檔。
（十二）加密交換表單檔：指公文交換採加密傳遞者，載明收文機關憑證卡號及加密後
資訊，稱為ESW（Encryption Switch）檔。
（十三）交換確認訊息檔：指公文交換收文端完成收文動作後，回復發文端收文確認之
相關訊息。
（十四）電子檔案：指電腦可處理之文字或非文字資料，且符合檔案法及相關法令規定
等。
（十五）詮釋資料（metadata）：指用以描述檔案有關資料背景、內容、關聯性及資料
控制等相關資訊。
（十六）封裝檔：指將電子檔案與其詮釋資料及驗證檔案真實性、完整性之資訊，以包
裹方式儲存之檔案。
（十七）真實性（authenticity）：指可鑑別與確保電子檔案產生、蒐集及修改過程之
合法性。
（十八）完整性（ integrity）：指電子檔案管理過程，應確保儲存電子檔案內容、詮
釋資料及儲存結構之完整。
（十九）可及性（ accessibility）：指藉由電子檔案保存機制，配合法定保存年限，
維持電子檔案及其管理系統可供使用。 - [修正]
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六、資通安全
（一）機關文書及檔案管理系統具備多人使用之特性時，須具備權限管制功能。
（二）透過機關文書及檔案管理系統存取資料時，須有身分鑑別及權限控管功能。
（三）進行傳遞及交換作業時，應主要使用非公開之網路。須於公開之網路環境進行作
業時，應使用經安全加密之傳輸機制，以確保其安全。
（四）機關應規劃校時機制，確保時間紀錄之正確性。
（五）機關應建置資通安全防護機制，防止文書及檔案管理系統被入侵、破壞、竄改、
刪除及未經授權之存取。
（六）機關委由廠商進行文書及檔案管理系統開發或維運時，應要求廠商配合資通安全
規定提出廠商內部之資通安全控管，包括開發環境、設備、人員及系統之管理機
制。機關並應以稽核或其他適當方式確認受託業務之執行情形。 - [修正]
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七、中文字碼
（一）機關文書及檔案管理系統之中文字碼處理原則，依附錄 1之中文字碼處理說明規
定辦理。
（二）文書進行電子傳遞交換作業前，各機關須將文書轉換為中文標準交換碼 (以下簡
稱CNS11643)。
（三）各機關應設置中文字碼管理人員，進行造字區字集及造字對照檔之管理及維護。
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八、文書製作處理原則
（一）文書製作流程依附錄2之圖2-2之文書製作流程辦理。
（二）文書製作除文書處理手冊所訂定之文書格式外，各機關得視業務需要，增加行政
用表單。
（三）文書製作應整合介接文書流程管理及文書傳遞交換功能。
（四）文書製作應轉出公文電子交換所需文書本文檔、附件、交換表單檔及文書訊息檔
等。
（五）已公文電子交換之文書，因文字修正需重新發送時，應產出文書訊息檔，並夾帶
於文書本文檔。
（六）文書本文檔、附件檔、交換表單檔及文書訊息檔製作要求
1.文書本文檔、交換表單檔、文書訊息檔之傳輸檔案格式其欄位定義、標籤集及
內容結構，須符合附錄 3之使用欄位定義表、附錄4之使用標籤集及附錄5之傳
輸檔案格式之二（一）、二（二）2規定。
2.文書本文檔副檔名須為.di，交換表單檔副檔名須為.sw，文書訊息檔副檔名須
為.dm。
3.文書本文檔欄位資料項目內容為空值或值為空白時，收文機關應將欄位名稱依
照文書處理手冊規定呈現，並於呈現或列印時應編列頁碼。
4.欄位定義有關代碼之對應內容應依附錄 6之代碼清冊辦理。
5.文書本文檔如夾帶文書訊息檔，應於檔內宣告使用標籤集，依附錄 4使用標籤
集之一、標籤集範例說明之例十二辦理。
（七）附件檔
