一、臺北市政府 (以下簡稱本府) ，為統一文書處理程序，提高公文品質 與行政效率，依事務管理規則第九條規定，訂定本要點。

二、本要點所稱文書，係指處理公務或與公務有關之全部文書。凡機關與 機關或與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之 文書而與公務有關，不論其形式或性質如何，凡可供聽、讀、閱覽或 藉助科技得以閱讀或理解者，均屬之。

三、本要點所稱文書處理，係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全 部流程；其處理方式除法令或其他行政規則別有規定外，依本要點之 規定辦理，以使本府文書處理作業一致化、制度化，並有效控管作業 流程。

四、本要點所稱各機關如下： (一) 本府暨所屬各機關。 (二) 市立各級學校。 (三) 市營事業機構。

五、一般規定： (一) 各機關文書作業，應按照同一程序集中於文書單位處理之。但依文 書性質、行文對象及時效，有適當控管程序者，不在此限。 (二) 文書之機密性、時間性，由各機關就其業務性質及實際需要，依相 關法規規定，自行區分。 (三) 文書處理，應隨到隨辦、隨辦隨送，不得拖延、積壓、損毀、遺失 。 (四) 各機關收發公文，應採用收發文同號方式。創簽稿之公文應於陳核 前掛號，或於承辦人員創文時，先行掛號列入管制。 (五) 文書應一律採用由左至右之橫行格式。 (六) 文書應使用正體字。 (附錄十二) (七) 文書除稿本外，必要時得視其性質及適用範圍，區分為正本、副本 、抄本 (件) 或影印本或譯本。正本及副本依規定格式蓋用印信或 章戳，以電子文件行之者，得不蓋用印信或章戳。抄本 (件) 及譯 本，無須加蓋印信或章戳，其文面應分別標示「抄本 (件) 」或「 譯本」。 (八) 文書應記明年、月、日、時、分，一律以中華民國紀元為準。但外 文或譯文，得以西元紀年。 (九) 文書處理過程中之有關人員，應於文面適當位置蓋職名章。但機關 首長得以簽名代之，並記明時間 (例如十月十八日十六時，得縮寫 為 1018/1600) 。以線上電子簽核處理者，則以電子線上簽收為憑 。 (十) 各機關辦公時間外之公文收受，應由值日人員依規定辦理。 (十一) 各機關文書之傳遞，應以送文清單 (簿) 或電子方式簽收為憑。 並得視業務繁簡實際情形，設公文交換中心，定時交換；另公文 之陳核流程並得以線上簽核方式處理。 (十二) 令、呈、函、公告及其他公文，必要時得以電報、電報交換、電 傳文件、傳真或其他電子文件行之，機關公文傳真及電子交換作 業依「機關公文傳真作業辦法」、「機關公文電子交換作業辦法 」及本府相關之作業規定辦理。

六、機關公文電子交換一般處理原則如下： (一) 機關公文電子交換，係指機關文書透過電腦及網路，予以傳遞收受 者。其交換機制分為下列三類： 1.第一類：經由電子交換中心集中處理者。 2.第二類：機關間點對點直接傳遞交換者。 3.第三類：發文方直接登載於電子公布欄，不另行文者。 (二) 第三類機制之公文，必要時應輔以電子郵件告之相關機關，並應註 明登載期限，其逾期者，應自電子公布欄移除。 (三) 各機關公文電子交換或登載電子公布欄之相關紀錄，得視需要予以 儲存。 (四) 各機關對於其他機關電子公布欄所登載之文書，應視其內容，自行 下載為必要之處理。

七、機關公文以電子文件行之者，應指定專人負責機關電腦中文碼之管理 ，其辦理事項如下： (一) 機關中文自用字碼及國家標準交換碼對照表之建置、註冊、及維護 。 (二) 在國家標準交換碼範圍內，新增機關中文自用字碼之安裝處理。 (三) 在國家標準交換碼範圍外，新增機關中文自用字碼之申請處理。

八、機關公文以電子線上簽核處理者，得免適用本要點相關之人工作業規 定。 前項之電子線上簽核處理，係指公文以電子方式在安全之網路作業環 境下，採用電子認證、權限控管或其他可確保公文可認證性之安全管 制措施，進行線上傳遞、簽核工作。 其應具備之功能如下： (一) 可判別公文簽章人及簽收日期時間。 (二) 可標示公文時效性。 (三) 詳實記錄各會簽意見。 (四) 詳實記錄各陳核流程人員之修改與批註文字。

九、文書處理流程及電腦作業流程圖如下： (一) 文書處理流程：如附圖一。 (二) 電腦作業流程：如附圖二。

十、各機關公文處理，應厲行分層負責，並依核定之分層負責明細表辦理 。

十一、各機關依其組織法規規定之各級單位，首長得就本機關職權及單位 職掌，將部分公務授權各層主管決定處理，並由被授權者負其決定 之責任。 被授權之各層主管執行授權事項，應在授權範圍內迅為正確適當之 處理決定，不得推諉請示或再授權次一層代為決定。其因故意或過 失為違法或不當之決定者，該主管應依法負其責任。

十二、各機關實施分層負責，以劃分三層為原則，不得多於四層或少於二 層。機關首長為第一層，各級單位為第二層及其以下之各層。

十三、各機關置有副首長者，副首長襄助首長處理第一層公務，副首長在 二人以上者，得劃分其襄助公務之範圍。 (一) 下列各機關之業務，其分層負責明細表，應由其主管機關統一訂 定之，經核定後，各機關均可適用： 1.區政、戶政：民政局。 2.主計：主計處。 3.人事：人事處。 4.文書、總務：秘書處。 5.採購：工務局。 6.政風：政風處。 其他機關共同業務項目，其分層負責明細表，得由一級機關統一 訂定。 (二) 各機關首長、副首長、主任秘書間之權責劃分由各機關自行定之 。

十四、各機關實施分層負責，應審酌各項公務之性質及權責輕重，規定授 權事項之範圍及授予決定權之層次，凡屬依據法規應為一定處理及 技術性事務性之事項，應儘量授權處理。 (一) 下列性質之公務，由機關首長決定： 1.關於方針、計畫、目標及有關政策事項。 2.關於法規訂定、修正、廢止及重大疑義之核釋事項。 3.關於年度概算之籌劃及編製事項。 4.關於年度進行中申請動支預備金及辦理追加預算特別預算事項 。 5.關於年度終了時權責發生數之申請保留及年度決算之編製事項 。 6.關於組織、編制、員額、職務歸系及全盤人力調配運用事項。 7.關於人事任免、遷調、考績、獎懲及其他重要人事管理事項。 8.關於對於民意機關報告及答復事項。 9.關於向上級機關建議、請示及報告事項。 10.關於對所屬機關重要措施及中心工作之指示及督促事項。 11.其他重要事項。 (二) 下列事項之公文，應審酌其重要程度，分別授權第二層及其以下 各層主管負責決定處理： 1.依據法規、解釋、案例應為一定之處理者。 2.依據上級機關指示或既定原則為個案之處理者。 3.法規明定裁量範圍或條件，為個案之事實認定或裁量處理者。 4.與其他機關團體協調意見之初步徵商或答復者。 5.例行承轉案件之公文轉行者。 6.對主管法規一般疑義之核釋及對主管業務之指導查詢者。 7.依據檔案證明事實者。 8.一般資料之蒐集供給，或以普通書刊表冊等附件為內容者。 9.非屬本機關主管事項，或程序不合手續不全之來文，應退還或 通知補正者。 10.其他授權決定處理者。 (三) 下列事項，得授權第四層負責處理： 1.依據法令辦理之各項事務性工作。 2.各種證明文件 (屬事實證明，無判斷或決定採納與否之考慮) 之核 (填) 發。 3.手續之補正及有關案件之查催。 4.有關各種報表之填 (列) 報。

十五、已由首長核定處理原則之公文，發文稿可責由副首長或第二層主管 判發。判發人員負責審核發文稿內容與核定原則是否相符，如有不 符，應由判發、核稿及承辦人共同負其責任。

十六、公文承辦人製作公文，敘述事實或引敘人名、地名、物名、日期、 數字、法規條文及有關解釋等，發生錯誤遺漏者，由承辦人負其責 任。

十七、本府第二層基於授權決定處理之公文，對外行文時，由該層主管署 名、蓋職章；其必須以機關名義由首長署名行文時，應以章戳註明 決行者之職稱姓名。 第三、四層代為決行之公文，加蓋 (繕打) 「本案依分層負責規定 授權業務主管決行」章戳或字樣。如附式： (一) 用於公文紙 1.第二層 x x 局局長○○○決行 (寬 0.8 公分、長 8 公分) 2.第三、四層 (寬 0.8 公分、長 8.5 公分) (二) 用於公文稿或處理案件 (寬 0.7 公分、長 2.7 公分)

十八、先簽後稿案件，如簽已奉市長核定，發府文稿可由第二層 (局、處 長) ，加蓋「案奉核定蓋決行章」 (如附式) ，逕以市長名義行文 ，同時稿與文不再蓋「代為決行」及「第二層決行」章，各機關得 比照此規定辦理。 附式：蓋於發文稿決行處 (寬 0.7 公分、長 3.5 公分)

