一、檔案管理局（以下簡稱本局）為提升公文處理品質，增進行政效能，特依行政院訂頒之
  「文書處理手冊」、「文書及檔案管理電腦化作業規範」及「文書流程管理作業規範」
  等相關規定訂定本要點。

六、各類公文之處理時限如下：
 （一）最速件：一日。但緊急情況須限時完成者，依其時限辦理。
 （二）速件：三日。
 （三）普通件：六日。
 （四）立法委員質詢案：
    代擬代判院稿案件三日；送院彙整案件三日。
 （五）行政院院長及本會主任委員電子信件：三日；本局電子信件：六日。

九、製作公文，應遵守以下全形、半形字形標準之規定：
 （一）分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……，（一）、（二）、（三）
    ……，１、２、３、……，（１）、（２）、（３）；但其中“（）”以半型為之
    。法規與業務準則等須區分章節條款項目者，概依「中央法規標準法」及「行政機
    關法制作業應注意事項」等有關規定辦理。
 （二）內文：
    1.中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。
    2.阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。

十二、公文製作書寫年、月份作法，第一次出現寫法為：本（○○）年○月○○日，再次出
   現得簡寫成：本年○月○○日；本（○）月○○日，本月○○日。但如屆跨年、跨月
   ，應注意運用時機。原則上「年份」於十二月二十日以後，不再用本（○○）年，而
   逕寫○○年；「月份」於二十五日後，不再用本（○）月，而逕寫○月。引述之年份
   ，應依文稿意旨適時加列「民國」，以免造成混淆。

十五、文稿陳核應按本局分層負責授權規定逐級核閱，文稿核判後，應退還原承辦單位依判
   行文稿修正電子檔後送發，再予複閱（相關流程參如附件二）。

附件二-函稿陳核送發流程圖

十六、保存年限十年以下之非機密公文，得以線上簽核方式處理。

二十、限期案件、專案管制案件、立法委員質詢案件、監察案件、人民申請案件、人民陳情
   案件及訴願案件等，須以「案」為單元管制及統計。以「案」管制之公文，其首件公
   文收文號於全案辦結時始能銷號，處理中有發文需要者，按一般公文創號處理，並於
   全案辦結時一併歸檔。

二十一、總收文
   （一）本局收文人員收訖來文時，如為機密件或書明○○○親啟字樣之文件，應分別
      送由秘書室主管或收件人收拆；如為一般普通文件，應即進行拆封、點收、分
      文、編號、登錄等作業，並應注意下列事項：
      1.來文應檢視包封、附件是否完整相符，如包封破損應予註明，附件不齊應即
       洽詢原發文機關補送；電子來文於辨識解簽章後，應即儲存，如經檢視來文
       及附件有疏漏、誤送、格式不符或遭竄改者，應即以電話通知原發文機關另
       為處理。
      2.核對來文日期與收訖日期是否相稱，如有錯誤或來收文日期差距甚大，應即
       向原發文機關查詢或退回補正或保留來文信封，以備查考。
      3.附件為現金、支票、貴重或大宗物品，應先送出納人員或相關單位之承辦人
       簽收保管。
   （二）凡書明本局之公文，原則均應編定公文文號。但下列文件，得逕送承辦組室或
      指定人員簽收，不予編號：
      1.非業務關係之定期表報或例行表冊。
      2.本會移送本局之收文副本。
      3.贈送書刊、資料、商業性推銷品件、演講及研討會海報通知、致贈謝函及無
       關本局公務且辦畢後無保存必要之文件。
   （三）傳真及電子文件經收文編號，得視為正式公文。
   （四）公文總收文號應按年度順序編號，並於公文檔案管理系統詳實登錄。未經編號
      之收文，應先送總收文編號登錄後再行處理。
   （五）電子交換收文人員經施以身分辨識程序，並於電腦系統確認相符後，應即時進
      行收文作業，且應立即傳送回復訊息。
   （六）電子交換公文於電子收文後，除辦理線上簽核之公文外，須列印收受之公文，
      經檢視無誤後登錄公文檔案管理系統，並將相關電子檔與收文號連結。電子公
      文超過一頁時，須加印頁碼及騎縫標識。
   （七）對發文方告知登載電子公布欄之訊息，收文人員應依其訊息擷取相關資料，登
      載於本局網站電子公布欄專區，並應註明登載期限，逾限則逕自移除。
   （八）分文人員應視公文之時間性、重要性，即依本局分層負責規定及各組室職掌分
      工，認定承辦單位後，依序迅速正確分辦。
   （九）公文分文內容涉及二個單位以上者，分文以來文業務比重較大者為主辦單位；
      無法分辨業務比重時，以來文所涉第一個業務承辦單位為主辦者。
   （十）收受非屬本局主管業務或職權範圍之來文，須移送其他機關承辦時，應即擬具
      移文單，移請權責機關處理。
   （十一）來文完成分文手續後，應依序編號並於公文檔案管理系統摘錄來文機關、文
       號、附件及案由等，急要公文應提前編號登錄分送。
   （十二）紙本來文得於收文時先行掃描，並分文以線上簽核方式辦理，其送件及歸檔
       作業如下：
       1.非機關間之來文，連同送件清單分送承辦單位收發人員簽收。
       2.機關間之來文涉個人權益或信證稽憑及非以線上簽核辦理者，承辦人應向
        文書科取回紙本來文並歸檔。
       3.機關間之來文不歸檔者，於文書科保管屆滿二年後得予銷毀。

