壹、依據暨適用範圍
  一、經濟部智慧財產局（以下簡稱本局），為統一文書處理程序，提
    高公文品質與行政效率，依據行政院編印之「文書處理手冊」，
    訂定本作業要點。
  二、本要點所稱文書，係指處理公務或與公務有關，不論其形式或性
    質如何之一切紀錄資料。凡機關與機關或機關與人民往來之公文
    書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者
    ，均包括在內。
  三、本要點所稱文書處理，係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止
    之全部流程。
  四、公文以電子文件行之者，其交換機制、電子認證及中文碼傳輸原
    則等，依「機關公文電子交換作業辦法」及「文書及檔案管理電
    腦化作業規範」辦理。
  五、公文以電子文件處理者，其資訊安全管理措施，應依「行政院及
    所屬各機關資訊安全管理要點」、「行政院及所屬各機關資訊安
    全管理規範」及「公文電子交換系統資訊安全管理規範」等安全
    規範辦理。
  六、公文在安全之網路作業環境，採用電子認證、權限控管或其他安
    全管制措施，確保電子文件之可認證性下，得依「文書及檔案管
    理電腦化作業規範」，辦理線上簽核。

參、總收文作業
  一、收文
    （一）總收文人員收到公文或函電，除普通郵遞信件外，應先將
       送件人所持之送文簿或清單，逐一查對點收，並於送文簿
       或清單註明收到時間，蓋戳退還；如無送文簿或清單，應
       填給送件回單。
    （二）收件應注意封口是否完整，如有破損或拆閱痕跡，應當面
       會同送件人於送文簿或清單上註明退還或拒收。
    （三）電子交換收文人員應注意傳遞交換之電子文件、儲存電子
       檔、確認發文單位，及檢查附件與文件有否疏漏或被竄改
       。
    （四）拆驗應依下列規定辦理：
       1.應防封套內所裝公文緊靠封口，注意剪拆。
       2.一封內如有來文 2件以上者，以一件（案）一文號原則
        ，逐件黏貼收文條碼。
       3.查對附件，應對照來文逐件清點，其手續如下：
        (1)附件應加強整理，附於原文之後。
        (2)公文附件如屬現金、有價證券、貴重或大宗物品，應
         先送出納單位或承辦單位點收保管，並於文內附件右
         側簽章證明。
        (3)附件應不與公文分離為原則，由總收文人員裝訂於文
         後隨文附送；附件較多或不便裝訂者，應裝袋附於文
         後，並書名○○號附件字樣。
        (4)附件未到或附件先到，應俟附件或文件到齊後再行分
         文；公文如為速件或急要文件，得先送承辦單位簽辦
         。其附件不齊全或漏附或逾正常時間未寄到時，應速
         洽詢，並得退還原發文機關。
    （五）經拆封檢查，如發現封面所列號碼與封內公文號碼不符，
       或有文無號，或有號無文，或發文日期與送達日期或封套
       郵戳日期有疑問時，應向原發文機關查詢。
    （六）來文如屬訴願案、訴訟案、人民陳情案或申請案或其他具
       有時效性之文件，其封套應釘附於文後，以備查考；郵寄
       公文之封套所貼郵票，不得剪除。
    （七）來文如有誤投，應退還原發文機關；其有時間性者得代為
       轉送，並通知原發文機關。
    （八）封面未標明機密字樣，經拆封後發現其內容有保密之必要
       ，經請示主管並確認後，應作機密文件處理。
    （九）各單位經由網際網路電子信箱收取信件，需掛收文號者，
       得列印紙本送總收文人員，掛公文號辦理收文作業。
    （十）電子公文收文者，其收文確認、檢視處理、編號、登錄、
       分文及傳遞等處理程序應於線上為之；惟紙本收文者應先
       將紙本來文掃描成電子檔。
    （十一）紙本公文收文時，其內容或附件有涉及個人資料者，該
        個人資料部分應不予掃描成電子檔，或先行遮蔽該內容
        後再行掃描。
    （十二）「機關」紙本來文採線上簽核方式辦理者，承辦單位辦
        結後紙本來文須送交總收文，由總收文保存一定期間後
        ，依規定辦理銷毀。
    （十三）「非機關」紙本來文不論係採電子簽核或紙本簽核，紙
