臺北市政府檔案管理作業要點 | 異動說明

《臺北市政府檔案管理作業要點（110.01.12 修正）》臺北市政府檔案管理作業要點自九十三年四月十九日訂頒後，曾於九十七年四月二十三日及一百零六年十二月二十七日歷經二次修正，因國家發展委員會檔案管理局給予本府本要點相關修正意見，且機關檔案管理作業手冊於一百零七年十二月二十八日函頒修訂，檔案法施行細則亦於一百零九年八月五日發布修正，爰擬具「臺北市政府檔案管理作業要點」修正草案，其修正要點如下：一、配合檔案法施行細則於一百零九年八月五日刪除第二十六條，修正本要點訂定依據。（修正規定第一點）二、參考機關檔案管理作業手冊第七章規定，修正頁碼編寫規定文字，增列空白頁面無須編碼及不得使用回收紙列印文件歸檔等規定；另依機關檔案點收作業要點第五點及機密檔案管理辦法第四條規定，修正辦畢案件送檔案管理人員點收前應配合辦理事項相關文字。（修正規定第五點）三、參考機關檔案管理作業手冊第七章規定，明列紙本來文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢者，其紙本來文得不歸檔之範圍。另並酌修紙本來文及附件併同歸檔時，承辦人應辦理事項。（修正規定第七點）四、參考機關檔案管理作業手冊第八章規定，增訂案情關聯之檔案應併於同一案名處理；另考量各機關檔案型態不一，為增進作業彈性，爰將附件袋格式改以參考格式例示，各機關可自行視需求將附件袋以檔號或流水號順序放置。（修正規定第十三點及附表）五、為資明確，明定編目數量統計表每月陳報權責長官之期限。（修正規定第十四點）六、參考機關檔案管理作業手冊第十九章規定，明定彙送目錄前，應依相關法令檢視內容，以避免侵害第三人正當權益。（修正規定第十五點）七、參考機關檔案管理作業手冊第十二章規定，增列整理紙質類檔案時，檔案之修護作業應交由專業人員辦理；並新增第七款，規定與檔案內容無關之標示應予移除。（修正規定第二十點）八、參考機關檔案管理作業手冊第十二章規定，檔案應依不同媒體型式、特性採不同原則放置，非皆為直立排列，爰修正檔案上架規定文字，以符實際。（修正規定第二十一點）九、為加強庫房安全管理，參考機關檔案管理作業手冊第十四章規定，增列非管理人員進出庫房應予記錄及進出紀錄應定期陳核權責長官知悉之規定。（修正規定第二十四點）十、增列機關間借調檔案，受理機關之處理程序；增列檔案裝訂成卷且無法拆卷者，調卷時得免加蓋騎縫章。另依機密檔案管理辦法第九條及第十一條規定修正，將原借調機密檔案相關規定，移列為修正規定第二十七點。（修正規定第二十五點、第二十七點）十一、依照機關檔案檢調作業要點第十七點規定，線上簽核電子檔案及電子影像檔可採線上方式調閱，故增列本府秘書處基於本府檔案主管機關立場，律定使用公文檔案管理系統調閱電子檔案方式及各職務角色線上調閱檢視電子檔案權限之範疇，再由各機關依實際需求自行決定授權對象。（修正規定第二十八點）十二、因應調閱電子檔案無展期需求，限縮調案展期類型，並增訂依法調用檔案時之展期規定，以符實際作業需要。（修正規定第二十九點）十三、為符實務作業，依機關檔案管理檢調作業要點第十六點規定，增列機關人員調（離）職時，人事單位應知會檔案管理人員查檢檔案借調情形；另，增列調（離）職人員所借調檔案若屬依法調用或機關借調且未屆滿歸還期限時，應列入職務移交事項。（修正規定第三十二點）十四、申請閱覽、抄錄或複製檔案等相關規定，業規範於「臺北市政府及所屬各機關大專院校檔案開放應用要點」內，無須重複訂定，爰刪除現行規定第三十二點。十五、依機關檔案保存年限及銷毀辦法第九條規定，檔案銷毀目錄得提供史政機關檢選，作為纂史修志參考，故將該檢選程序列入；參考機關檔案管理作業手冊第十六章規定，訂定各機關每年應辦理一次檔案清查及銷毀之實務作業程序。（修正規定第三十六點）十六、將現行規定第三十六點第二項規定移列新增為修正規定第三十七點，並參考機關檔案管理作業手冊第十六章規定，明列陳報檔案銷毀應附文件。（修正規定第三十七點）十七、參考機關檔案管理作業手冊第十六章規定，明定完成實體檔案銷毀後，其目錄修正及目錄重新彙送之辦理時效。（修正規定第三十八點）十八、依檔案法施行細則第十五條規定，訂定機關裁撤、改組、業務移撥時，永久保存檔案應移轉檔案中央主管機關及定期保存檔案應移交業務承接機關之相關規定。另參考機關檔案管理作業手冊第十八章規定，增列檔案移交完成後，其移交及接管檔案機關應分別函報上級機關備查之程序。（修正規定第三十九點）十九、因應實務上，永久保存檔案屆滿25年應先送檔案中央主管機關審核，經審選為國家檔案始辦理移轉，故增列審核文字。（修正規定第四十點）二十、配合現行規定第二十九點已移列為修正規定第三十點，爰修正文字。（修正規定第四十四點）二十一、因應修正規定新增第二十七點、第三十七點及刪除現行要點第三十二點，爰作點次變更（修正規定第三十點、第三十一點、第四十一點至第四十三點）。二十二、其餘酌作文字修正（修正規定第二點、第三點、第六點、第十點、第二十六點）。

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