十九、授權決定處理之公文，認屬性質重要或有了解內容之必要者，應按 月列表陳報備查，或指定範圍，於發文時以抄本送上層查閱。

二十、各機關首長及各層主管對分層負責之授權事項，應切實監督。如發 現不當情事，應隨時修正。

二十一、本府公文分為「令」、「呈」、「函」、「公告」、「其他公文 」五種。 (格式如附件一) (一) 令：發布市單行法規，發表人事任免、遷調、獎懲時使用。 (二) 呈：對總統有所呈請或報告時用。 (三) 函：各機關處理公務，有下列情形之一時使用。 1.上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 2.下級機關對上級機關有所請求或報告時。 3.同級機關或不相隸屬機關間行文時。 4.人民與機關間之申請與答復時。 (四) 公告：各機關就主管業務或依法規規定，向公眾或特定之對象 宣布週知時使用。其方式得張貼於機關之公告欄，或利用報刊 等大眾傳播工具廣為宣布。需知會其他機關者，應另行文檢送 。 (五) 其他公文： 1.書函： (1) 於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。 (2) 代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，舉凡答復簡單案 情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行 文時均可使用，其適用範圍較函為廣泛，其性質不如函之 正式性。 2.開會通知單：召集會議時使用。 (格式如附件二) 3.公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單 正確說明之事項，經通話後，發話人如認有必要，可將通話 紀錄製作二份，以一份送達受話人，雙方附卷，以供查考。 (格式如附件三) 4.手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。 5.簽：承辦人員就職掌事項，或機關首長對上級機關有所陳述 、請示、請求、建議時使用。 6.報告：公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等；或 機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。 7.箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用。 8.聘書：聘用人員時使用。經簽准後，逕予發聘或用「函」檢 附。 9.證明書：對人、事、物之證明時使用。 10.證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用 。 11.契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用。 12.提案：對會議提出報告或討論事項時使用。 13.紀錄：記錄會議經過、決議或結論時使用。 14.節略：對上級人員略述事情之大要，亦稱綱要。起首用「敬 陳者」，末署「職稱、姓名」。 15.說帖：詳述機關之掌理業務辦理情形，請相關部門予以支持 時使用。 16.定型化表單 17.其他依身分、公務性質及處理方式所需用之文書。

二十二、「令」之製作要領如下： (一) 發布令 (發布市單行法規之令) ：可不分段，敘述時動詞一律 在前。 例如：訂定「○○○施行細則」、修正「○○○辦法」第○條 條文、廢止「○○○辦法」 (作法舉例如附錄八) 。但多種法 規同時發布，可併入同一令內處理。法規命令之發布並應登載 於本府公報或新聞紙，需知會其他機關者，應另行文檢送。 (二) 人事命令：分任免、遷調、獎懲。由人事處訂定格式，並應遵 守由左至右之橫行格式原則。

二十三、「函」之製作要領如下： (作法舉例如附錄八) (一) 一般原則： 1.文字敘述應明白曉暢、詞意清晰，以達到「簡、淺、明、確 」之要求。 2.文句應正確使用標點符號。 3.文內避免層層套敘來文，祇摘述要點。 4.應採用語氣肯定、詞意妥切、互相尊重之語詞，避免使用艱 深費解、無意義或模稜兩可之詞句。 5.函的結構，採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式，案 情簡單者，得用「主旨」一段完成，不必硬性分割為二段、 三段；「說明」、「辦法」兩段段名，均可因事、因案加以 活用。 (二) 分段款式： 1.「主旨」：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具 體扼要。 2.「說明」：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘 述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。本段段名，可 因公文內容改用「經過」、「原因」等其他名稱。 3.「辦法」：向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述 時，用本段列舉。本段段名，可因公文內容改用「建議」、 「請求」、「擬辦」、「核示事項」等其他名稱。 (三) 各段規格： 1.每段均標明段名，段名之左不冠數字，段名之右加冒號「： 」。 2.「主旨」一段不分項，文字緊接段名之冒號後書寫。 3.「說明」、「辦法」如無項次，文字緊接段名之冒號後書寫 ；如分項條列，應另列縮格書寫 (一字、一符號一碼) 為一 、二、三、……， (一) (二) (三) ……，1.2.3.……， (1) (2) (3) ……。 4.「說明」、「辦法」中，其分項條列內容過於繁雜或含有表 格者，應編列為附件。 (四) 行政規則以函檢發，多種規則同時檢發，可併入同一函內處理 ；其方式以公文分行或登載政府公報或機關電子公佈欄。但應 發布之行政規則，依法規命令之發布程序辦理。

二十四、「公告」製作要領如下： (作法舉例如附錄八) (一) 公告一律使用通俗、簡淺易懂之文字，避免使用艱深費解之詞 彙。 (二) 公告文字必須加註標點符號。 (三) 公告內容應簡明扼要，非必要者各機關來文日期、文號及會商 研議過程等，不必在公告內層層套用敘述。 (四) 公告之結構分為「主旨」、「依據」、「公告事項」 (或說明 ) 三段，段名之前不冠數字，分段數得用「主旨」一段完成者 ，不必勉強湊成二段、三段。 (五) 公告登載時，得用較大字體簡明標示公告之目的，不署機關首 長職稱、姓名。 (六) 一般工程招標或標購物品等公告，得用定型化格式處理，免用 三段式。 (七) 公告除登載於機關電子公佈欄者外，張貼於機關公告欄時，必 須蓋用機關印信，於公告二字右側闢出空白位置蓋印，以免字 跡模糊不清。 (八) 公告之分段款式： 1.「主旨」應扼要敘述公告之目的和要求，其文字緊接段名冒 號後書寫。 2.「依據」應將公告事項之原由敘明，引據有關法規及條文名 稱或機關來函，非必要不敘來文日期、字號。有二項以上「 依據」者，每項應冠數字，分項條列，另列縮格書寫。 3.「公告事項」 (或說明) 應將公告內容，分項條列，冠以數 字，另列縮格書寫。使層次分明，清晰醒目。公告內容僅就 「主旨」補充說明事實經過或理由者，改用「說明」為段名 。公告如另有附件、附表等文件時，僅註明參閱某某文件， 公告事項內不必重複敘述。

二十五、其他公文製作要領如下： (一) 書函：書函之結構及文字用語比照「函」之規定。 (作法舉例 如附錄八) (二) 定型化表單之格式，由各機關自行訂定，並應遵守由左至右之 橫行格式原則。

二十六、簽之撰擬要領如下： (一) 簽之一般原則： 1.機關內部單位簽辦案件：依分層授權規定核決，簽末不必敘 明陳某某長官字樣。 2.對機關首長之「簽」，文末得用「敬陳○○長」字樣。 (二) 擬辦方式： 1.先簽後稿： (1) 訂定、修正、廢止法規案件。 (2) 有關政策性或重大興革案件。 (3) 牽涉較廣，會商未獲結論案件。 (4) 擬提決策會議討論案件。 (5) 重要人事案件。 (6) 其他性質重要必須先行簽請核定案件。 2.簽稿併陳： (1) 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件 。 (2) 依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。 (3) 須限時辦發不及先行請示之案件。 3.以稿代簽：為一般案情簡單 ，或例行承轉之案件。 (三) 簽之款式： 1.簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式辦理 (作法舉 例如附錄八) 。各段應截然劃分，「說明」一段不提擬辦意 見，「擬辦」一段不重複「說明」。 (1) 「主旨」：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不 分項，一段完成。 (2) 「說明」：對案情之緣由、經過與有關法規或前案，以及 處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。 (3) 「擬辦」：為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具體 處理意見，或解決問題之方案。 2.一般存參或案情簡單之文件，得於原件文末下方空白處簽擬 。或使用便箋 (格式如附件四) ，以條列式簽擬。

二十七、稿之撰擬要領如下： (一) 草擬公文應按文別應採之結構撰擬。 (二) 撰擬款式： 1.按行文事項之性質選用公文名稱，如「令」、「呈」、「函 」、「書函」、「公告」等。 2.一案須辦數文時，依下列原則辦稿： (1) 須同時發本機關文及上級機關文者，應分稿擬辦，。 (2) 一文之受文者有數機關，內容大同小異者，同稿併敘，將 不同文字列出，並註明某處文字針對某機關；內容小同大 異者，應分稿撰擬，如以電子方式處理者，可用數稿。 3.「函」之本文，除按規定結構撰擬外，並應注意下列事項： (1) 定有辦理或復文期限者，應在「主旨」內敘明。 (2) 承轉公文，應摘述來文要點，無法摘敘時，可照規定列為 附件。 (3) 概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等， 列入「主旨」，不必在「辦法」段內重複；至具體詳細要 求有所作為時，應列入「辦法」段內。 (4) 「說明」、「辦法」須分項條列清楚，每項表達一意，其 意義完整者，雖一句，可為一項；否則雖字數略多亦不應 割裂。 (5) 文末之首長簽署，敘稿時，無須列註，以求簡化。 (6) 須以副本分行者，應在「副本」項下列舉；如要求有所作 為時，則應在「說明」段內列明。 (7) 為協助下級機關或屬官統一解釋法令、認定事實、及行使 裁量權，而訂頒之解釋性規定及裁量基準，應另登載於本 府公報。

二十八、簽、稿撰擬之作業要求： (一) 正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主 題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。 (二) 清晰：文義清楚、肯定。 (三) 簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。 (四) 迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定期間內 完成。 (五) 整潔：簽稿均應保持整潔，字體力求端正。 (六) 一致：機關內部各單位撰擬簽稿，文字用語、結構格式應力求 一致，同一案情之處理方法不可前後矛盾。 (七) 完整：對於每一案件，應作廣泛深入之研究，從各種角度、立 場考慮問題，對相關單位應切取協調聯繫，構成完整之幕僚作 業。 (八) 週詳：所提意見或辦法，應力求週詳具體，適切可行。並備齊 各種必需之文件，以供上級採擇。