二十二、組室收發（單位登記桌）
   （一）組室收發人員負責辦理本單位公文收發、登錄、查詢及單位稽催統計等事項。
   （二）組室收發人員收受編定單位收文號之公文，經點收登錄後，應立即送請單位主
      管批示或依其授權分送承辦人員，不得積壓。
   （三）組室收發人員收受之公文，認為非屬本單位承辦者，應於文到四小時內填妥公
      文改分（提陳）表，敘明理由經單位主管核閱後，即時退回分文人員改分；改
      分單位如有意見，分文人員應即簽明理由提陳主任秘書裁定，以免輾轉延誤。
   （四）組室收發人員對於創稿或簽陳，應於公文檔案管理系統上完成登錄作業。
   （五）組室收發人員對於辦畢案件之紙本公文，除線上簽核之機關來文經判定不歸檔
      者外，應於五日內連同公文歸檔清單送檔案管理人員簽收歸檔；辦畢案件有延
      後歸檔之必要者，應由承辦人員簽請組室主管核准，並知會檔案管理單位。
   （六）會辦或陳核之公文，流程均應於公文檔案管理系統作業逐一詳實登錄，公文文
      號須隨實體公文一併傳遞。
   （七）會辦三個單位以上者，應使用簽稿會核單；會簽完成之公文，最終會簽單位應
      逕自循序上陳；如有簽註意見者，應即退回原承辦單位綜合彙整或處理。
   （八）會簽會核時限為：
      特急件應隨到隨會、最速件一小時、速件二小時、普通件四小時。

二十三、總發文
   （一）總發文人員對於待發之公文，應詳加查核，未經核發、漏蓋印信、附件不全或
      受文者不符之文稿，應即退還補辦修正。
   （二）公文有總收文者，發文時不另編號，逕以該收文號為發文號；彙辦案件以彙辦
      公文最後一件為母文，併其餘彙辦公文；併辦案件以首件公文為母文，併其餘
      併辦公文。
   （三）發文後之原稿件，除辦理線上簽核之公文外，應於稿面加蓋「已發」章戳，並
      將繕發後之稿件，併同總發文歸檔清單逕送歸檔；如承辦單位註明「發後補陳
      」或「發後補會」者，應退還承辦人員處理。
   （四）發文之附件應檢齊裝封，隨文寄發。如附件另送，應於公文附件欄加蓋「附件
      另送」戳記，並於附件封面註明○○字○○號之附件。
   （五）重要附件或附有現款、支票、匯票或其他證券及貴重特殊物品，應檢齊封固後
      送發，並一律以掛號寄發。
   （六）對同一機關有數件通常性之待發公文，可併封送發，並於封面註明文號及件數
      。
   （七）裝封公文應視性質及遞送方式，於封面加蓋戳記，如「掛號」、「開會通知請
      即啟閱」等；機密文件則應另加封套，以維護機密。
   （八）郵寄信封得採開窗式顯示收件人及收件地址與郵遞區號，以加速處理。
   （九）各組室送發之文件，應以有關公務者為限；郵寄文件應註明收件人住址及郵遞
      區號；大宗書刊及資料可委由承包廠商代為寄送。
   （十）寄發文件資料，應依印刷品、普通文件、掛號文件及快捷郵件等作分類，分別
      秤量重量，以利計算郵資；郵資報核，應按日填寫「郵資報表」，並附貼郵局
      掛號函件執據。
   （十一）公文以電子交換發文，其傳送作業應注意事項如下：
       1.發文人員應於發文前進行辨識程序，經電腦系統確認後，始可進行發文作
        業。
       2.發文人員於發文傳送前應依據文稿上註明之交換處理機制類別及安全管制
        措施項目，執行公文電子交換作業。
       3.公文以電子交換發文傳送後，發文人員應確認電腦系統發送之訊息，並檢
        視發送結果及為必要之處理。
       4.電子交換文件遇行文單位兼具電子交換及非電子交換者，應於發送後檢視
        清單，並得於清單上標明「已電子交換」。
       5.公文經電子交換後，除辦理線上簽核之公文外，公文原稿應加蓋「已電子
        交換」章戳。

