臺北市政府教育局所屬高級中等以下學校及幼兒園檔案管理作業要點 | 異動說明

《臺北市政府教育局所屬高級中等以下學校及幼兒園檔案管理作業要點修正說明（10 8.08.23 修正）》本要點自民國九十八年訂頒後，曾於一百年及一百零五年進行修正，為因應臺北市政府一百零六年新增修訂檔案管理作業要點及本局政風室簽見降低學校待銷毀檔案遭不當處置而外流之風險，爰檢討修正本要點。本次修正重點說明如下：壹、將「臺北市政府檔案管理作業要點」最新修正版本內容納入修正：一、為增進作業變動彈性，檔案管理作業所需各類清單表報種類及格式以本府公文檔案管理系統提供為準，爰刪除原訂檔案管理作業各項報表格式規定。（修正條文第三點、第五點、第九點、第十二點、第二十六點及第三十二點）二、增訂承辦人員送點收前應辦理事項，以符實務作業需要。（修正條文第四點）三、為符實際作業，修正增列各項公文線上簽核電子檔案點收相關作業規定。（修正條文第五點及第七點）四、因應公文系統作業功能提升，增列紙本來文轉以線上簽核辦理後之紙本併同歸檔作業規定。（修正條文第六點）五、為降低檔案不當管理之風險，增訂辦畢案件逾期未歸檔稽催機制。（修正條文第八點）六、增列編訂檔號及編目著錄層級之規定，以資明確。（修正條文第十一點）七、配合推動本府紙質類檔案數位化推動計畫，增訂機關應辦理檔案電子儲存作業之規定。（修正條文第十三點）八、明定檔案電子儲存應注意事項。（修正條文第十四點及第十五點）九、為利檔案保存維護及銷毀等作業之辦理，增訂每年應辦理檔案清查作業之規定。（修正條文第十九點）十、落實節能減紙目標，增列檔案借調應以線上申請為原則，且紙質類檔案應優先借調電子儲存檔案，以達保存檔案及延長檔案壽命之目的。（修正條文第二十四點）十一、區分紙質類及電子檔案之借調程序，以符業務需要。（修正條文第二十五點）十二、修正檔案逾期未歸還之稽催方式，以提升催辦成效。（修正條文第二十六點）十三、增訂調案人應妥善保管使用借調檔案之規定。（修正條文第二十七點）十四、避免人員持有檔案即調（離）職，爰增加離職查會規定，以明權責。（修正條文第二十八點）十五、明確訂定要求各機關每年至少辦理一次檔案銷毀作業。（修正條文第三十點）十六、明定檔案移交作業辦理時機，以符實際作業。（修正條文第三十七點）貳、依本局政風室簽見，增訂屆保存年限檔案銷毀作業流程圖，並參考「機關檔案保存年限及銷毀辦法」第十二、十三條及第十七、十八條內容納入修正：一、增訂屆保存年限檔案銷毀作業流程圖。（修正條文第三十二點）二、增訂檔案銷毀前之保管作業及檔案銷毀運送過程之監督作為，以降低待銷毀檔案遭不當處置而外流之風險。（修正條文第三十三點）三、增訂檔案銷毀方法供學校文書檔管人員遵循辦理。（修正條文第三十四點）四、明定學校負有檔案銷毀作業程序監督管理之責，以提升學校檔案管理作業完整性。（修正條文第三十五點）五、明定已銷毀檔案之目錄及核准銷毀文件應永久保存。（修正條文第三十六點）

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