二十九、公文用語規定如下： (一) 期望及目的用語，得視需要酌用「請」、「希」、「查照」、 「鑒核」或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見復」、 「轉行照辦」等。 (二) 准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語，必須明確肯定 。 (三) 直接稱謂用語： 1.有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「 鈞」；自稱「本」。 2.無隸屬關係之機關：對上級稱「大」；平行稱「貴」；自稱 「本」。 3.對機關首長間：上級對下級稱「貴」，自稱「本」；下級對 上級稱「鈞長」；自稱「本」。 4.機關 (或首長) 對屬員稱「台端」。 5.機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「台端」 ；對團體稱「貴」，自稱「本」。 6.行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為「貴機 關」和「貴單位」。 (四) 間接稱謂用語： 1.對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要時 得稱「該」；對職員稱「職稱」。 2.對個人一律稱「先生」「女士」或「君」。

三十、各機關公文用紙之質料、尺度及格式規定： (一) 質料：七十磅以上米色 (白色) 模造紙或再生紙。 (二) 尺度：採國家標準總號五號用紙尺度Ａ４。 (三) 格式：依附件所列。其他各種表簿、格式、附件，得由各主管機 關統一規定，依Ａ４尺度印製使用。但應遵守由左至右之橫行格 式原則。

三十一、文書收發之一般規定如下： (一) 各機關文書收發人員 (以下簡稱登記員) ，應以編制內職員充 任之。 (二) 各機關文書收發之區分： 1.總收發。 2.單位收發。 3.基層收發 (登記桌) 。 4.簽稿收發。 前項文書收發，以本府為主體者，秘書處為總收發，各局處會 為單位收發，各科室為基層收發；以局處會或各區公所為主體 者，以各該機關為總收發，其所屬之科室 (組) 為基層收發； 各機關綜合文稿之單位，辦理簽稿承轉登記者，為簽稿收發。 (三) 各級登記員應接受研考單位 (人員) 之考核與查詢。必要時， 得予以輔導或訓練；異動時，應先會知。並應將其業務有關事 項詳細交代接辦人員。 (四) 各級登記員應每日將收發文件數統計，彙製月報表，按月陳主 管核閱。 (五) 各機關為辦理文書收發、查詢，設立登記桌規定如下： 1.機關組織較小者，設立一個登記桌。但平均每月辦理收文不 滿五十件者，得指定人員兼辦之。 2.每一基層單位，以設立一個登記桌為原則。 3.每一登記桌，每月辦理收文以五百件為原則。在八百件以上 者，得視實際情形增設之。 4.同一基層單位，設有二個以上之登記桌者，應冠以數序區分 之。

三十二、文書作業電腦化機關辦理收發，承辦人簽收清單及各類送件清單 其保管年限為一年。

三十三、簽收應依下列規定辦理： (一) 外 (總) 收發人員收到公文或函電，除普通郵遞信件外，應先 將送件人所持之送文簿或清單，逐一查對點收，並就原簿 (單 ) 註明收到時間，蓋戳退還；如無送文簿 (單) ，應掣給收據 (格式如附件五) 。未設總收發之機關，應指定專人辦理。 (二) 外 (總) 收發人員收到公文，應予收文登錄 (格式如附件五之 一) ，除速件須隨收隨送外，普通文件每二小時彙送一次。封 套上標明機密或指定收件人為長官之親啟函件，分別用送文簿 登記，隨收隨送長官親收或指定之人員點收處理。

三十四、總收發人員收到傳真公文或電子交換公文，應依附錄一、二之一 、三之規定辦理收文登錄，並於公文首頁右下方加蓋 (印) 收文 章戳 (其規格如附件七) ，傳真之公文非普通紙印出者，應經影 印後，依規定處理。

三十五、拆驗應依下列規定辦理： (一) 應防封套內所裝公文緊靠封口，注意剪拆。 (二) 一封內如有來文二件以上者，應逐一登錄其件數及文號。 (三) 查對附件，應對照來文逐件清點，登錄其手續如下： 1.附件應加整理，附於原文之後。 2.附件如屬現金、有價證券、貴重或大宗物品，應先送承辦單 位點收保管，並於文內附件右方簽章證明或就原分文簽收清 單附件欄內簽章證明。 3.附件與公文以不分離為原則，由登記員裝訂於文後隨文附送 ；附件較多不便裝訂者，應裝袋附於文後，並書明○○號附 件字樣。 4.附件未到或附件先到，應俟附件到齊後再行分文；公文如為 速件，得先送承辦單位簽辦。其附件不齊全或漏檢或逾正常 時間未寄到時，應速洽詢，並得退還原發文機關。 (四) 經拆封檢查，如發現封面所列號碼與封內公文號碼不符，或有 文無號，或原發文日期與發郵日期有疑問時，應於文面上方分 別註明收到日期，並向原發文機關查詢。 (五) 來文如屬訴願案、訴訟案、人民陳情案或其他具有時效性之文 件，其封套應訂附於文後，以備查考；郵寄公文之封套所貼郵 票，不得剪除。 (六) 來文如有誤投，應投還原發文機關。其有時間性者，得代為轉 送，並通知原發文機關，同時在收文表中註明。 (七) 封面未標明機密字樣，經拆封後如發現其內容有保密之必要， 應作機密文件處理。

三十六、分文應依下列規定辦理： (一) 分文人員應視公文之時間性、重要性、依本機關之組織與職掌 ，認定其承辦單位，分別在原文左上角加蓋承辦單位戳，依序 迅確分辦；對來文未區分等級而認定內容確係急要者，應加蓋 戳記，以提高承辦人員之注意。 (二) 如係電報或外文文件，應指定人員譯出主旨後，再按程序分辦 。 (三) 來文內容涉及二個單位以上者，應以來文所敘業務較多或首項 業務之主辦單位為主辦單位，於收辦後再行會辦或協調分辦。 (四) 來文屬急要件或案情重大者，應先提陳核閱，然後再照批示依 收文手續辦理分送承辦單位，如認有及時分送必要者，應同時 影印分送。 (五) 機關首長或單位主管交下之公文，分文時應於公文上加註「○ ○○交下」。 (六) 凡經本府分辦之文件，機關收文人員認為不屬於本機關主管業 務範圍者，應簽註意見送由主任秘書以上人員核章後，於工作 時間四小時內退回本府總收發改分，逾限由各機關逕行移送該 業務職掌機關，並副知本府總收發，受移機關如有意見，應即 先行與移文機關溝通協調，如無法解決，再陳明理由簽請上一 級長官裁定，非經核可不得再行移還。 (七) 分文發生困難時，應簽陳主任秘書以上人員核示辦理。

三十七、來文經分文後，應將公文基本資料詳實登錄，並依序編列收文字 號，於來文首頁右下方加蓋收文日期編號 (格式如附件八) 或黏 貼文號條碼。機密文件得註明「密不碼、代名登錄。

三十八、總收文號按年順序編號，年度中間如遇機關首長異動時，其編號 仍應持續，不另更換。

三十九、經編列字號之收文，應製分文簽收清單 (格式如附件九) ，送單 位收發或基層收發 (登記桌) 在清單上簽章，並視需要印製收文 登記表 (格式如附件六) 。

四十、承辦單位因故遺失業經收文編號之公文，經原發文機關補發後要求 補辦收文手續時，仍應沿用原收文日期及原收文號。

四十一、未經編號之收文，應送總收發補辦編號登記，再行處理。

四十二、下列文件，不予編號，應另登錄送文簿，送承辦單位辦理： (一) 各種定期及例行表報。 (二) 通報及知會之文件。 (三) 機關首長私人往來之文電。 (四) 邀請參加紀念性集會之文件。 (五) 贈送書刊及資料之文件。

四十三、分文後之公文遞送，除急要件應隨到隨送外，普通件以每日上、 下午分批遞送為原則。但因業務需要或所屬單位較多之機關，得 設公文交換中心，定時集中交換。

四十四、機關內部文件如屬機密件、急要件或附有大量現金、有價證券及 貴重物品之公文，應由指定人員或承辦人員親自遞送。

四十五、各機關內部單位，應視業務需要，指定專人擔任單位收發，並應 與文書主管單位及公文稽催單位保持密切聯繫，並依下列規定辦 理： (一) 單位收發人員，收到文書主管單位送來之文件，經點收並登錄 後，如認為重要或分文發生困難時，應先請示主管再送承辦人 。 (二) 承辦單位收受之文件，認為非屬本單位承辦之業務，經主管核 閱後，得退回總收發改分，或逕行移送其他單位辦理，並通知 分文人員；受改分單位如有意見，應簽明理由陳請主任秘書以 上人員裁定，不得再行移還。 (三) 未經文書單位收文之文件，處理時，應登簿送由文書主管單位 補辦收文登記手續。 (四) 經掛號陳核之文書，應送登記員銷號後歸檔。

四十六、會辦之文件，受會機關應視同速件，並依收發文程序處理，機關 內單位間之受會案件，不予編號，其件數不列入收文統計。

四十七、登記員收到由單位收發送交之公文，經點驗清楚後，應在簽收清 單上蓋收文章戳，填寫收到月日時分退還，另於電腦簽收後列印 單位公文分文簽收清單，隨文請承辦人蓋章簽收。

四十八、登記員點收文件時，遇有必須退回單位收發改分之文件應依下列 規定辦理： (一) 應於電腦登錄退文，由承辦人員或登記員在退文送件簽收清單 承辦機關欄內，填註「理由」退單位收發改分，並於右邊註明 退文月日時分，陳由單位主管蓋章同意。 (二) 並將退文送件簽收清單 (格式如附件十) 隨文退回單位收發改 分，如已編基層收文號者，應予註銷文號。

