一、為加速公文處理，提升公文效率與品質，依據「文書處理手冊」、「文書流程管理作業
  規範」及「交通部文書流程管理作業要點」，修正本要點。

九、公文展期規定如下：
 （一）案件未能於規定時間內辦結時，承辦人員應在屆滿處理時限以前，提出展期申請。
 （二）展期申請核定權限在七日以內（扣除例假日）由二層主管核可，超過七日應送請一
    層核批。展期次數以二次為限，每次最長為十四天。
 （三）展期次數以二次為限，屆期如全程仍未能於二十二日以內（工作日）辦結，其原因
    可不歸責於承辦單位者，得改辦理申請為專案管制案件。
 （四）訂有法定期限者，如訴願案件，不可申請展期。

十二、文書流程管制規定如下：
   本局同仁均應遵照「文書處理手冊」及「文書流程管理作業規範」等相關規定，並基
   於自我主動及全面管理原則，積極掌握公文處理時效，同時配合文書或專責管制單位
   辦理之公文流程各階段查催，主動檢討作業程序，簡化作業流程，以提高公文處理時
   效。
  （一）總收文
     1.應於收件後二小時內完成分文並送達單位收發。
     2.來文可明確判別非屬本局權責者，應洽發文單位辦理退回（紙本文）、改分（
      院首長信箱）或轉寄等作業。
     3.分文時應以發文單位為基準原則，若分層負責明細表未列且有爭議性案件，依
      往例辦理；對於無法明確判定承辦單位之公文，經查詢二單位以上仍未能確認
      承辦單位時，應親自提陳幕僚長逕行核定承辦單位，做為分文依據。
     4.各單位退請改分公文應予錄案，俾做為後續分文參考依據，以免改分延誤處理
      時限。
  （二）公文送件
     1.總收文送件及單位間之公文傳遞，由工友每小時送件一次，急要（件）公文則
      隨到隨送，送件時不得藉故停留與人聊天。
     2.各層主管室之助理人員或工友，應隨時（最長每隔半小時）將主管核閱完之公
      文送出。
     3.文書單位、單位收發、各級主管室收發人員對於送來之文件，應予點收並在送
      件清單上蓋收文章戳，章戳時間與實際收件時間誤差不得超過半小時，必要時
      得加註實際收件時間。
  （三）單位分文：
     1.單位分文由各組室主管指定專人或授權登記桌辦理，並應指定分文順位代理人
      辦理分文工作。
     2.分文人員因事不在或離開超過半小時，應請分文代理人（一、二順位）代為分
      文，以免耽擱公文後續處理時效，並應於二小時內完成分文確認。
     3.分文人員經核閱認為非屬本單位承辦者，經洽擬改分單位同意後，得由單位登
      記桌退回總收文辦理改分或逕移改分單位承辦；如無單位同意收辦，應即提陳
      一層裁定承辦單位，以爭取處理時效。
  （四）各單位主管（組室主管、科長、執行秘書）：
     1.應主動督導承辦人，教導其公文處理原則及方法，或適當調配人力，避免承辦
      人積壓案件而逾限。
     2.對屆處理時限及已逾限案件而尚未辦理展延者，應即督促承辦人依各相關規定
      妥適處理。
     3.各級主管核批公文應明確、迅捷，如有任何指示，應明白告知承辦人重擬或其
      他適當處置。
     4.文稿已於擬辦（簽）時經一層核可者，或經一層批示意見，承辦人已依指示修
      正者，得由二層決行；需二層決行者，若以先「簽」後「稿」方式辦理者，則
      函稿得由三層代為決行，並應加蓋「原簽已奉核」字樣，以縮短陳判流程。
     5.各級主管審核文稿時，應依分層負責明細表之規定授權核判，充分做到分層負
      責，以加速文書處理。
     6.受會案件應擴大授權，其屬例行性或較簡要者，得授權三層主管代為決行，以
      縮短會辦流程。
     7.落實職務代理人制度，督促各代理人確實於時限內辦妥應代辦公文，以避免積
      壓公文情事，如因特殊情形，職務代理人無法代為處理時，應由科長負責處理
      。
     8.對於屬員之差假，應嚴格審核，其承辦案件久未清理結案者，應責成清理後始
      得派遣公差。
     9.將本單位人員處理公文績效表現列為年度考績之參考依據。
  （五）承辦人：
     1.應隨時注意所承辦公文之時效，並在規定處理期限內辦結，對於無法於期限內
      辦結者，應於處理期限屆期前敘明理由申辦展期或專案管制。
     2.急件（要）公文，必要時應持會、持陳、送繕、送發，並於公文系統登錄流程
      ，以掌握正確流程及迅速辦結。
     3.「創稿公文」依分層負責規定需一層決行者，若以先「簽」後「稿」方式辦理
      ，由二層代為決行；需二層決行者，若以先「簽」後「稿」方式辦理者，則函
      稿得由三層代為決行，並應加蓋「原簽已奉核」字樣。
     4.重要或特殊案件，不能擬具處理意見時，應敘明案情簽請核示或當面請示後，
      再行簽辦。
     5.承辦案件送會或陳核，應主動追蹤、催辦及聯繫，必要時得請主管協助查催。
     6.接獲「逾期公文稽催報表」通知，應於三日內填寫逾期未結原因退還文書單位
      並儘速辦結。
     7.為配合政府推動公文電子化政策，公文附件可製成電子檔者，應依行政院國家
      發展委員會規定之檔案格式製成電子檔並予附貼傳送。
     8.非以電子傳送之公文，其紙本附件由承辦人備妥交繕。
     9.於製作公文時，其內容及簽章應符合院頒「公文書橫式書寫數字使用原則」及
      「核章簽署原則」之規定。
     10.公文性質需傳達同仁週知，且無後續應辦事項者，應登載於本局網站公布欄，
      供同仁上網閱覽，以節能減紙。
     11.請假或公差時，應請職務代理人代為處理公文，以免積壓公文。
     12.公文交繕或存檔時，有實體公文或附件者（含參考資料），應附歸檔資訊說明
      （附件表單）於函（稿）後，公文及其附件並應裝訂整齊，避免文件分離遺失
      。以紙本簽核方式辦理者，應以來文原件簽辦、送核及歸檔。
     13.公文如不慎遺失，應洽來文單位補發並填具「公文遺失未能以原件歸檔簽辦單
      」（格式如附表一），經核准後以影本歸檔。
     14.未有正當理由，不得無故不參加文書相關教育訓練。
  （六）各單位收發人員（登記桌）：
     1.即時處理公文分辦、送會、退會、陳核及送繕送存之電腦登錄作業。
     2.每日應於公文管理系統檢查公文處理紀錄，對屆辦理期限之案件，主動提醒承
      辦人員儘速辦結，以落實期前稽催；對已逾期而未申請展期之案件，或送會逾
      時者，應予催辦；同時應協助提醒承辦人員，案件如未能於期限內辦結，依案
      件性質及處理時限申請展期或專案管制。
     3.陳核之公文及其附件，各級主管如有批示或修改應退回承辦人複閱。
  （七）繕校發文人員：
     1.公文以交繕當日發文為原則，致遲應於隔日上午完成發文作業。
     2.其他繕發作業應依據文書處理手冊相關規定辦理。
  （八）檔管人員：
     1.存放於局內檔案庫房檔案，影像檔以隨調隨取為原則；紙本公文及紙本附件每
      天分上午及下午兩次取檔。存放於局外檔案庫房之檔案，每週分三次定期調檔
      取件，惟急件之公文調卷，應指派專人立即辦理。
     2.應隨時或定期查核檔管之機密文書，並主動辦理機密文書降解密作業。
  （九）文書單位（秘書室文檔科）：
     1.全程管制機關每一文件之處理流程與使用時間。統計全機關公文時效資料，定
      期提供專責管制單位作統計分析運用，其中逾處理時限三十日以上案件，應單
      獨列表提報，並視調卷分析之需要，協助提供必要之資料。檢查各單位公文登
      錄及管制情形，並提供各業務單位主管及專責管制單位稽催資料。
     2.邀集會商專責管制、資訊等單位，建置文書流程管理電腦化作業環境及推動線
      上簽核作業、建立「以案管制」及「以文管制」作法、協助推動文書流程簡化
      等工作。
     3.訂定公文展期核准職責，展期七日以上時，須由機關首長或幕僚長核准。
     4.依據處理時限標準，參照本機關公文處理各個過程情形，訂定每一過程之可使
      用時間，作為適時提醒各級人員處理公文參考準據。可使用時間之分配，由各
      機關按其特性自行訂定。
     5.對成效優劣單位或個人提出獎懲建議。
  （十）專責管制單位（秘書室研考科）：
     1.建立文書流程管理制度：依據本機關特性，訂定文書流程管理作業及獎懲規定
      、文書流程管理稽核計畫等相關規定。
     2.推動文書流程管理作業相關措施：
      (1)策劃推動文書流程管理科學化、自動化，協同文書單位建置機關文書流程管
       理及線上簽核電腦化作業環境，協調解決文書流程管理共同性問題，訂定專
       案管制案件及其他特殊性案件申請、審核之標準流程及相關表格，以供稽催
       之用。
      (2)綜合統計分析管制成果應對內公布，並視需要提報局務會議，同時建議獎懲
       ，或視需要舉行文書流程管理研討會議，與文書、業務及檔案等相關單位共
       同檢討改進。
      (3)對經機關首長核准展期案件及逾期三十日以上未結案件應予個案（件）分析
       處理。
      (4)定期依據文書單位所提送稽催報表，檢討稽催成果，提報機關首長核閱。
      (5)依據文書流程管理稽核計畫，邀集相關單位組成小組定期辦理公文檢核，依
       據檢核結果，確實檢討改進，並辦理獎懲。
      (6)彙整公文時效統計資料，依限提送主管機關。

