三、有關密件發文：
  （一）密件公文發送時，須加套密件公文夾以資區別；列機密等級以上之涉機密預算文
     書，須以機密預算專用公文夾以資區別。
  （二）以密件陳核、普件送發之紙本公文，承辦人於送發前須將密件公文夾抽換，改以
     普件公文夾送發，以免造成文書流程判斷錯誤。
  （三）以密件發文時，須於紙本公文左上角註明「密等別」及「解密期限或解密條件」
     。
  （四）列機密等級以上之涉機密預算文書寄送方式：
     1.海外地區：如不具急迫性，可採外交郵袋寄送。如屬高度機敏性及急迫性之公
      文，由資訊室密電人員負責，經密安設備電傳發送至駐處。
     2.國內地區：僅能以紙本方式傳遞，如親送或雙掛號郵寄，或透過行政院公文交
      換方式辦理。

六、郵寄應注意事項：
  （一）各單位送發之文件，應以與公務有關者為限，郵寄公文案件（編列文號）由文書
     管理單位依業務單位提供之行文單位名稱、住址及郵遞區號，裝封寄發；不辦文
     稿之公務郵件（未編列文號），應由承辦單位裝封、繕寫交寄人分機號、姓名、
     寄件方式、內容物、受文機關或受文者名址，再送交文書管理單位付郵寄發。
  （二）本會公文之大宗附件及未編列文號之大宗物資均係委由本會訂定合約之廠商辦理
     寄送。交寄前請填妥「僑務委員會交寄郵件申請書」一式三份，分別送交合約廠
     商、文書管理單位及承辦人自存，以利登帳及核銷郵資。
  （三）下班後如需緊急寄送公文郵件，請逕赴北門郵局郵寄公務郵件，並說明為「僑務
     委員會公務郵件」請記帳即可，無需另外支付費用。
  （四）如具時效性之郵寄函件，如題詞等，請於函稿「發文注意事項欄」註明，以便採
     快捷郵件寄送。
  （五）另須透過中華郵政股份有限公司交寄信件相關問題，可洽文書管理單位承辦人或
     至中華郵政股份有限公司網站搜尋相關訊息。
  （六）特殊地區郵寄方式及應注意事項：
     1.本會信件以委由中華郵政股份有限公司辦理寄送為原則。但郵寄困難地區則透
      過外交部以外交郵袋方式寄送，再由本會支付相關費用。
     2.外交郵袋交寄內容物須依照外交部訂定之「外交部外交（公務）郵袋作業要點
      」規定，外交郵袋以寄送公文為原則，如有非公文類（如簡章、紀念品等）寄
      送需求，業務單位承辦人須先行文外交部。
     3.為配合外交部實務作業所需，以外交郵袋寄送公文或託運物品，外交部有容量
      限制，每袋總重量不得超過二十公斤，且郵袋封口與託運物品需保留五十公分
      ，如屬無法裝袋或量大物品，應事先與文書管理單位及外交部秘書處連繫，以
      避免遭到退件，延誤時效。

七、其他：
  （一）不辦文稿之文件，如須蓋用印信，應先由申請人填具「蓋用印信申請表」申請用
     印。
  （二）若有緊急發文，須文書管理單位配合加班時，請於當日下午五時三十分前，先以
     電話通知秘書室文書檔案科，以利安排人員留值。