四十九、登記員收到改分承辦人之公文，應於電腦作承辦人員異動登錄， 再將原承辦人簽收清單隨文送改分之承辦人員簽收。

五十、各機關移文時，登記員應依下列規定處理公文收文號： (一) 府收文：移出機關另以本機關文號，將該府文當附件函送，同時 副知本府秘書處。移入機關則視該府文為新收案件，重新掛本機 關文號收文，原府號則不再使用，若須發府文，則重新提取府號 。 (二) 本機關收文：移出機關以該文之收文號發文 (收發文同號) ，將 原收文號結案。移入機關則視該文為新收案件，重新掛號收文。

五十一、登記員對創簽稿文件，應視同來文，按一般程序登錄公文基本資 料與文號，以承辦人最後簽定時間登錄於擬辦時間欄。

五十二、以文管制之案件，得以分段作業方式辦理。

五十三、以「案」管制之案件，該案之起始收文號於結案時，始能銷號。 處理中有發文需要者，另以原文號之附號方式處理。

五十四、以「案」管制之案件，發文之附號稿退原承辦單位 (人) ，而於 主案結案時一併歸檔。辦理過程中之後續收文，均可簽准後存查 銷號，並以一般公文管制及統計。

五十五、一般公文中之彙辦、併辦案件，以首件公文文號管制及統計，其 餘後續之收文，依一般公文管制及統計。

五十六、登記員對存查案件，應依下列規定辦理：經核定存查文件，應於 登錄後，印製存查歸檔送件清單 (格式如附件十一) 二份，隨文 逕送檔案室點收，以一份蓋章退還登記員保存。

五十七、登記員對會辦文件，應依下列規定辦理。 (一) 送會單位： 1.應於電腦作送會資料登錄，並列印送會簽收清單 (格式如附 件十二) 隨文送會。 2.原登記桌收到會畢之文件，應核對清單，並於電腦作受退會 收件登錄。 (二) 受會單位： 1.應就清單核對後簽收退回，並於電腦作受會登錄後，比照收 文程序分文，由承辦人簽收。 2.退會時應於電腦作退會登錄，列印退會簽收清單， (格式如 附件十二) 隨文退回。

五十八、登記員接到承辦人員申請展期時，應於電腦作展期登錄。

五十九、登記員對已屆預定結案日期仍未辦畢亦未申請展期之文件，應即 查詢承辦人員後，依規定辦理展期，如承辦人員仍不申請展期時 ，應即報告單位主管處理。

六十、登記員每日應列印： (一) 預定結案日期前一日查詢單，送請單位主管參處。 (二) 已屆查詢日之逾期公文展期申請單送承辦人申請展期 (展期申請 單需註明延展日期、理由，承辦人員蓋章及單位主管核准蓋章， 並簽註月日時分) 。

六十一、登記員接到承辦人員陳核文件時應依下列規定辦理： (一) 有來文 (收文號) 者：登錄公文陳核送件處理，並列印陳核送 件簽收清單 (格式如附件十三) 二份，送簽稿收發人員簽章一 份退回備查。 (二) 無來文 (創稿或創簽) 者：就創稿 (簽) 之層級定位 (府或局 、處) ，先予創號登錄，並將所創文號加蓋於稿面上，再比照 前款陳核程序辦理。

六十二、陳核 (判) 文件應視其速別、性質、密等分別使用公文夾 (格式 如附件十四) ，以一文一夾為限。

六十三、使用公文夾應注意事項如下： (一) 文書處理之過程中，均應使用公文夾，並以公文夾顏色做為機 關內部處理速度之識別。 (二) 公文夾用較厚且較堅韌之紙印製，密件公文應用特製之密件袋 。 (三) 公文夾之正面標明承辦人員之單位。 (四) 公文夾區分如下： 1.最速件用紅色。 2.速件用藍色。 3.普通件用白色。 4.機密件用黃色或特製之密件袋。 5.答覆議員質詢案 (隨到隨閱) 用綠色。 (五) 公文夾之應用，必須與夾內文書之性質相稱。 (六) 各機關公文夾之尺寸及封面格式應依下列規定辦理： 1.尺寸：公文夾未摺疊前之尺寸長＊寬為 60 ＊ 45 公分，四 邊留 5 公分由外向內折邊，摺疊後長＊寬為 50 ＊ 35 公 分。 2.封面格式：公文夾正中間下方標明「 (機關全銜) 公文夾」 ，中間下方標示「承辦單位」，左上角空白處標示「重大工 程案件」「工作計畫案件」「政策方針案件」「首長交辦案 件」「人事任免案件」「爭議性案件」「法令規章案件」「 陳情訴願案件」等訊息。由承辦人依公文性質分別勾選，速 別須與公文夾顏色規定相符。

六十四、文件判行後，登記員送繕時應於電腦作送繕登錄並將清單隨文送 繕打人員簽收蓋章後退回。

六十五、簽稿收發人員對各單位所送之簽稿及提陳文件，應依原送公文登 記簿或陳核送件簽收清單所載逐件點清，簽章後交還。

六十六、簽稿收發人員應依各單位送來之陳核送件簽收清單及簽稿文件， 於電腦作簽收登錄，每日應列印簽稿收文登記表 (格式如附件十 五) 文件手續不完備須退件時，應作退件登錄，列印回稿退文簽 收清單 (格式如附件十六) 並隨文退回。

六十七、簽稿或提陳文件簽收後分送核 (閱) 稿人員審閱，再陳核 (判) 。

六十八、簽稿收發人員為陳判時，應列印陳核送件簽收清單二份隨文陳判 ，一份經簽稿收發人員簽章後退回。

六十九、簽稿收發人員於簽稿或提陳文件經核 (判) 後，應將批示結果登 錄並列印回稿退文簽收清單由取回公文者簽章；如在三日以上未 經核 (判) 者，應即查詢。

七十、交辦文件，應用送文簿登記，送總收發編號分文。

七十一、各級承辦人員於職務異動時應將承辦案件紀錄 (格式如附件十七 ) 連同負責保管業務有關之參考資料列入移交。

七十二、承辦人員收到分辦文件，應於分文簽收清單上簽收，簽收時間應 註記月日時分，清單於三小時內退還登記員，在下班前一小時內 收到者，得於翌日上班三小時內退還。

七十三、承辦人員認為所分文件，非其辦理之業務，須改分另一承辦人員 或單位時，應在退文送件簽收清單承辦人欄註明「改分」二字， 同時簽章，以示負責，並註明月日時分，經基層單位主管裁定後 ，退還登記員。

七十四、承辦人員認為所辦理文件，應移與另一單位或承辦人員續辦時， 依下列規定辦理： (一) 需由另一單位辦理後續作業者，原承辦公文即結案，原文影印 後，於首頁上方空白處簽註與正本相符移請續辦，經基層單位 主管裁定送續辦單位，另以創稿承辦。 (二) 離職或他調，原承辦案件，尚未結案，移交另一承辦人員辦理 時，應印製退文送件簽收清單承辦人欄寫一「移」字，同時簽 章後連同文件退回登記員。

七十五、承辦人員對彙辦及併辦案件，首件公文須於全案辦結時，予結案 登記。處理中有發文需要者，另以該文號之附號方式處理，並於 主案結案時一併歸檔。辦理過程中之後續收文，均可彙整簽准存 查，並依一般公文管制及統計。

七十六、承辦人員不能如期辦竣之案件，應依規定在預定結案日期屆滿次 日前申請展期。

七十七、各級承辦人員如延誤公文處理時限者，除追究行政責任外，如對 政府或申請人發生損害時，應負法律責任，各級主管人員並應負 行政上連帶責任。

七十八、承辦人員對機關首長或單位主管交辦之案件，或依職責範圍內之 事件，認為須以文書宣達或查詢時得自行擬辦。

七十九、承辦人員擬辦文書時，依法令規定必須先經會議決定者，應按規 定提會處理。法令已有明文規定者，依規定擬稿送核。無法令規 定而有慣例者依慣例。適用法令時，依法律優於命令、後法優於 前法、特別法優於普通法、後令優於前令及上級命令優於下級命 令之原則處理。

八十、承辦人員處理案件，須先經查詢、統計、核算、考驗、籌備、設計 等手續，而非短時間所能完成時，宜先將緣由向來文單位說明。

八十一、承辦人員對本案原有文卷或有關資料，應詳予查閱，以為擬議處 理之依據或參考。必要時並應摘要附送主管，作為核決之參考。

八十二、承辦人員簽具意見時，應力求簡明具體，不得模稜兩可，或晦澀 不清，尤應避免未擬意見而僅用「陳核」或「請示」等字樣，以 圖規避責任。

八十三、重要或特殊案件，承辦人員不能擬具處理意見時，應敘明案情簽 請核示或當面請示後，再行簽辦。

八十四、承辦人員對毋須答復或辦理之普通文件，得視必要敘明案情簽請 存查。

八十五、承辦人員對於來文或簽擬意見，如情節較繁或文字較長者，宜摘 提要點，以眉註方式，書於該段文字旁之空白處，或針對重要文 句，以色筆註記，須附送參考資料或檔案且數量較多時，除標明 附件號數外，並將重要處斜摺，露出上端或加籤條，以利核閱。

