法規資訊中央現行法規
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三、本要點用詞定義如下:
(一)檔案歸檔(以下簡稱歸檔):各該單位將所承辦公務文書辦畢而依據文書處理手冊
及本要點規定將相關資料送至檔案管理單位者。
(二)檔案檢調(以下簡稱檢調):各該單位基於本署內部或其他機關間業務需要,將前
項檔案管理單位管理各該歸檔資料而依據檔案法及本要點規定提出檔案借調調用申
請或調取應用者。
(三)辦畢案件,指各該單位將所承辦公務文書依文書處理手冊、本要點及業務相關規定
,完成發文、存查或其他辦畢程序者。
(四)調案申請人(以下簡稱申請人):指依據本要點規定申請檔案調取之人員。
(五)調案人:指依據本要點規定同意前款申請人調取檔案者。 - [修正]
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四、歸檔:各該單位應先行查檢各該擬歸檔案件已否辦畢,並由各該單位登記桌人員於送歸
檔前,先行以歸檔案件點收表(如附件一)檢視,其經確認無誤後,再行送至檔案管理
單位;其未符合規定者,檔案管理單位應退回單位登記桌補正。
前項歸檔作業方式如下:
(一)應於公文右下方以阿拉伯數字,由上而下順序編繕頁碼,並於第一頁編寫 1/總頁
數,雙面列印則將頁碼編寫於外側(即非裝訂邊)。其有必要者,得洽請各該單位
登記桌人員協助。
(二)案件歸檔以去釘為原則,其有附件併同歸檔者,應註明文(編)號及分類號且以長
尾夾夾妥併同送歸檔,其有必要者,得洽請各該單位登記桌人員協助。
(三)文稿有 2頁以上者應於騎縫處加蓋騎縫章或職名章,承辦人得就各該歸檔案件資料
加蓋騎縫章。
(四)填列分類號及保存年限。
(五)附件抽存續辦者,應於本文敘明,並於附件註記文(編)號,簽奉本署機關首長及
權責長官或其代理人員核准;俟其辦畢後,各該單位承辦人員應依規定辦理附件歸
檔事宜。
其有下列情形之一者,不得歸檔:
(一)現金、有價證券及其他貴重物品。其有送出納單位收存之必要者,應依規定送出納
單位收存,而以其出納單位出納單位收據及其照片或影本併同歸檔。
(二)司法訴訟有關物證。
(三)流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身安全及公共安全之物品。
(四)易有變質而不適長期保存之物品。 - [附表]
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五、歸檔清單記載事項如下:
(一)文(編)號。
(二)主旨或事由。
(三)承辦單位及人員。
(四)媒體類型及數量。
(五)附件媒體類型及數量。
(六)附件抽存續辦者,其名稱及應辦畢日期。
歸檔案件有微縮片、電子媒體、錄音帶、錄影帶或其他方式儲存之載體或書籍型式之附
件者,承辦人員應檢視或以讀取設備確認內容,並應於該媒體或外包裝上載明名稱、文
(編)號、規格及內容概要,並於歸檔清單上註記其類型及數量。
第一項歸檔清單格式,如附件二。 - [附表]
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六、案件辦畢而有延後歸檔之必要者,應由承辦人員簽奉本署機關首長及權責長官或其代理
人員核准,並通知檔案管理單位。 - [修正]
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八、案件歸檔而有第四點第三項各款規定情形者,應退回各該單位處理。歸檔案件有下列情
形之一者,應退還文書單位或承辦單位補正,並於歸檔清單上註記其原因及日期:
(一)案件或其附件不全,或附件未經簽准而抽存。
(二)案件污損、內容不清楚或無法讀取者。
(三)案件未經批准或漏判、漏印、漏發或漏會。
(四)案件未編列文號或文(編)號有誤者。
(五)案件未填註保存年限或分類號。
(六)案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤。
(七)案件逾二頁以上未蓋騎縫章。
(八)樣張或已作廢契約憑證等文件而有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣。
(九)案件與歸檔清單登載不符。
(十)案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准。
(十一)案件未依第五點第一項規定載明事項者。
前項第二款所定情形之補正,應由各該單位承辦人員自行查明補註蓋章,並簽奉本署機
關首長及權責長官或其代理人員核准後,併同原案歸檔備查。 - [修正]
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九、案件有應歸檔而未歸檔者,檔案管理單位應依職權定期簽請機關權責長官核定後,辦理
稽催。
前項稽催,應製作稽催單,其應載明事項如下:
(一)主旨。
(二)文(編)號。
(三)承辦單位及人員。
(四)稽催日期及應歸檔日期。
前項稽催單格式,如附件三。 - [附表]
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十七、調案人應配合事項如下:
(一)各該借調檔案,應妥慎保管,不得遺失、轉借、轉抄,或有拆散、污損、添註、
塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案內容情事。
(二)檔案借調,應於十五日內歸還。但其屬機密檔案借調者,應於七日內歸還。
(三)檔案借調展延期間,依前款規定,並以三次為限。其展期超過三次而仍有繼續使
用檔案之必要者,應先行歸還各該檔案,再另依規定辦理借調。
(四)檔案借調,應直接全部歸還檔案管理單位,不得自行轉借。其調案人有調職或離
職人員者,亦同。 - [修正]
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十九、一般民眾或本署人員非因業務需要有申請閱覽、抄錄或複製本署檔案之需求者,另依
「教育部體育署檔案資訊閱覽申請及審核要點」規定辦理。