1.附件檔製作格式應依附錄 7之公文電子交換附件格式規定辦理。
2.紙本文件、錄音帶、錄影帶等適合轉換為電子附件檔者，應依附錄 7之公文電
子交換附件格式及附錄8之電子檔案格式表規定轉換。
3.附件檔之製作，應編列頁碼。但依該電子檔性質無法編列頁碼者，不在此限。 - [附表]
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九、文書製作系統功能要求
（一）至少提供令、函、書函、公告、開會通知單、會勘通知單、簽、便簽、簽稿會核
單等各類文書編輯，並具備預覽及列印功能，文書呈現樣式依文書處理手冊規定
辦理，於列印時附加頁碼、裝訂線，並於2頁以上加印騎縫章。
（二）提供文書密等、速別、擬辦方式（簽稿併陳、先簽後稿、以稿代簽等）、決行層
級、分類號、保存年限、附件說明、機關全銜、承辦人員聯絡資訊等基本資料輸
入功能，並應管控及設定必要欄位值之輸入。
（三）提供新增、刪除、修改公文附件功能，並應管控公文電子交換附件檔案大小。
（四）提供機關、個人通訊簿新增、刪除、修改、查詢等功能，提供選取發文正、副、
抄本收受者功能及設定受文者是否含附件、交換方式。
（五）提供常用詞庫維護功能。
（六）提供新增、複製、刪除、匯入及匯出稿件功能。
（七）提供多稿及依發文對象與發文目的分繕文書內容之功能。
（八）提供與文書流程管理整合取號功能。
（九）線上簽核得提供清稿功能，並提供檢視文稿及附件修改紀錄。
（十）提供與公文電子交換整合轉出文書本文檔、交換表單檔、附件檔及文書訊息檔功
能。
（十一）提供產生文書訊息檔功能。 - [修正]
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十、線上簽核處理原則
（一）機關就適合線上簽核之非密等文書，得考量電子檔案長期保存風險，自行訂定線
上簽核實施範圍，並於設備、人員能配合時，以線上簽核行之，依附錄2之圖2-3
之線上簽核流程辦理。
（二）文書採線上簽核者，應採用電子認證之安全管控措施並符合電子簽章法之規定。
其他行政表單是否採用電子認證，由機關自訂之。
（三）簽核文書應確保完整性及真實性，並應詳實記載相關事項如下：
1.可判別文件簽章人。
2.可標示文書時效性。
3.應詳實記錄各會簽意見。
4.應詳實記錄各陳核流程人員之修改與批註文字。
（四）簽核人員因故未能使用電子憑證進行簽章時，得採機關核發之臨時憑證替代，並
於歸檔前完成電子憑證之補簽作業；若無法補簽時，得由職務代理人或權責主管
補簽，並記錄原因。
（五）線上簽核時，其本文及附件檔案大小，合計宜以不超過10MB（Megabyte）為原則
，機關得視其網路環境及儲存設備空間自訂檔案大小限制。
（六）承辦人員擬辦案件時，應注意前後關聯案件陳核方式之一致性，前後關聯案件引
用原則如下：
1.前案為紙本簽核，後案為線上簽核者，前案應掃描電子檔為後案引用。
2.前後2案皆為線上簽核者，得提供前案檔案聯結資訊。
3.前案為線上簽核，後案為紙本簽核者，得列印前案文書內容、簽核流程及簽核
意見。
（七）承辦人員擬辦案件時，得設定簽會流程，各簽核點人員得依實際需求進行簽會流
程調整；設定會辦流程時，得視需要設定回傳承辦人員進行意見彙整。
（八）簽核過程中，線上簽核與紙本簽核得互相轉換，惟紙本簽核轉換為線上簽核者，
須退回原承辦人重新辦理，如附件有非電子形式者並採線上簽核方式，宜將附件
全數轉製為電子形式；線上簽核轉換為紙本簽核時，如保留之資訊，可供鑑別簽
核者、簽核時間及簽核意見，得不退回原承辦人重新辦理。
（九）承辦人員應注意附件檔之命名應與內容具關聯性，各簽核點人員若有內容異動，
應附加版本資訊於附件檔名稱。
（十）各簽核點人員、繕校人員，對其文稿內容異動與否，均應採電子憑證進行簽章，
以明責任，收文及單位收發人員得不使用電子憑證進行簽章。