八十六、承辦人員對於來文之附件，有抽取應用之必要者，應於來文上書 明「附件抽取」字樣，並簽名或蓋章，除書籍等另由指定單位保 管外，應於用畢後或離職時歸檔。

八十七、承辨人員對於無轉行必要而為同一款式內容之重複附件，應於來 文或相關之併案文稿上註記「附件存檔一份，餘銷毀」字樣，經 核定後，將文稿及全部附件歸交檔案室處理。但有下列情形之一 ，並經註記者，仍應全部隨文歸檔： (一) 無法複製或無法替代者。 (二) 為法律行為之證據者。 (三) 為史料供證或文獻價值者。 (四) 為機密文書者。 (五) 其他法令另有規定者。

八十八、承辦人員辦稿時，應於稿面填列下列各項： (參見附錄八等) (一) 「文別」：按照公文程式條例之類別及有關規定填列。 (二) 「速別」：係指希望受文機關辦理之速別，填「最速件」、「 速件」或「普通件」。 (三) 「密等及解密條件或保密期限」：填「絕對機密」、「極機密 」、「機密」、「密」，解密條件或保密期限於其後以括弧註 記。 (四) 「附件」：請註明內容名稱、媒體型式、數量或其他有關字樣 。 (五) 「正本」或「副本」：應分別逐一書明全銜，或以明確之總稱 概括表示；其地址非眾所週知者，請註明。機關內部得以加發 「抄件」之方式處理。 (六) 「承辦人員」：由承辦人員於稿面簽署欄之適當位置蓋章，並 註明辦稿之月日時分。 (七) 「收文字號」：將總收文號填列於發文字號項下，如數件併辦 者，則只將首件之收文號填入 (各件收文附於文稿之後) 。如 無收文之創稿，則填一「創」字於稿面左上方適當位置。 (八) 「檔號」及「保存年限」：於稿面右上方適當位置列明。「保 存年限」參照檔案保存年限之規定填列，如有漏填，由基層收 發或核 (閱) 稿人員退請補填。 (九) 其他：「先簽後稿」、「簽稿併陳」、「以稿代簽」等擬稿說 明，或電子交換機制之類別、電子檔案名稱等標註於稿面左上 方適當位置。

八十九、下列特殊處理事項，由承辦人員斟酌情形，於稿面上方適當處予 以註明： (一) 刊登公報。 (二) 登報或公告，註明刊登之報名、版面、字體大小、日期或揭示 地點。 (三) 公務登錄，由指定之人員或主管單位自行辦理。 (四) 有時間性之文件，指明發出或送達時間。 (五) 會銜稿件，書明各會銜機關抽存之份數。 (六) 發後補判或先發後會之書明。 (七) 指定寄遞方法或投遞人。 (八) 指定公文收受人員或拆封之人員。 (九) 其他。

九十、承辦人員辦稿時，處理附件應注意事項如下： (一) 附件應檢點清楚，隨稿附送。 (二) 附件有二種以上時，應分別標以附件一、附件二……。 (三) 附件除附卷者外，如係隨文附送，辦稿時，用「檢送」、「檢附 」等字樣。 (四) 如需以原本發出，而原本僅一份時，應註明：「原本隨文發出， 抄本或影本存卷」。 (五) 如需以電子文件、抄本或影印本發出，辦稿時應書「附電子檔」 、「抄送」或「檢送××影印本」等字樣，並註明「原本存卷， 另以電子檔、抄本或影印本發出」。 (六) 附件宜儘量用電子文件 (七) 附件如不及或不能隨稿附送時，應註明「封發時，附件請向承辦 人員或某某洽取」字樣。 (八) 有時間性之公文，其附件不及隨文送出者，應註明「文先發，附 件另送」，並與發文單位聯繫，洽知發文號碼，備於補送附件時 註明。 (九) 行文時，不得將內部簽辦文件影印隨文檢附。

九十一、承辦人員擬稿應注意事項如下： (一) 擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡明、扼要為準。 (二) 引敘來文或法令條文，以扼要摘敘，足供參證為原則。如必須 引用全文，宜以抄件或影印附送。 (三) 各種名稱如非習用慣見，不宜省文縮寫。如遇譯文且關係重要 者，應以括弧加註原文，以資對照。 (四) 文稿表示意見，應有負責態度，或提出具體意見，供受文者抉 擇，不得僅作層轉手續，或用「可否照准」、「究應如何辦理 」等空言敷衍。 (五) 擬稿應以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分為數文 答復。 (六) 文稿內有重要性之數字，依本府橫書公文數字書寫規定。 (七) 引敘原文其直接語氣均改為間接語氣，如「貴」「鈞」等應改 為「本」「該」等。 (八) 法規之訂定、修正，於發布或轉發時，應於法規名稱之下註明 發布、核定或修正日期及文號。 (九) 簽，應載明年月日時分及簽辦單位。 (十) 擬辦復文或轉行之稿件，應將來文機關之發文日期及字號敘入 ，俾便查考。 (十一) 案件如已分行其他機關者，應於文末敘明，以免重複行文。 (十二) 辦稿應用規定格式，並須保持完整，不宜以剪貼方式代替。 (十三) 文稿內有多個機關名稱須同時出現時，應按照既定機關順序 ，由左而右依序排列，不得以併排方式處理。 (十四) 文稿如有添註塗改，須於添改處蓋章。 (十五) 文稿分項或分條撰擬時，應分別冠以數字，除法規條文依照 中央法規標準法之書寫規定外，餘應另列縮格書寫 (一字、 一符號一碼) 為一、二、三、……， (一) (二) (三) … …，1.2.3 …….， (1) (2) (3) ……上下左右空隙，應 力求勻稱，以資醒目。 (十六) 中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之；阿 拉伯數字、外文字母及併同於外文中使用之標點符號應以半 形為之。 (十七) 文稿有二頁以上者，須裝訂妥當，並於騎縫處加蓋 (列印) 騎縫章或職名章，同時於每頁之右下角加註頁碼。

九十二、承辦人員對於公文之送達，應依下列規定辦理： (一) 對無行政程序之行為能力人之送達，應向其法定代理人為之。 對於機關、法人或非法人之團體為送達者，應向其代表人或管 理人為之。法定代理人、代表人或管理人有二人以上者，送達 得僅向其中之一人為之。無行政程序之行為能力人未向本機關 陳明其法定代理人者，於補正前，得向該無行為能力人為送達 。 (二) 對於在中華民國有事務所或營業所之外國法人或團體之送達， 應向其在中華民國之代表人或管理人為之。 (三) 行政程序之代理人受送達權限未受限制者，應向該代理人為送 達。但認為必要時，得送達於當事人本人。 (四) 行政程序之當事人或代理人經指定公文送達代收人，並向本機 關陳明者，應向該代收人為送達。 (五) 下列情形，應辦理囑託送達： 1.於外國或境外為送達者，應囑託該國管轄機關或駐在該國之 中華民國使領館或其他機構、團體為之。不能依上述為送達 者，得將應送達之公文交郵政機關以雙掛號發送，以為送達 ，並將掛號回執附卷。 2.對於駐在外國之中華民國大使、公使、領事或其他駐外人員 為送達者，應囑託外交部為之。 3.對於在軍隊或軍艦服役之軍人為送達者，應囑託該管軍事機 關或長官為之。 4.對於在監所人為公文送達者，應囑託該監所長官為之。 5.於有治外法權人之住居所或事務所為送達者，得囑託外交部 為之。 (六) 辦理囑託送達後，經受囑託之機關或公務員通知已為送達或不 能送達者，應將該通知書附卷。 (七) 因證明之必要，得製作送達證書 (格式如附錄八) ，記載下列 事項： 1.交送之機關。 2.應受送達人。 3.應送達文書之名稱。 4.送達處所、日期及時間。 5.送達方法。 除電子傳達方式之送達外，送達證書應由收領人簽名或蓋章； 如拒絕或不能簽名或蓋章者，送達人應記明其事由。送達證書 ，應附卷歸檔。 (八) 對於不特定人之送達，得以公告或刊登本府公報或新聞紙代替 之。 (九) 送達係由當事人向本機關申請對第三人為之者，應將已為送達 或不能送達之事由，通知該當事人。

九十三、對於當事人之送達，有下列各款情形之一者，得依申請，准為公 示送達： (一) 應為送達之處所不明者。 (二) 於有治外法權人之住居所或事務所為送達而無效者。 (三) 於外國或境外為送達，不能囑託該國管轄機關或駐在該國之中 華民國使領館或其他機構、團體為之，或預知雖辦理囑託而無 效者。 有前項所列各款之情形而無人為公示送達之申請者，為避免行政 程序遲延，認為有必要時，得依職權為公示送達。當事人變更其 送達之處所而未陳明，致有第一項之情形者，得依職權為公示送 達。 依前三項規定為公示送達後，對於同一當事人仍應為公示送達者 ，依職權為之。

九十四、公示送達，依下列方式辦理： (一) 由承辦人員保管應送達之文書，而於機關公告欄黏貼公告 (作 法舉例如附錄八) ，告知應受送達人得隨時領取；並得將該文 書或其節本刊登本府公報或新聞紙 (作法舉例如附錄八) 。 (二) 公示送達自公告黏貼之日起，其刊登本府公報或新聞紙者，自 最後刊登之日起，經二十日發生效力；依第九十三點第一項第 (三) 款為公示送達者，經六十日發生效力。但第九十三點第 四項之公示送達，自黏貼公告欄翌日起發生效力。 (三) 承辦人員製作公示送達公告時，應參照前款規定，於公告內列 明公告張貼之期間。 (四) 為公示送達者，應另製作記載該事由及年、月、日、時之證書 附卷。