        本來文均應送交檔案管理單位併同歸檔。
    （十四）每日收到之公文，應以當日編號登錄送承辦單位為原則
        ；惟於下班前 2小時內收文者，得於次日登錄送辦。但
        屬急要公文應隨到隨辦。
  二、分文
    （一）分文人員應視公文之時間性、重要性及本局之組織與職掌
       ，認定其承辦單位，依序迅速分辦。
    （二）來文內容涉及2個單位以上者：
       1.立監委案件、人民陳情案件，由總收文分文至秘書室列
        管，再移請業務權責比重較大之單位為主辦單位，由其
        函復陳請人，並副知秘書室解除列管；案件為本部秘書
        處交辦者，須另副知行政院秘書處及本部秘書處。局長
        信箱由秘書室轉寄業務權責比重較大之單位，由其回復
        民眾，並副知秘書室解除列管。
       2.其他涉及 2個單位以上者，曾經主任秘書裁示過主辦單
        位者，援例辦理，並由總收文整理裁示過之案例，集結
        成冊。
       3.若係未裁示過主辦單位之案件，由總收文人員依文書內
        容業務重要性初分，若初分之後，承辦單位仍有爭議，
        再陳請主任秘書核示。
    （三）首長或單位主管交下之公文，分文時應於公文上加註「○
       ○交下」。
    （四）凡本部分辦之文件，經本局總收文人員分至各組室後，倘
       各組室認不屬本局主管業務範圍者，應於工作時間 4小時
       內填寫「經濟部公文改分單」及檢附來文，逕送主辦單位
       ，並副知本部秘書處。如已逾公文處理時限，原承辦人應
       填寫「經濟部公文展期單」，報請權責主管核准後，併同
       原卷及改分單逕送主辦單位。如來文非屬本部主管業務或
       職權範圍，填寫「移文單」，逕送主管機關，不需副知本
       部秘書處。接獲本部其他單位改分之公文，認其內容不宜
       主辦時，不得逕自退回、改分其他單位，應於當日內填寫
       「經濟部公文提陳單」及檢附來文，簽報本部主任秘書核
       處。
    （五）本部分辦之密件公文，認其內容不宜主辦時，不得逕自退
       回、改分其他單位，須於 4小時內填妥「經濟部密件公文
       提陳單」及檢附來文，依密件程序密封簽報本部主任秘書
       核處。
    （六）分文發生困難時，應陳請主任秘書核示辦理。
    （七）來文屬急要文件或案情重大者，應先提陳核閱，然後再照
       批示分送承辦單位，如認有及時分送必要者，應同時影印
       分送。
    （八）機密文書由總收文人員將收文條碼貼於密件信封上，主旨
       欄內註明「密不錄由」，或以代碼或代名表示，陳請主任
       秘書拆閱分辦。
  三、編號
    （一）紙本來文經分文後，依序編列字號，並於來文正上方，黏
       貼收文號條碼，再行掃描成電子檔。電子公文則於公文系
       統自動取收文號，並列印於來文正上方。
    （二）總收文號按年順序編號。文號11碼，前3碼為年度，中間7
       碼為流水號，最後 1碼為支號，其中支號係供發文時雙稿
       、多稿使用，收文時支號一律為0。
    （三）經編列字號之紙本收文，應於公文系統校閱公文基本資料
       ，並列印分文清單，送各單位收發簽收。電子公文則於公
       文系統直接點選分辦至承辦單位。
    （四）承辦單位因故遺失業經收文編號之公文，經原發文機關補
       發後要求補辦收文手續時，仍應沿用原收文日期及原收文
       號。
    （五）未經編號之收文，應送總收文補辦編號登記，再行處理。
    （六）非正式公文文件，不予編號，應另登載公文登記簿，送承
       辦單位辦理。
  四、遞送
    （一）紙本收文分文後之公文遞送，除急要文件應隨到隨送外，
       普通件以每日上、下午分批遞送為原則。電子公文則於公
       文系統隨時點選分送。
    （二）本局內部文件如屬機密件、急要件或附有大量現金、有價
       證券及貴重物品之公文，應由指定人員或承辦人員親自遞
       送。

伍、承辦人員
  一、收文
    （一）各級承辦人員處理公文，其負責保管業務有關之參考資料
       ，應於職務異動時列入移交。
    （二）承辦人員收到分辦文件，於公文送件表或公文登記簿上簽
       收，簽收時間應註記月日時分，清單於 3小時內退還單位