（十一）線上簽核須列印時之處理原則：
1.列印得採雙面列印。
2.註記與電子檔相符。
3.列印呈現格式應符合文書處理手冊之規定，並加印頁碼、騎縫標識；騎縫標
識之規定依第十四點第二十二款第二目及第三目規定辦理。
4.列印線上簽核流程，應包括主旨、文號、簽核點（人員）、簽核時間及簽核
意見。
（十二）簽核電子檔製作要求：
1.簽核電子檔應包含來文、文書本文檔、附件及文稿頁面檔等外部檔連結資訊
、各層級簽核者憑證公鑰、簽核意見、簽體及時間紀錄，外部檔案於簽核作
業過程中，其檔案命名應揭露版本資訊。
2.欄位定義、標籤集及內容結構，應符合附錄3之使用欄位定義、附錄4之使用
標籤集及附錄5之三簽核電子檔規定。
3.其副檔名須為 .si，記錄方式應為各簽核點逐層累加紀錄。
4.簽章資訊（Signedinfo）欄位，應記錄前次簽核點資訊、本次簽核點資訊及
外部檔案之雜湊值。
（十三）文稿頁面檔製作要求
1.文稿頁面檔依簽核電子檔記錄方式，於清稿前產生文書本文檔視覺化記錄格
式，得附加附件檔之記錄。
2.單層式：將文稿及簽核輔助工具等併存於同一簽核頁面，並以最終簽核點記
錄。
3.堆疊式：文稿及簽核輔助工具均為簽核物件，並自最初簽核點以堆疊方式累
進記錄。
4.其檔案格式須符合附錄 8之電子檔案格式表之文字影像檔格式規定。
（十四）跨機關陳核會稿線上簽核處理原則
1.跨機關陳核會稿線上簽核流程依附錄2之圖2-5之跨機關陳核會稿線上簽核流
程辦理。
2.跨機關陳核會稿公文進行線上簽核，須確認送收方系統於中文字碼、文稿瀏
覽、簽核電子檔編輯製作等皆可支援配合時行之。
3.異質系統跨機關陳核會稿之公文使用電子化形式進行交換者，執行傳遞交換
作業前，應先進行清稿，並壓縮簽核電子檔及其外部檔與跨機關陳核會稿呈
現檔為一個檔案。傳送檔案包含壓縮檔及跨機關陳核會稿交換表單檔。傳輸
檔案名稱以機關代碼、傳送時間及流水號依序組成。機關代碼依附錄 3之使
用欄位定義規定。傳送日期採年 3碼、月2碼、日2碼、時2碼、分2碼，流水
號採2碼。其附件格式應依附錄5格式辦理。
4.跨機關陳核會稿相關機關之線上簽核作業環境屬同一系統架構時，得逕依附
錄 5之三簽核電子檔進行簽核作業，不受前目限制。
5.會辦機關不得自行決定轉會其他機關。
6.會簽機關各簽核點人員若有內容異動，檔案名稱應附加機關代碼與版本資訊
。
7.跨機關陳核會稿相關機關人員應於交換前完成補簽追認。
（十五）機關建置行動簽核功能時，應支援跨平台跨瀏覽器，並得於軟硬體環境皆可配
合情形下，使用行動裝置進行文書簽核作業，行動裝置須經註冊身分識別始得
登入簽核系統，同一使用者於同時間僅允許從一種行動裝置登錄系統。 - [修正]
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十四、文書傳遞交換處理原則
（一）文書傳遞交換收發文流程依附錄 2之圖2-7及圖2-8傳遞交換收發文流程辦理。
（二）公文電子交換運作架構，請參見附錄 9之公文電子交換架構說明。
（三）各機關公文電子交換作業收文、發文、登載電子公布欄之相關紀錄及文稿，得
視需要予以儲存。
（四）無法電子化之實體附件，連同文書本文仍以紙本方式傳送。
（五）各機關交換之電子公文須附加附件檔者，以收文端能解讀該附件為原則，發文
端須確定收文端已有或能從適當管道獲得呈現該附件檔之軟體工具。
（六）附件以提供顯示及列印為目的，收文時，不要求發文端提供原製作工具用以複
製傳送之資料再利用。
（七）附件應以不改變原內容及意義為原則，而不要求原貌重現。
（八）本文與附件檔案大小，合計以不超過10MB（Megabyte）為原則；附件數量龐大
或無法附隨於本文檔時，應於本文檔中敘明附件儲存位置或另置於共用附件下
載區。