二十六、作業要求
   （一）簽、稿之擬辦，各項文字記述、數字、簡語及標點符號等，應求正確無誤；用
      語遣詞，應言簡意賅，分段確實；結構格式及各項作法，均應確實符合規定，
      力求一致；敘述不可輕重或本末倒置；同一案情之處理不可前後矛盾，互相牴
      觸。
   （二）「簽」之性質，為處理公務時運用文字表達意見之文件。本局內部單位簽辦之
      案件，依分層負責授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長官字樣；以本會主任
      委員署名簽陳行政院之案件，簽末得敘明『敬請 秘書長轉陳 副院長 院長
      』字樣（格式參如附件三）。
   （三）簽之撰擬準據：
      1.原則上應以法令準則或成例為依據，無依據時，應衡情度理或與有關組室會
       商擬具之。
      2.提供之意見或辦法未獲上級同意而另有指示者，依其指示辦理；但如與法規
       或政策有牴觸時，應再陳明提供裁決。
      3.重要或特殊案件應先當面請示辦理原則後再行簽辦。
   （四）簽之撰擬要領：
      1.「主旨」：扼要敘述案情之要點與目的，於末段結尾適切使用請示語，如「
       請核示」或「簽稿併請核示」等。
      2.「說明」：應簡要敘述案情來源、經過、事實、理由、相關法規、處理方法
       分析、協調會辦情形之歸納及主辦單位所持立場等事項。
      3.「擬辦」應針對案情，提出具體處理意見或解決問題方案，供上級長官採取
       決定。意見較多時分項條列。
      4.「簽」之各段應截然劃分，「說明」一段不提擬辦意見，「擬辦」一段不重
       複「說明」。簽稿併陳如案情簡單，可使用便簽方式，不分段，以條列式簽
       擬；一般存參文件，得於原件文中空白處簽擬，空白處不敷運用時，應另附
       便簽上陳。
      5.便簽簽末應敘明組室名稱，並逐級陳核。
   （五）文稿係公文之草案，由各單位依業務處理權責及規定程序核判後，繕發正式公
      文。撰擬文稿應按行文對象或行文事項之性質選用適當之公文名稱，如「函」
      、「書函」、「公告」等，並注意與受文者之關係地位。
   （六）本局為行政院研究發展考核委員會附屬機關，擬辦文稿直接稱謂宜用「鈞會」
      ，並應於稱謂前空一格。
   （七）文稿以一文一案為原則，受文者有數機關時，內容大同小異者，同稿併敘，將
      不同文字列出，並註明某處文字針對某機關；內容小同大異者，用同一稿面分
      擬。但一案須辦數稿者，仍僅用一文號。
   （八）凡有通報行政院所屬中央二級機關及直轄市、縣市政府週知之公文者（二百萬
      位元組以下），得於正本欄位加註「全國政府機關電子公布欄」，於核可後送
      發，得以電子公文交換登載至該公布欄。
   （九）擬辦公文，應扼要說明案件背景，並檢附前案供參，及避免將前案影本納為公
      文附件歸檔。
   （十）擬辦文稿，應填列文別、速別、密等及解密條件或保密期限（解密條件或保密
      期限以括弧標示於機密等級之右）、附件、分類號及保存年限。
   （十一）一般公務機密文書之處理應依「檔案管理局一般公務機密應保密範圍表」（
       如附表一）辦理。
   （十二）文稿「說明」引述來文機關文號作法例：
       1.依 大部90年4月26日台財總字第○○○○○號函辦理。
       2.復 大會90年4月8日工程技字第○○○○○號函。
   （十三）擬辦開會通知單稿，開會日期毋庸寫「中華民國」、「民國」等字，如90年
       ○月○○日（星期三）上午 9時30分。另書明下午者，不寫14時、15時，應
       寫為2時、3 時。
   （十四）為利電子公文進行交換作業，函送開會會議紀錄予與會者時，會議紀錄出（
       列）席者項，應繕具全部出列席人員名單。
   （十五）局內會議通知及會議紀錄得以電子郵遞方式告知，會議紀錄得登載本局局內
       資訊網。
   （十六）擬辦文稿，行文之「正本」或「副本」，承辦人員應於公文檔案管理系統登
       錄機關全銜（行文序列原則參如附件四）、地址及郵遞區號；文若屬通函性
       質，正、副本收受者宜採用總稱概括方式表示；對個人一律稱「先生」、「
       女士」或「君」，不書明個人身分證字號或其他基本資料（諸如出生年月日
