發文字號：
法務部 103.03.28 法律字第10303503510號書函
發文日期：
民國 103 年 03 月 28 日
要 旨：
檔案法第 2、17、18 條、個人資料保護法第 2、16 條等規定參照，公 務機關基於人事管理特定目的所蒐集所屬人員差勤管理紀錄，提供民意代 表作為監督公務機關施政使用時，雖屬特定目的外利用，惟係為落實民意 機關監督，符合「為增進公共利益之必要」，公務機關並無違反個人資料 保護法之規定；又議員所請求提供差勤管理資料如為檔案，因屬於人事資 料並涉及第三人隱私權益，檔案管理機關自得依法裁量決定是否予以拒絕
主 旨：所詢議員請求提供貴團團員出缺勤紀錄有關個人資料保護法疑義乙案，復
如說明二至四，請查照參考。
說 明：一、復貴團 103 年 2 月 25 日北市樂演字第 10330065600 號函。
二、按地方民意代表基於問政之需要，以個人或服務處名義洽請機關提供
包含個人資料之政府資訊（如差勤管理資料），原則上應有政府資訊
公開法（以下簡稱政資法）及個人資料保護法（以下簡稱個資法）之
適用。又依檔案法第 2 條規定：「本法用詞定義如下：一、‧‧‧
。二、檔案：指各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資
料及其附件。三、‧‧‧。四、機關檔案：指由各機關自行管理之檔
案。」故旨揭議員請求提供之資料，如屬檔案法第 2 條第 4 款所
稱之檔案，則檔案法第 17 條及第 18 條有關申請閱覽、抄錄或複製
該檔案及政府機關得拒絕提供之規定，為政資法之特別規定，自應優
先適用。是以，地方民意代表請求提供政府資訊時，應由行政機關視
該資訊是否為檔案，分別依檔案法第 18 條或政資法第 18 條等相關
規定決定是否提供。又政資法雖係規範政府資訊之公開，但對於差勤
管理資料等涉及個人隱私之資訊，依該法第 18 條第 6 款規定，原
則應限制公開或提供。惟如依政資法第 18 條第 6 款但書規定，符
合「對公益有必要」或「經當事人同意」，仍得例外對於個人隱私資
訊予以公開或提供。至於所謂「對公益有必要」係不確定法律概念，
除應符合「公益」外，尚須「有必要」，其應由受理請求機關就隱私
權益與公共利益為比較衡量，並應符合比例原則（本部 102 年 11
月 1 日法律字第 10203511730 號函、102 年 2 月 7 日法律字
第 10100253980 號書函、97 年 5 月 19 日法律字第 097000980
4 號函意旨參照）。
三、次按個資法第 2 條第 1 款規定，本法所稱之個人資料，係指得以
直接或間接方式識別該個人之資料。是以，地方民意代表所要求提供
之資料，如經公務機關遮蔽足資識別特定自然人資料後，而無從直接
或間接識別該個人者，並無個資法之適用；反之，如該等資料未經遮
蔽，或經遮蔽後尚得識別特定個人者，則仍應符合個資法之規定始得
蒐集、處理或利用個人資料。又公務機關利用其合法蒐集、處理之個
人資料時，如無其他法規特別規定，應依個資法第 16 條規定：「公
務機關對個人資料之利用，除第 6 條第 1 項所規定資料外，應於
執行法定職務必要範圍內為之，並與蒐集之特定目的相符，但有下列
情形之一者，得為特定目的外之利用：一、法律明文規定。二、為維
護國家安全或增進公共利益……。」為之，並應注意個資法第 5 條
規定：「個人資料之蒐集、處理或利用，應尊重當事人之權益，依誠
實及信用方法為之，不得逾越特定目的之必要範圍，並應與蒐集之目
的具有正當合理之關聯。」爰以，公務機關基於人事管理特定目的（
代號 002）所蒐集之所屬人員差勤管理紀錄，提供民意代表作為監督
公務機關施政使用時，雖屬特定目的外之利用，惟係為落實民意機關
之監督，符合「為增進公共利益之必要」，公務機關並無違反個資法
（本部 102 年 2 月 7 日法律字第 10100253980 號函、102 年
9 月 12 日法律字第 10203506660 號函參照）。
四、另查檔案法第 18 條規定：「檔案有下列情形之一者，各機關得拒絕
前條之申請：‧‧‧五、有關人事及薪資資料者。‧‧‧七、其他為
維護‧‧‧第三人之正當權益者。」其立法意旨略謂：「依規定申請
閱覽、抄錄或複製檔案，各機關原則應予准許，惟基於國家安全等正
當理由，則得拒絕。」（該法 88 年立法理由參照）。準此，本案議
員所請求提供之差勤管理資料如為檔案，因屬於人事資料並涉及第三
人之隱私權益，檔案管理機關自得依法裁量決定是否予以拒絕（最高
行政法院 98 年度判字第 72 號判決、同院 102 年度判字第 410
號判決、臺北高等行政法院 100 年度訴字第 1595 號判決參照）。
本件來函所詢疑義，建請貴團參照上開說明。另貴團為臺北市政府（
文化局）所屬機關，如於適用法規有疑義時，應先洽詢臺北市政府法
制單位表示意見。又本案疑義因涉及檔案法相關規定之解釋適用，建
請另行徵詢檔案法中央主管機關國家發展委員會檔案管理局之意見。
正 本：臺北市立交響樂團
副 本：臺北市政府、本部資訊處（第 1、2 類）、本部法律事務司（4 份）