二、本要點所稱公文，含一般公文及人民書狀，其處理原則如下：
 （一）一般公文之處理，除依本要點所規定外，並參照行政院訂定「文書處理手冊」之規
    定。
 （二）公文以電子文件行之者，其交換機制、電子認證及中文碼傳送原則等，依機關公文
    電子交換作業辦法及「文書及檔案管理電腦化作業規範」辦理。
 （三）公文採線上簽核者，必須在安全之網路作業環境下，採用電子認證、權限控管或其
    他安全管制措施，並確保電子簽章不可否認性下，進行線上傳遞、簽核工作。
 （四）人民書狀之處理，除依「監察院收受人民書狀及處理辦法」及「監察院業務管制考
    核實施要點」等規定外，悉照本要點之規定。

三、總收文程序，依下列規定辦理：
 （一）總收文人員收到文件拆封後，如為機密件，應於登錄後，送由機關首長指定之機密
    件處理人員或收件人收拆；如為普通文件，應即點驗來文及附件名稱、數量是否相
    符，如有錯誤或短缺，應以電話或書面向原發文機關查詢，公文經確認無誤後，貼
    條碼及分文。
 （二）電子交換收文人員應注意傳遞交換之電子文件、儲存電子檔、確認發文單位，及檢
    查附件與文件是否疏漏或被竄改。
 （三）電子來文作業，由文書管理單位線上取號，並分文各該單位，如屬過於複雜案件或
    附件超過10頁以上，承辦人員得視需要自行列印電子來文紙本，採紙本簽核。
 （四）將公文之總收文號碼、收文日期及時間、來文機關（者）、來文日期、來文字號、
    主旨、類別、文別、速別、密等及承辦單位等資料，輸入電腦；但人民書狀得僅輸
    入總收文號碼、來文者、收文日期及時間等資料。
 （五）總收文人員對於急件及重要文件，應隨收隨送承辦單位；普通文件，每隔二小時彙
    送一次，每日下班前一小時收到之文件，應於當日完成總收文作業，分送承辦單位
    。
 （六）列印送件清單，連同公文，逕送各承辦單位點收。
 （七）受文者如為各單位或個人者，應逕送相關單位或人員處理或放置於單位信箱。

七、總發文程序，依下列規定辦理：
 （一）公文均以總收文號碼或承辦人員指定之總收文號碼為發文號碼。
 （二）公文用印時，應核對發文日期及發文字號。
 （三）總發文人員收到送發之公文，應先行點收，再行裝封及繕寫信封，並列印送件清單
    ，逕送受文機關。
 （四）總發文人員應依公文速別，儘速完成發文作業，其完成發文程序之公文，應每日列
    印發文清單。
 （五）公文發出後，除經註明退回承辦人員者外，應於一週內列印歸檔清單，送檔案管理
    單位簽收。
 （六）機關紙本來文經掃描採線上簽核，在簽核過程中，線上簽核與紙本簽核得互相轉換
    ，惟需退回原承辦人員重新辦理。

九、承辦單位稽催公文，依下列規定辦理：
 （一）公文處理時限計算標準，依行政院所訂定「文書處理手冊」第七十八點及第七十九
    點規定辦理。
 （二）總收文人員每週應列印總收文逾時分送清單，送單位主管人員核閱。總發文人員每
    週應列印逾期歸檔清單，送單位主管人員核閱。
 （三）各單位登記桌，應於每日上班後，列印待辦公文清單，送單位主管人員核閱。每週
    列印逾期待辦清單，報由單位主管人員催辦。
 （四）送會公文單位之登記桌，應隨時查詢送會公文之流向，並注意逾期之稽催。
 （五）各單位接獲逾期公文催辦通知時，應迅速查明辦理，承辦人員並應立即於通知單內
    ，填明處理情形，並層經科長及單位主管人員簽章後，送還研考單位。
 （六）未辦結之公文，經二次稽催，如無正當理由仍未辦結者，得由各單位主管人員簽請
    議處承辦人員。