       等）。
   （十七）擬辦文稿（含會議通知等電子郵件稿），承辦人員應於文稿末適當空白處簽
       章，並註記年度、日期及時間（線上簽核公文僅需註記日期及時間），各層
       級核稿簽章，依序由上而下、由左而右簽署，其為二層決行者，應加蓋「二
       層決行」章，如為代理單位主管核判者，應於簽章後加「代」字；對簽稿併
       陳公文逕判發者，則應註明「奉 核後發」。落款簽名必須清晰，足資辨認
       ，以明責任。（例如93年12月201220日15時得縮記為93。1500）
   （十八）擬辦文稿，避免單字成行、單行成頁及簽末請示用語或稿末署名獨自成頁，
       遇有畸零字數或單行時宜儘可能緊湊，並應注意預留文稿空間以供核決批示
       。
   （十九）公文擬辦完成後，應裝訂整齊，如含橫式圖表者，應依表頭為裝訂線方向整
       理；如有附件、附錄，應另加簡明醒目之標籤，並標示附件序；附件標籤自
       上而下貼於文件之右邊緣；附錄標籤自左至右貼於文件上端。發文之附件，
       應於文面確實註記，檢點清楚，隨稿附送。如須以電子文件、抄本或影印本
       發出，辦稿時應載明「附電子檔」、「抄送」或「檢送○○影印本」等字樣
       ，並註明「原本存卷，另以電子檔、抄本或影印本發出」；如須以原本發出
       ，而原本僅一份時，請註明「原本隨文發出，抄本或影本存卷」。
   （二十）文稿二頁以上者應裝訂妥當，並於騎縫處蓋（印）騎縫章。
   （二十一）機關內部機密件、急要件或附有大量現金、有價證券及貴重物品之公文，
        除由承辦人員親自遞送外，一般公文處理各單位收發人員亦應隨到隨辦，
        隨辦隨送，不得積壓。
   （二十二）公文之傳遞應一案一卷宗，機密文件應使用黃色卷宗或機密文件傳遞封彌
        封傳送。
   （二十三）簽、稿陳核文字修改過多，應由各級主管退還承辦人員清稿後併附原辦文
        稿，始得陳核；如經修正而僅抽換部分頁面時，應於騎縫處加蓋職名章，
        其已會章者，可免再行會章。
   （二十四）承辦案件應注意其辦理期限，當每日檢視有無即將逾期公文，儘速提陳，
        並預留各級主管核決及發文作業時間，緊急案件應親自遞送。
   （二十五）未能如期辦畢之公文，應於待辦日期未屆滿前敘明原由辦理展期，展期次
        數以二次為限，每次不得超過十日。第一次展期應經單位主管核准，第二
        次展期應報請主任秘書核准；申請展期核可後，除線上申辦展期者外，展
        期申請單應併同公文陳核及歸檔，並將展期申請單影送秘書室及單位登記
        桌各一份；限期案件，須聯繫來文機關確認並留下電話紀錄或其他書面紀
        錄，始得變更來文所定期限。
   （二十六）具特殊或涉及政策、法令或需多方會辦之案件，需三十日以上始能辦結者
        ，得簽准提列為專案管制案件，並逕依擬辦結期限辦理稽考。
   （二十七）公文來文之處理速別與公文性質不符者，經組室單位主管核可後，得調整
        來文處理速別。
   （二十八）公文得以雙面列印，陳核公文用紙，除不須歸檔之前案影本外，不得使用
        資源回收紙張。
   （二十九）公文以電子交換發文，其附件之處理應注意下列事項：
        1.紙本式附件除書籍、支票、原始憑證、需蓋印章之表單外，均應編訂頁
         碼掃描存成電子檔傳送。
        2.電子檔附件應存成公文用紙 A4 尺度，如非 A4 尺度之附件，應縮放印
         成 A4 尺度再予掃描儲存。
        3.附件檔大小及附件檔名使用之中文字數依「文書及檔案管理電腦化作業
         規範」辦理。公文附件檔大小超過規定者，公文附件應改置於網站共用
         附件下載區供收文方下載使用。

附件三-會簽橫式

附件四-檔案管理局行文清單

三十三、待發公文經監印人員檢點無誤，依下列規定蓋用印信：
   （一）發布令、公告、派令、獎懲令、考績通知書、聘書、獎狀、證明書、契約及其
      他依法令規定應蓋用印信之文件，均蓋本局印信及首長職銜簽字章。
   （二）函：上行文，署本局首長全銜、姓名，蓋官章；平行、下行文，蓋職銜簽字章
      。
   （三）書函、開會通知單、移文單蓋機關條戳。