九十五、承辦人員對卸任首長任內判行文稿，如移交封印前未及時發出者 ，應再提陳新任首長核判。

九十六、承辦人員經辦之稿件，如尚未結案而急需續辦者，應填寫調卷單 向發文單位調用，發文單位將調卷單隨同其他案件原稿辦理歸檔 手續。

九十七、簽稿如有修改，應於修改處蓋職名章，修改過多時，應退回承辦 人員清稿後，連同原稿陳核 (判) 。已在簽稿上簽章，而未簽註 意見者，視為同意。

九十八、受理告密文件，除必須將原件批交有關機關辦理者外，不得將告 密人之姓名，住址轉行。匿名或不具名之告密文件不予受理。但 內容具有事證者，仍應審酌處理。

九十九、承辦人員對來文如因手續欠缺、程序不合或附件缺漏，應就原件 詳加批註，逕行發還補正，不另行文。

一○○、機關內部各單位承辦公務，必須通報其他單位或員工者，應以承 辦單位名義通報，或以原件傳閱會章，不必以機關名義行文轉知 。

一○一、下列文件，得逕行簽擬存查： (一) 無轉行或答覆必要之文件。 (二) 下級機關送請例行備案或備查之文件及表報。 (三) 本機關蒐集或受贈與之參考資料。 (四) 屬通知參考性之副本。

一○二、下列文件，應併案辦理： (一) 各件公文案情相同者。 (二) 同一案情之正副本。 (三) 對其他機關來函查催案件，而仍待辦者。

一○三、需彙整始能辦理之往復與轉行文件，應彙案辦理。

一○四、較為繁複之圖表、會計、統計之格式、人事及其他業務上專用之 報表，經核定後，承辦單位得按所需份數自行繕校或繪製。

一○五、承辦人員其他應注意事項如下： (一) 緊急事項得先以電話洽辦，隨即補具公文。 (二) 凡請示、核備、通知、催辦及得以簡明文字答復之例行案件， 應利用定型化公文。 (三) 公文書或附件需要收文機關轉發者，應儘量附送電子檔案，以 節耗費而爭時效。 　 (四) 來文內有極顯明之錯誤字句，應電洽改正，或於抄發時在文旁 改正。如摘敘入稿，則逕行改正或避免錯誤之字句。 (五) 登載電子公布欄之文書，如對某些特定對象有所影響，或需其 有所作為時，應另以書函或電子郵件，告之登載位置及內容概 要，以利其配合辦理。

一○六、承辦人員對公文內容背景應確實明瞭，經擬辦後，應即分別按其 性質放入公文夾遞送主管審核或核定。如與其他機關或單位有關 者應先行協調會商，並依下列規定辦理。 (一) 如果有涉及其他機關或單位權責時，雙方承辦人員應先行溝通 協調，如無法解決，再由主管與主管協調，並應本相互尊重對 方立場共同研商解決處理，未經溝通協調前，不得簽請召開會 議商討。如有涉及數個機關或單位權責雖經協調仍無法解決時 ，應先簽提本府主任秘書會報討論，如仍無法解決時，再提請 市政會議討論解決，經決定作成紀錄後，不再送會。但主辦單 位應將會議紀錄隨同原案逕行敘稿陳核 (判) ，並以副本分行 有關機關或單位。 (二) 協調會商方式，應依問題之繁簡難易及案件之輕重緩急，就下 列各目選用之： 1.以電話洽詢或面洽並記錄備查。 2.以簽稿送會有關機關或單位，其送會機關或單位較多者，宜 採用簽稿會核單 (格式如附件十八) ，會銜公文採用會銜公 文會辦單 (格式如附件十九) 。 3.提例會討論。 4.約集有關機關或單位人員定期舉行會議商討。 5.臨行約集有關機關或人員會商。 6.自行持稿送會。 7.以書函洽商。 (三) 送會案件，主辦機關或單位應先敘明本機關或單位就該案具體 意見，再行送會。未敘明者，受會機關或單位得予退回。 (四) 各機關會請法規會表示意見案件，如簽會數機關時，應將法規 會列於最後會辦機關。但情況急迫，須同時簽會數機關者，不 在此限。

一○七、文稿如經會商、協調後，應依下列規定辦理，但非政策性之緊急 文稿為爭取時效，得先發後會： (一) 已於擬辦時會核之案件，如稿內所敘與會核時並無出入，應不 再送會。 (二) 各單位於其他單位送會之簽稿，如有意見應即提出。如未提意 見，一經會簽，即認為同意，應共同負責。 (三) 會稿單位對於文稿有不同意見時，應由主辦單位綜合修改後， 再行陳核，會銜者亦同。

一○八、文書陳核時應依下列規定辦理： (一) 文書之陳核，應於稿面適當位置蓋章 (簽稿併陳者，簽稿均應 蓋章) ，其權責區分如下： 1.初核者係承辦人員之直接主管。 2.複核者係承辦人員直接主管之上級核稿者。 3.會核者係與本案有關之主管人員 (如無必要則免送會) 。 4.決行者係依分層負責規定之最後決定人。 (二) 陳核之文件如未簽擬意見，應交還重擬，再行陳核。 (三) 承辦人員擬有二種以上意見備供採擇者，首長或主管應明確擇 定一種或另批處理方式，不可作模稜兩可之批示。 (四) 重要文稿之陳判，應由承辦人員或單位主管親自遞送。

一○九、核稿應注意事項如下： (一) 核稿人員對案情不甚明瞭時，可隨時洽詢承辦人員，或以電話 詢問，避免用簽條往返。 (二) 核稿時如有修改，應注意勿將原字句塗抹，僅加勾勒，從旁添 註，並於修改處蓋職名章。 (三) 上級主管對於下級簽擬或經辦之稿件，認為不當者，應就原稿 批示或改正，不宜輕易發回重擬。 (四) 核稿人員對於承辦人員所填稿件之機密性、時間性或重要性， 認為不當時，得予改定並蓋章。 (五) 兼任數項核稿職務者，同一文稿，以核閱一次為限。

一一○、閱稿應注意事項如下： (一) 簽稿是否相符、前後案情是否連貫、有關單位已否會洽。 (二) 程式、數字、名稱、標點符號及引用法規條文等是否正確。 (三) 文字是否通順、措詞是否恰當、有無錯別字。 (四) 對於文稿內容如有不同意見，應洽商主管單位或承辦人員改定 ，或加簽陳請長官核示，不宜逕行批改。

一一一、決行應注意事項如下： (一) 文稿之決行按分層負責之規定處理。 (二) 注意每一文稿之內容，各單位間文稿有無矛盾、重複及不符等 情形。 (三) 對陳判之文稿，認為無繕發必要尚須考慮者，宜作「不發」或 「緩發」之批示。 (四) 決行時，如有疑義，應即召集承辦人員及核稿人員研議，即時 決定明確批示。 (五) 以首長授權之職名章 (即甲、乙、丙、…章) 蓋章決行時，本 人核稿處亦應蓋本人職名章。其他介於首長與本人間之各級長 官授權職名章則毋須加蓋。 (六) 核稿人員代理決行者決行文稿時，應於決行處蓋本人職章，並 於蓋章處右側加一「代」字，本人核稿處毋需再行蓋章。 (七) 承辦與決行同為一人時，應各在承辦人員處與決行處蓋章。

一一二、回稿、清稿、複閱應注意事項如下： (一) 稿件於送會或陳判過程中，如改動較多或較為重大者，會核或 核決人員宜退回承辦人員閱後，再行送繕。 (二) 文稿增刪修改過多者，應送還承辦人員清稿，清稿後應將原稿 附於清稿之後，再陳核判。其已會核會簽者，不必再會核簽。 (三) 機關首長批示，如有不同意見或指示事項，可依陳核反順序依 次複閱，或列印批示之內容，提供複閱。

一一三、登記員或承辦人對送發 (繕校) 文件，應依核判內容完成文件修 改，並填寫送校發文簽收清單一式二份 (格式如附件二十) 送交 (繕校) 發文單位。

一一四、稿轉公文時應注意事項如下： (一) 對批「發」之文稿，如發現有錯誤或可疑之處時，應先請承辦 人確認修正後再行轉製。 (二) 各機關之行文，應一律使用統一之公文格式 (如附件一) ，如 屬例行公文，則儘量利用定型之格式。 (三) 文件內之銀錢、數字、人名、地名、日期或較重要之辭句不得 因轉製錯誤而任意添註、塗改及挖補。 (四) 轉製之文件應將發文日期、字號填入。文件內容避免獨字成列 ，獨列成頁。遇有畸零字數或單列時，宜儘可能緊湊。

一一五、校對應注意事項如下： (一) 待發之公文應由校對人員或承辦人負責校對，校對時應注意公 文之格式、內容、標點符號與原稿是否相符。 (二) 機密及重要文件，應指定專人負責校對。 (三) 校對人員發現待發之公文有嚴重錯誤時，應退回重新處理。紙 本公文本之改正，應於改正處加蓋校對章。 (四) 校對人員如發現原稿有疑義或有明顯誤漏之處，應洽承辦人員 予以改正；文內之有關數字、人名、地名及時間等應特加注意 校對。 (五) 公文校對完畢，應先檢查受文者及附件是否相符齊全，若文件 在二頁以上，須於騎縫處加蓋 (印) 騎縫章，再於原稿加蓋校 對人員章，將文稿登錄後連同送校發文簽收清單送監印人員蓋 印。 (六) 重要公文及重要法案承辦人應先校對，嗣複校後再送發。