（九）異質系統間透過公文電子交換系統進行跨機關陳核會稿線上簽核，其簽核電子
檔大小合計以不超過10MB（Megabyte）為原則，並應採跨機關陳核會稿交換表
單檔傳遞交換訊息，其副檔名須為 .co，傳輸格式其欄位定義、標籤集及內容
結構，須符合附錄 3之使用欄位定義表、附錄4之使用標籤集及附錄5之二（二
）3之格式規定。
（十）基於機關公文電子交換應以電子認證方式辦理，相關處理機制應含括：加解簽
章、正副本分送、收方自動回復訊息、信封檔之加解密及附件加解壓縮、憑證
註冊等必備基本要項。其他如通信紀錄儲存、機關群組管理、怠慢處理、存證
等加值服務，由各機關視各公文性質或需求加列於執行電子交換之功能中。
（十一）公文電子交換應以公務為目的，須具備公文型式往返之必要性、特定之公務
處理目的或收發雙方具特定權責關係；其有不妥適之情事危及整體交換服務
運作時，公文電子交換主管機關得為必要之處理。
（十二）機關所屬單位間，得比照機關間進行傳遞交換作業。
（十三）欲參與傳遞交換作業之機關，應依公文電子交換主管機關之規定程序，提出
申請及辦理註冊完畢。
（十四）註冊機關名單，應由公文電子交換管理層機關統一公告，並提供交換註冊及
異動資訊供各機關下載使用。
（十五）各機關註冊之交換資訊有異動時，應向公文電子交換管理層機關依規定程序
申請變更。
（十六）文書傳遞交換得包含以下內容：
1.文書本文檔。
2.交換表單檔。
3.附件檔。
4.本文呈現檔。
5.文書訊息檔。
6.跨機關陳核會稿交換表單檔。
7.跨機關陳核會稿文稿呈現檔。
8.簽核電子檔。
（十七）基於整體公文電子交換服務互通，各機關應配合公文電子交換主管機關業務
之推動，更新建置電子交換系統。
（十八）於進行傳遞交換作業前，各機關使用之文書本文檔格式，應依公文電子交換
主管機關之規定程序，申請註冊並經核准。
（十九）文書本文檔之註冊檔案格式，應由公文電子交換主管機關統一公告，並提供
各機關使用。
（二十）各機關於進行文書傳遞交換收發文處理流程時，應先核對憑證內各項完整內
容與註冊之機關憑證資訊是否相符無誤後，進行後續相關作業。
（二十一）各機關執行傳遞交換作業人員，應於每工作日定時啟動作業系統進行收發
；另收文端對所有來文均應進行收文作業，不得選擇性收文。
（二十二）電子收文需進行列印時，應符合下列規定：
1.於進行列印前，須先比對雜湊值，並於顯示正確後，再依文書處理手冊
公文格式印出並加印頁碼、騎縫標識；文末須載明「電子公文交換戳記
」，並得視需要加印電子收文日期時間。
2.騎縫標識得依自訂公式製作防偽校對字組，其基本原則如下：
(1)每2頁公文之間加印騎縫標識1次。
(2)騎縫標識切割後分別列印於相鄰2頁公文之間。
(3)每頁列印騎縫標識之分割原則、角度及列印位置，由電腦隨機改變。
(4)1頁之公文，不印騎縫標識。
3.騎縫標識得為騎縫章、防偽押花或其他由收文機關自行採擇之標識。
4.列印附件之頁碼及騎縫標識，處理方式依前三目規定辦理。
（二十三）電子憑證處理原則：
1.於進行傳遞交換作業時，應配合電子認證方式，辦理電子簽章作業。
2.應符合政府憑證總管理中心相關項目之規定，並依政府憑證總管理中心
所屬各憑證管理中心之憑證實務作業基準處理。 - [附表]
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十八、檔案管理要求
（一）檔案管理作業應依附錄2之圖2-9檔案管理流程辦理。
（二）電子檔案管理應達成真實性、完整性及可及性之目標。
（三）文書及檔案管理作業應整合介接，如異質系統間傳送文書或檔案目錄資訊時，
應依附錄 5之四（一）之公文檔案管理傳輸格式規定辦理。
（四）完成公文線上簽核產出之電子檔案，應於點收時確認其簽核電子檔所須載明資
訊無誤後，附加機關憑證電子簽章，並以簽核電子檔產生電子檔案封裝檔，其
