發文字號：
法務部 105.10.18 法律決字第10503515770號書函
發文日期：
民國 105 年 10 月 18 日
要 旨：
公司辦理採購程序蒐集投標廠商負責人或授權代理人相關個人資料，倘係 採購程序必要範圍內，而符合個人資料保護法第 19 條第 1 項第 2 款 情形，即無須再經該等人的同意；又是否履行告知義務，應依具體個案情 形檢視有無免為告知事由決定；另特定目的及個人資料類別係採例示兼概 括特定目的及個人資料類別立法方式，公務機關或非公務機關參考該規定 選定個人資料類別時，仍宜提出詳盡業務活動說明，以補充澄清實質內涵
主 旨：有關貴公司於辦理採購程序時，廠商倘出具授權書授權由被授權人出席開
標、比價、議價等程序，有關個人資料保護法之適用疑義乙案，復如說明
二至四。請查照參考。
說 明：一、復貴公司 105 年 10 月 4 日港勤秘書字第 1055110375 號函。
二、按法人乃法律上擬制之人格，一切事務必須由其代表人或受僱人行使
職權或執行職務，始得為之（最高法院 100 年度台上字第 1594 號
判決意旨參照）。故法人為履行與其他法人間之契約或接觸磋商等類
似契約關係，而蒐集、處理或利用「法人業務上之必要連繫個人資料
」，例如法人代表人或員工處理法人業務之必要連絡方式資料，應屬
符合個人資料保護法（下稱個資法）第 19 條第 1 項第 2 款規定
之合理蒐集，無須另外取得當事人書面同意。惟其利用時，仍應參照
個資法第 5 條比例原則規定，不得逾越必要範圍，並應與蒐集之目
的具有正當合理之關聯（本部 102 年 6 月 6 日法律字第 10100
088140 號書函參照）。是以，本件貴公司為辦理採購程序而蒐集投
標廠商之負責人或其授權代理之人的相關個人資料，倘係為辦理該採
購程序之必要範圍內所蒐集之個人資料，而符合個資法第 19 條第 1
項第 2 款「與當事人有契約或類似契約之關係，且已採取適當之安
全措施」之情形，即無須再另行經該投標廠商之負責人或其授權之人
的同意（個資法第 19 條第 1 項第 5 款規定參照）。
三、次按本件貴公司是否須向來函所稱之「被授權人」履行個資法之告知
義務，應依具體個案情形，檢視有無個資法第 8 條第 2 項規定之
免為告知事由（例如第 5 款「當事人明知應告知之內容」），以決
定是否須履行告知義務；倘無免為告知事由，而應向當事人告知個資
法第 8 條第 1 項規定之事項時，其「告知」之方式，包括任何足
以使當事人知悉或可得知悉之方式，例如言詞、書面、電話、簡訊、
電子郵件、傳真、電子文件等方式，均屬之（個資法施行細則第 16
條規定參照）。是以，貴公司履行告知義務之方式，並不限於以書面
方式。若以書面方式履行告知義務，並請當事人於該書面簽名，係為
取得當事人知悉告知內容之紀錄，則與其是否同意個人資料之蒐集或
處理無涉，應予辨明。
四、末按有關「個資法之特定目的及個人資料之類別」係採例示兼概括特
定目的及個人資料類別之立法方式，並非可包含所有可能之活動，公
務機關或非公務機關於參考本規定，選擇特定目的及個人資料類別時
，仍宜提出詳盡之業務活動說明，列入證據文件或個人資料檔案公開
事項作業內，以補充澄清特定目的及個人資料類別實質內涵（「個資
法之特定目的及個人資料之類別」總說明參照）。準此，本件應視貴
公司實際進行之業務活動為何，以決定伴隨該業務活動所蒐集之個人
資料之特定目的為何。本件貴公司辦理採購程序，應可認為基於「採
購與供應管理」（代號 107）之特定目的而蒐集相關個人資料。
正 本：臺灣港務港勤股份有限公司
副 本：行政院公共工程委員會（兼復貴會 105 年 9 月 19 日工程企字第 105
00291820 號函）、本部資訊處（第 1 類）、本部法律事務司（4 份）