一一六、總發文字號，得視實際需要，採用收發文同號方式，以簡化收發 文處理手續。

一一八、發文登錄人員清點發文文稿時，如發現有漏填發文日期及字號者 ，應予補填。二件以上之彙辦文稿，以其中第一件收文之收文號 碼為發文號碼。經清點完畢之發文文稿，應逐件登錄於電腦管理 ，並於送校發文簽收清單簽章。

一一九、機密文書發文時，應由機關首長指定之人員檢查發文日期字號是 否填入、附件是否齊全後，再行封發，並逐件登錄於電腦管理系 統或總發文登記表，其案由欄內應註明「密不錄由」，或以代碼 、代名登錄。

一二○、回復免備文案件除免擬繕文稿外，其處理程序與一般公文相同。 於發文時，應分別於存卷之原本及發出之正本上加蓋受文者及發 文日期字號章戳，並列入發文件數統計。

一二一、經登錄之待發公文，應由總發文人員依送校發文簽收清單，詳加 查檢核對，如有漏蓋印信、附件不全或受文單位不符者應分別退 還補辦。核對完畢後人工交換時，交換清單 (如附件二十一) 應 隨文如數封發，並俟受文機關簽收蓋章退回後，留存備查。

一二二、待發之公文，如係機密文書、最速件、開會通知單或有時間性者 ，總發文人員應特別於封套 (格式如附件二十二之二) 上標註， 以引起受文機關注意。機密文書應另加外封套，以重保密。

一二三、同一受文機關之公文，除最速件應提前封發外，其餘普通件得併 封發出，並在公文封套 (格式如附件二十二) 上註明文號件數。

一二四、發文附件應由總發文人員隨文封發；為現金、票據、有價證券或 貴重物品，應由承辦單位檢齊封固書明名稱、數量，並在封口加 蓋經辦人印章隨同公文送交總發文人員辦理封發。

一二五、凡體積較大、數量過多之附件需另寄者，應在公文附件項下註記 附件另寄，並應在附件封面書明某字號之附件同時付郵。

一二六、公文之送達或付郵由總發文人員統一辦理。

一二七、送達公文及附件，除特殊情形經陳奉核准者外，應直接送達受文 之機關。

一二八、人工交換之公文，應填具交換清單按每日規定時間、地點集中交 換。電子交換之公文，應於發送後，由發送人員於原稿首頁及發 文送件清單上蓋「已電子交換」章戳 (如附件七) ，並至遲於發 文次日，檢視發送結果，並為必要之處理。

一二九、郵遞公文應分上下午二次送郵，最速件應隨時送郵；並印製郵資 統計表 (格式如附件二十三、二十四) ，以為郵資報銷之依據。

一三○、郵寄人事命令、證件、有價證券、訴願文件、機密文書及對受文 者權利義務有重大影響之文件時，應以掛號郵件寄發。

一三一、機關內部各單位送發之文件，應以有關公務者為限，由單位收發 人員登記送文簿遞送。但受文單位不在同一處所者，得交由總收 發人員遞送。

一三二、總收發人員應隨時注意登記有關機關及人員之通訊地址，以便文 件之投送。

一三三、發文人員應定時查驗發文清單登記之文件送達情形。

一三四、各機關文件發出後，發文人員應將原簽、稿及附件整理，印製發 文歸檔清單二份 (格式如附件二十五) ，逕送本機關檔案室檔管 人員點收，集中歸檔。府發文部分，一律退稿原承辦機關 (檔案 室) 。各機關對退還之原簽稿，嚴禁交由承辦人員自行保管。 前項之退簽稿，如係以首件來文之收文號之附號發文者，應退回 承辦人續辦。

一三五、減少文書數量應注意事項如下： (一) 各級機關本於其職掌範圍規定處理之事項，除法令規定及性質 重要者外，不必報備。 (二) 無轉行或答復必要之文書或例行准予備查之案件，應逕予存查 。 (三) 無機密性之通案公文可登載公報、公告、大眾傳播媒體或機關 電子公布欄，以代替行文。 (四) 同一機關之內部各單位，洽辦公務時，應以便箋、原文影印分 送會簽，或以電子方式處理。對外行文者，應以機關名義行之 。 (五) 屬機關內部通報性質之公文，得利用機關內部網路，以公務訊 息郵件之方式告知。其採公務訊息郵件之方式者，須確認相關 收受人員必能獲知該項訊息。 (六) 自其他機關電子公布欄所擷取之資訊，可利用機關內部網路轉 知者，無須另外行文。 (七) 接到之副本，如僅為通知性質，不須辦理，亦無其他意見者， 不必行文答復。 (八) 內容簡單毋須行文者，可用電話接洽。 (九) 機關團體首長到任就職之通知、地址電話變動、年度發文代字 號，或其他一般通報事項，應以登載於機關電子公布欄之方式 週知，無須另外行文。 (十) 上級交下級交議之文件，可將原件發交下級機關，下級機關得 於原件上簽註意見後送還。 (十一) 登載於公報之公文，相關之機關應即照辦。如須行文催辦， 祇摘錄該案所登公報之期數、頁數、發文日期、字號及主旨 ，以便檢查。 (十二) 凡要求填送各種表報資料時，應以電子方式為之。 (十三) 回覆民眾投寄之電子郵件，應於奉核後，逕以電子郵件回覆 。 (十四) 行文之對象，應以與案情有關者為限。承辦單位 (人員) 對 於來文機關經常發送不必要之公文或附件者，得予退回，並 建議其改正。

一三六、文書處理其他應注意事項如下： (一) 答復簡單之案情，宜利用書函。 (二) 公文須分行者，宜利用副本。 (三) 已行文之事項，逾期未復者，應即催辦 (作法舉例如附錄八) 。 (四) 不屬於本機關主管業務或職權範圍之來文，得以移文單逕移主 管機關 (作法舉例如附錄八) ，不必退還。 (五) 不同機關之來文，案由相同且簽復相同者，應併辦一稿，分知 各來文機關。 (六) 凡發往甲機關之公文已經發出，又須以同樣公文內容 (同日期 、同文號) 發往乙機關時，不必重行辦稿，僅將原稿調出，加 簽說明，經陳奉核可後，依發文程序發送。補發亦同，惟須於 文面右上側空白處標註「補發」。 (七) 召集會議宜用開會通知單或以電話通知。 (八) 借支、請假、出差、請購等例行事項，一律用規定之格式填報 ，或利用電子化方式處理，不另用簽。 (九) 人事任免等例行案件，宜用定型化公文。 (十) 各機關交辦文件，宜指示原則；交填報表，應附式舉例說明； 審核下級機關陳送報表或附件時，除重大錯誤發還更正外，應 即就原案改正並告知。

一三七、簡化文書手續應注意事項如下： (一) 外收發與內收發非屬必要，應合併辦理。 (二) 定期表報、私誼交際文電及其他不涉及公務之文件，均不必編 列收發文號，可另用送文簿 (單) 遞送。 (三) 編號登記之簡化 1.除總收發應摘由登錄外，其他歷程中只登錄文號，不必錄由 。 2.公文書應一文一號，總收發所編號碼，應在本機關內統一沿 用。 3.收發文編號使用之代字，應以適用為度。 4.電報發文應以四位阿拉伯數字代表月日 (如六月十八日為 0 618) 。 (四) 文稿核會之簡化 1.上一層級已於擬辦時核可者，其文稿內容如未違反原擬辦之 意旨，應由次一層級代判，不必再送上級判行。 2.急要文書，高級主管人員應儘量自行辦稿，以節省核轉之時 間及手續。 3.彙存或彙辦之案件，承辦人員應於首件來文之首頁左下適當 空白處，簽明必須彙存或彙辦之理由，陳送核批以後，續收 之同案文件，即逕由承辦人員註明彙存或彙辦，不必逐件擬 辦陳核。 4.利用業務會報商討涉及二個單位以上之案件，經作成決定後 再辦，以減少公文簽會手續。 5.會商或會稿儘量以電話或當面行之。 6.特急文件需會辦者，應逕行面洽，儘量避免登記、遞送、承 辦等手續。 7.各機關辦理本機關函稿時，陳核流程中得將非主管人員核稿 部分簡略，由各機關自行彈性處理；若擬維持由非主管人員 核稿，則應儘量縮減核稿層級。 8.本府二級機關辦理府稿或局處稿時，為達充分尊重二級機關 首長之職責與權限，並加強分層負責之執行，應逕送一級機 關主任秘書層級核稿 (惟若業務性質確實需要，可由主任秘 書斟酌加會一級機關相關科室之承辦人及直屬主管) 。 (五) 會簽、會稿、會文，如係分層負責明細表授權業務範圍，由被 授權層級 (職名章) 核決，並註明「代決」，即可送、退會， 不必對等層級或陳首長核決。 (六) 簽、稿、文、其須事先徵求意見，以為擬簽、敘稿、辦文之依 據者，應先送會。如祇是知會性質、或合於法令規定、或依慣 例辦理，已先面洽或電話洽商，予以敘明者，得免送會。其內 容廣泛，須送會二個以上單位或機關者，應以傳真或影印同時 分會。會辦理單位有歧見時，主辦單位應負責協調解決後，再 行陳核。 (七) 緊急簽、稿、文，如非方針、計畫、目標等政策性及人事任免 與有爭議性之案件，得不受分層負責授權規定之限制，適用下 列緊急程序，為必要之處理： 1.先發補陳：次一層人員於文稿得註明「先發補陳」之決行， 俟發文後，稿退登記桌補陳核閱，再行歸檔。 2.先發補會：決行者或次一層人員於文稿得註明「先發補會」 之決行，俟發文後，稿退登記桌送會或陳核，再行歸檔。 3.先決補陳：次一層人員於簽、稿、文得為「先決補陳」之核 、決，並註明「補陳」字樣，於敘稿後一併陳核，或另行補 陳核閱。 4.先陳補核：上一級公出不在，次一級人員，得在簽、稿、文 本人核章上方註明「先陳補核」字樣，先越級上陳，再另補 核章。 5.先陳補會：承辦人得在會簽、會文處之受會者右側，，註明 「先陳補會」字樣，即可先上陳，或會辦機關 (單位) ，遇 有上一級人員公出不在，得適用「先陳補核」之規定，先越 級上陳，再另補核章。 (八) 非分層負責授權業務，如預計後續有相同之案件，得於首案或 之後敘明，經首長核准，後續案件，即由次一層決行，並註明 「依例決行」字樣。但有情事變更者，不適用之。其對外行文 時，如以機關名義，由首長署名者，應另繕打 (加蓋) 「○○ 局局長○○○決行」或「本案由業務主管決行」字樣。 (九) 行文之簡化，緊急公文得不依層級之限制，越級行文。