       收發人員，在下班前1小時內收到者，得於翌日上班3小時
       內退還。
    （三）承辦人員認為所分文件，非其辦理之業務，應於公文系統
       辦理線上公文改分申請，敘明理由及建議改分單位，經權
       限主管核准後，即時退回總收文辦理改分，如為紙本公文
       ，則將分文簽收清單隨文退回總收文。
    （四）各單位承辦人採紙本簽核方式簽辦電子來文時，應自行列
       印出該電子來文辦理簽核作業。
  二、擬辦
    （一）承辦人員認為所分文件，應移予另一承辦人員時，依下列
       作業辦理：
       1.需移予另一承辦人辦理後續作業者，經主管裁定後退回
        單位收發人員辦理改分並移予新承辦人。
       2.離職或他調，原承辦案件，尚未結案，移交另一承辦人
        員辦理時，應將文件退回單位收發人員移予新承辦人。
    （二）承辦人員對彙辦案件，就首次來件簽明必須彙辦之理由，
       陳送核批後，續收之同案件，即逕由承辦人註明彙辦，在
       其他附案註明彙某號辦。以最後 1件作為彙辦簽擬基礎。
    （三）併辦案件以首件收文為母案進行管制，承辦人或單位收發
       人員辦理公文系統併案作業後，子案為被併公文自動存查
       銷號，之後承辦人即可以母案公文線上簽辦。
    （四）承辦人員應掌握簽辦時效，不能如期辦竣之案件，應依規
       定在處理時限屆滿前，敘明理由簽請權責主管核准展期。
    （五）為落實代理人制度，於公差、請假時，應請職務代理人代
       為處理公文，以避免積壓延誤。
    （六）各級承辦人員如延誤公文處理時限者，除追究行政責任外
       ，如對政府或申請人發生損害時，應負法律責任，各級主
       管人員並應負行政上連帶責任。
    （七）撰擬稿之正、副本受文者或出列席者，需逐一書明機關全
       銜（如經濟部、經濟部秘書處），或以明確之總稱概括表
       示（如經濟部所屬各行政機關、經濟部所屬各幕僚單位）
       。「先簽後稿」、「簽稿併陳」、「以稿代簽」等擬稿說
       明，須於稿面適當位置標註。
    （八）紙本簽稿如有修改，應於修改處蓋職名章，修改過多時，
       應清稿後再陳核。
    （九）承辦人員對來文如因手續欠缺、程序不合或附件缺漏，應
       就原件詳加批註，逕行發還補正，不另行文。
    （十）本局內部各單位承辦公務，必需通報其他單位或同仁者，
       應以承辦單位名義通報，或以原件傳閱會章，不必以機關
       名義行文轉知。
    （十一）下列文件，得逕行簽擬存查：
        1.無轉行或答覆必要之文件或例行准予備查之案件。
        2.下級機關送請例行備案或備查之文件及表報。
        3.本機關蒐集或受贈與之參考資料。
        4.屬通知參考性之副本。
    （十二）下列文件，應併案辦理：
        1.各件公文案情相同者。
        2.同一案情之正副本。
        3.對其他機關來函查催案件，而仍待辦者。
    （十三）需彙整始能辦理之往復與轉行文件，應彙案辦理。
    （十四）較為繁複之圖表、會計、統計之格式、人事及其他業務
        上專用之報表，經核定後，承辦單位得按所需份數自行
        繕校或繪製。
    （十五）創稿或創簽者 ,就創稿（簽）之簽核層級定位（第1、2
        、3、4級），於公文系統先予線上取公文號登錄，再辦
        理陳核程序。
    （十六）總收文來文簽辦或創稿、創簽，需填寫檔號始可送文。
    （十七）對於來文之附件，有抽存待辦之必要者，應於來文上書
        明「附件抽存」字樣，並簽名或蓋章，附件除書籍等另
        有指定單位保管者外，應於用畢後歸檔。
    （十八）簽核公文之本文附件檔案，應使用PDF檔格式（Portabl
        e Document Format可攜式文件），或上傳ODF檔格式（
        Open Document Format開放文件格式）。
    （十九）已發出之函稿，須再以同函稿發給第二個以上其他機關
        時，應將原案調出，加簽說明奉核後，擬照發其他機關
        ，不必重行辦稿。
    （二十）機密文書之保密期限或解除機密條件之標示，應具體明
        確，以括弧標示於機密等級之右；其標示內容如下：