附表一-公文遺失未能以原件歸檔簽辦單

十五、本局各單位同仁對於文書流程管理提供具體興革意見，經採行確具績效者或對於文書
   流程管理制度落實推動有重大貢獻者，得由本局秘書室研考單位專案簽請獎勵；另處
   理公文如有使人民權益受損或影響本局公文處理績效及形象者，經查證屬實得依情節
   輕重，簽請議處。
  （一）獎勵：
     1.公文登錄、統計、分析、稽催等作業詳盡確實而於文書流程管理制度落實推動
      有重大貢獻者。
     2.辦理文書流程簡化工作具重大貢獻者。
     3.提供文書流程管理制度之革新或改進具體建議，經採行確具績效者。
  （二）懲處
     1.簽擬及會辦公文拖延遲緩或未依規定辦理展期、專案管制而致逾期嚴重者。
     2.未依規定辦理改分、移文，致延宕處理時效者。
     3.差勤、休假、請假未將待辦公文移請代理人接辦，或代理人未能負起代理責任
      ，致延宕公文處理時效者。
     4.無故積壓公文情形嚴重者。
     5.損毀、棄置公文或檔案者。
     6.遺失公文致影響公務處理情節重大者。
     7.公文處理逾期嚴重未辦理展期或專案管制，經催辦仍未辦理者。
     8.違反「文書處理手冊」及「文書流程管理作業規範」相關規定而屬情節重大者
      。

十八、本要點自即日起實施，其未盡事宜得隨時修正之。