附檔名為（.xml），欄位定義、標籤集及內容結構，應符合附錄 3之使用欄位
定義表、附錄4之使用標籤集、附錄5之四（二）之電子檔案封裝檔格式規定。
（五）完成數位化作業所產出之電子影音檔，應於匯入系統時確認其資料電子檔之完
整性後，附加機關憑證電子簽章後，產生電子檔案封裝檔，應依附錄 5之四（
二）之電子檔案封裝檔格式規定。
（六）電子檔案應採案件及案卷分別著錄詮釋資料，應依附錄 5之四（三）之電子檔
案詮釋資料封裝檔格式規定。
（七）辦理電子檔案儲存時，應依附錄 8之電子檔案格式表及附錄10之電子媒體規格
表選擇適當者為之，並應依附錄 5之四（四）之電子媒體封裝檔格式規定辦理
。
（八）應配合電子檔案之保存年限，評估保存維護成本，依附錄10之電子媒體規格表
規定，選擇適當儲存媒體，適時辦理電子檔案之轉置、更新、模擬及封裝，並
優先採取轉置之方式。進行前開作業時，應先製作 2套以上備份，分置於不同
地點保管。
（九）保存電子檔案時，應進行電子媒體之檢測與維護，確保其安全；並應指派專人
負責電子檔案軟硬體設施之維護、轉置、更新、模擬及封裝。
（十）每年應辦理電子檔案稽核作業 1次，除確認及驗證前款規定事項外，應驗證電
子檔案清查、鑑定、銷毀及移轉（交）作業之辦理情形，並將稽核結果作成紀
錄。
（十一）辦理電子檔案之清查、技術鑑定、銷毀、移轉（交）及稽核作業時，應由機
關檔案管理人員會同相關資訊人員辦理。
（十二）辦理電子檔案移轉（交），應將詮釋資料併同封裝，驗證檔案之真實性、完
整性及可及性，並依附錄 5之四（五）之移轉（交）電子媒體封裝檔格式規
定附加機關憑證後，送交國家發展委員會檔案管理局（接管機關），其電子
檔案命名原則應依附錄11之機關電子檔案統一命名原則規定辦理。
（十三）辦理檔案目錄之彙送與檔案銷毀目錄及檔案移轉（交）目錄之註記傳送，應
依附錄 5之四（六）檔案目錄彙送格式規定辦理；傳送機關檔案分類表時應
依附錄 5之四（七）分類表彙送格式規定辦理。
（十四）傳（彙）送前二款所定電子檔案時，規定如下：
1.採可擴充之標示語言XML格式。
2.傳輸檔案名稱以機關代碼、傳送時間及流水號依序組成。機關代碼依附錄
3之使用欄位定義表規定編訂。傳送日期採年 3碼、月2碼、日2碼、時2
碼、分2碼，流水號採2碼。
3.公文檔案管理傳輸格式，以文號為唯一識別鍵值，案件檔案目錄傳輸格式
，以檔號為唯一識別鍵值；案卷檔案目錄傳輸格式，以年度號、分類號及
案次號為唯一識別鍵值；機關檔案分類表格式，以分類號為唯一識別鍵值
。
（十五）電子檔案管理系統執行下列作業時，應保存作業紀錄，內容包括異動者、異
動時間、異動內容及作業事項等，且不得任意修改。電子檔案經發現有非法
存取情形時，應依相關規定，採必要之處置措施：
1.電子檔案確認。
2.電子檔案備份、更新及轉置。
3.電子檔案之銷毀及移轉（交）。
4.電子檔案及其詮釋資料異動。
5.電子檔案使用者權限異動。
6.電子檔案非法存取情形檢視。
（十六）機關每年至少應辦理 1次電子檔案清查作業，作業項目如下：
1.確認檔案數量，並檢視檔案版本及清查歷程紀錄。
2.抽樣讀取檔案，檢視檔案保存狀況。
3.採電子簽章者，抽驗其封裝檔之電子簽章、簽體及雜湊值等驗證資訊。
（十七）電子檔案清查結果發現有毀損、遺失、竄改等異常情形或應移轉（交）、銷
毀、轉置及更新作業等需求時，應採取下列必要之處置措施：
1.系統有備份資料者，優先還原備份資料。
2.電子檔案經修復後，其文稿及簽核資訊轉製為紙本或轉為電子影音封裝檔
，且經陳報權責長官核准者，視同原件。
3.無法修復者，經陳報權責長官核准並函送檔案中央主管機關備查後，銷毀
之。
4.其他適當之補救處置措施。
（十八）電子檔案保存年限逾十年者，得視需要辦理檔案轉製。 - [附表]