        1.本件至某年某月某日解密。
        2.本件於公布時解密。
        3.其他（其他特別條件或另行檢討後辦理解密）。
    （二十一）機關處理非機密文書，認於內部行政流程有保密必要
         ，得於陳核（判）過程中採取保密措施。
  三、製作公文應注意事項：
    （一）分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、（一）1、（1）
       ；但其中〝（）〞以半形為之。
    （二）內文：
       1.中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之
        。
       2.阿拉伯數字、外文字母及併同於外文中使用之標點符號
        應以半形為之。
  四、會辦及會銜
    （一）凡先簽後稿之案件已於擬辦時會核者，如稿內所敘與會核
       時並無出入，應不再送會。
    （二）各單位於其他單位送會之簽稿，如有意見應即提出，如未
       提出意見，一經會簽，即認為同意，應共同負責。
    （三）會稿單位對於文稿有不同意見時，應由主辦單位綜合修改
       後，再送決定，會銜者亦同。
    （四）非政策性之緊急文稿，為爭取時效，得先發後會。
    （五）線上簽核時，承辦人員得設定簽會流程，各簽核點人員得
       依實際需求進行簽會流程調整；設定會辦流程時，得視需
       要設定回傳承辦人員進行意見調整。
    （六）會銜稿件，視需要於稿面書明各會銜機關抽存之份數。
    （七）本局辦理或受理會銜公文，於移送下一會銜機關時，應以
       函檢送會銜公文相關文件至預定會銜機關，並填寫「經濟
       部會銜公文會辦單」，俾確保本部及本局發文品質及時效
       控管。
  五、陳核
    （一）文書之核決，應於稿面適當位置簽名或蓋章，其權責區分
       如下：
       1.初核者係承辦人之直屬主管。
       2.覆核者係承辦人直屬主管之上級核稿者。
       3.會核者係與本案有關之主管人員，如無必要則免送會。
       4.決定者係依分層負責規定之最後決定人。
    （二）承辦人員對於承辦文件如未簽擬意見，應交還重擬，再行
       陳核。
    （三）承辦人員擬有 2種以上意見備供採擇者，首長或主管應明
       確擇定1種或另批處理方式，不可作模稜兩可之批示。
    （四）除密件公文外，不分保存年限皆以線上簽核作業為原則。
    （五）線上簽核時，承辦人員應注意前後關聯案件陳核方式之一
       致性，前後關聯案件引用原則如下：
       1.前案為紙本簽核，後案為線上簽核者，前案應掃描電子
        檔為後案引用。
       2.前後 2案皆為線上簽核者，得於公文系統設定關聯公文
        以提供前案檔案聯結資訊。
       3.前案為線上簽核，後案為紙本簽核者，得列印前案公文
        內容、簽核流程及簽核意見。
    （六）簽核過程中，線上簽核與紙本簽核得互相轉換，惟須退回
       原承辦人員重新辦理。
    （七）欲將簽辦公文刊登至知識管理系統時，於完成製稿後，點
       選「知識管理系統刊登」，輸入資料後併同簽稿線上陳核
       。陳核流程中之簽核主管均可以設定刊登內容及修改。俟
       公文結案後（已判行、歸檔或發文），承辦人可以在工作
       清單將本份簽准公文（含附件）刊登至知識管理系統，完
       成後至「知識管理系統」確認刊登內容。
  六、展期
    （一）承辦人員對於未能於期限內辦結之案件，應於屆滿處理時
       限前於公文系統線上陳請權責主管核可辦理展期。
    （二）承辦人員申請展期與否，除考慮限辦日期外，應同時考量
       陳核程序所需之時間。
    （三）承辦人員每日應查詢限辦日期前一日之公文，視需要申請
       展期。
    （四）本局公文展期核准層級為：7日以下為科長，8日至30日為
       單位主管，超過30日由機關首長或其授權人員核准。
    （五）代辦「部公文」展期核准層級為：7日以下為科長，8日至
       30日為機關首長或其授權人員，超過30日由部次長核准。
    （六）「部公文」展期超過30日者，須填寫紙本「經濟部公文展
       期申請單」，經權責主管及機關首長或其授權人員核可後
       ，陳請部次長核准。