一三八、文書有分行之必要者儘量利用副本，避免重複辦稿。其應注意事 項如下： (一) 受理之案件，主體機關或通案分行之機關用正本，其餘有關機 關或預計其他機關亦將有同樣詢問者用副本。 (二) 收到其他機關來文，一時未能函復，須向其他機關查詢者，可 將查詢行文之副本，抄送來文機關。 (三) 副本除知會外，尚須收受副本機關處理者，應於文內加敘請其 就某一事項予以處理之字樣。 (四) 因緊急情況越級行文時，得以副本抄送其直屬上級或下級機關 。 (五) 正本所含附件，需附送副本受文者時，應在「副本」項內機關 或單位名稱後註明「含附件」、或「含○○附件」。 (六) 已抄送副本之機關單位，如續有有關來文，其內容已在前送副 本中列明者，不必答復。

一三九、各機關之公文書，有下列事項者於核辦完畢後，應由主管單位或 指定之人員負責登錄。 (一) 本機關重大施政，其過程確具歷史性足垂久遠者。 (二) 本機關業務計畫中之中心工作，其推行進展確有具體事實或正 確數字可資查考者。 (三) 本機關組織、重要人事及各項業務制度、方案之改革變遷等， 可供查考者。 (四) 學術研究之創造發明，確具價值足資示範者。 (五) 非常事變或重大損失，其事實經過足資警惕者。 (六) 其他認為有登錄之必要者。

一四○、公務登錄之體裁，視文件資料之性質及需要之目的，由各機關主 管單位就下列各項酌予規定： (一) 機關日誌或大事記：可編年記事，不分事之大小，以時日先後 為序。 (二) 公務登錄簿：適於重要案件專案登錄之用，其內容可分為「計 畫」、「執行經過及成果」、「檢討」等項目。 (三) 公務登錄卡：適於普通案件分案登錄之用，以供承辦人或主管 隨時檢查參考，藉免調卷之煩。 (四) 工作概況或備忘錄：內容較為繁複之案件，得將前後辦理經過 ，編成「記事本末」式之工作概況或備忘錄。前項各類之體裁 ，得以電子方式處理。

一四一、公務登錄步驟之規定如下： (一) 合乎登錄範圍之事項，由各主管單位於承辦該案時，隨時登錄 ，其因案情較重要且有時間性不及登錄者，可於該案文件之首 頁加蓋「公務登錄」戳，俟公文辦畢後，再行登錄。 (二) 登錄完畢後，宜加蓋「公務登錄畢」戳記，歸檔時如發現蓋有 「公務登錄」戳，而未蓋「公務登錄畢」之戳者，應退還承辦 人員補辦登錄。 (三) 承辦公務登錄之人員，於每案登錄完竣或於全案編纂完成後， 應送經主管核閱，其須補充或修改者，應補充或修改之。 (四) 組織較大之機關，由各單位分別就其主管事項辦理公務登錄者 ，應指定一彙總之單位，由各主辦登錄人員依限將登錄情形， 送由彙辦單位彙總。

一四二、公務登錄之各項資料，其保管利用規定如下： (一) 公務登錄具有機密性者，其原始資料應妥為保管，離職時列入 交代。 (二) 宜公開傳播之資料，經首長核准後，得作為新聞發布，或另行 編印書刊發行。

一四三、各機關請製發印信，應依印信條例暨印信製發啟用管理換發及廢 舊印信繳銷辦法規定辦理，填具申請表 (格式如附件二十六) 。

一四四、下列各款情形，不發印信： (一) 臨時機構設立為時甚暫者。 (二) 學術研究或講習機構規模甚小者。 (三) 組織規程未經上級核准備案者。 (四) 無獨立組織規程者。 (五) 機關首長係屬兼任，編製表未列職等者。 前項之機構，必須用印信時，得借用主管機關印信。

一四五、各機關因處理文書之需要，得依下列規定自行刊刻章戳，分交各 有關單位或人員使用： (一) 章戳：木 (角) 質或用橡皮刻製，以長方形為原則，用正楷或 宋體字，刻機關 (單位) 全銜。於書函、開會通知單等用之。 (格式如附件二十七) (二) 簽字章：木質或用橡皮刻製，依機關首長、副首長及幕僚長等 之親筆簽名刻製，對外行文時用之。 (三) 鋼印：鋼製、圓形，刻鑄機關全銜 (並得刻鑄機關全銜之英文 名稱) ，其圓周直徑以不超過五公分為限，於職員證、證書、 證券等證明文件上用之。 (四) 校對章：角質用篆字、隸書或正楷，刻機關全銜或簡稱，並加 「校對章」字樣，於文書校對或改正時用之。 (五) 騎縫章：款式與校對章同，並加「騎縫章」字樣，於公文、附 件或契約黏連處用之。 (六) 收件章：用橡皮刻製、刻機關全銜，並加「收件之章」字樣， 附日期及時間，於收受文件時用之。 (七) 職名章：以正楷或隸書，由左至右刻製職稱、姓名。 1.職名章，分下列三種 (格式如附件二十八) ： (1) 甲種：機關首長、副首長暨主任秘書用，應刻機關銜名職 稱及姓名。 (2) 乙種：核閱文稿人員用，科室主管刻科室名稱及職稱姓名 ，其他核閱文稿人員刻職稱姓名。 (3) 丙種：承辦人員用，刻職稱姓名。 2.各機關首長職名章，得視業務需要，增刻一至三顆為原則， 必要時可增減之。科室主管職名章，在其職權範圍內，得增 刻一至二顆，增刻之職名章以「甲」、「乙」、「丙」等之 順序區別之，授權專人劃分權責，使用保管，並同負行政與 法律責任。 3.職名章：應按規定式樣。 4.各級人員職名章，應由人事單位報請機關首長核定後製發， 並拓模一份存查。其補發者，亦同。 5.職名章如有遺失或非正常使用之損毀，應由人事單位簽報機 關首長查明處分後補發。 6.各機關人員如有異動，應將使用之職名章截角送人事單位註 銷。 (八) 電子文件章：由左至右，於收發電子文件時蓋用之 (格式如附 件七) 。 (九) 其他需用之章戳，其字型、材質、尺寸及形狀，由各機關依需 要自行刊刻。

一四六、各機關印信、章戳，除印信應由首長指定監印人員負責保管外； 章戳亦應指定專人負責保管，如有遺失或冒用情事，應由保管人 員負完全責任。 機關公文電子交換作業使用之智慧卡正卡及讀卡機應指定專人負 責保管使用，智慧卡副卡則由單位主管另指定專人保管，上述設 備如有遺失或損毀，應依相關規定程序辦理申請補發。

一四七、各機關公文蓋用印信及簽署應依下列規定辦理： (蓋印位置如附 錄七) (一) 各機關任何文件，非經機關首長或依分層負責規定授權各層主 管判發者，不得蓋用印信。 (二) 監印人員如發現原稿未經判行及未蓋校對人員章或有其他錯誤 ，應即退送補判或更正後再蓋印。 (三) 監印人員於待發文件檢點無誤後，依下列規定蓋用印信： 1.發布令、公告、派令、任免令、獎懲令、聘書、訴願決定書 、授權狀、獎狀、證明書、執照、契約、證券、匾額及其他 依法令規定應加蓋用印信之文件，均蓋用機關印信及首長職 銜簽字章。 2.呈：署機關首長全銜、姓名，蓋職章。 3.函：上行文署機關首長職銜、姓名、蓋職章。平行文蓋職銜 簽字章或職章。下行文蓋職銜簽字章。 4.書函、開會通知單及一般事務性之通知、聯繫、洽辦等公文 ，蓋用機關或承辦單位條戳。 5.機關內部單位主管依分層負責之授權，逕行處理事項，對外 行文時，由單位主管署名、蓋單位主管職章，或蓋條戳。 6.機關首長出缺由代理人代理首長職務時，其機關公文應由首 長署名者，由代理人署名。機關首長請假或因故不能視事， 由代理人代行首長職務時，其機關公文，除署首長姓名註明 不能視事之假別或事由外，應由代行人附署職銜，姓名於後 ，並加註代行二字。機關內部單位基於授權行文，得比照辦 理。 7.會銜公文如係發布命令應蓋機關印信，其餘蓋機關首長職銜 簽字章。 (四) 一般公文蓋用機關印信之位置，以在首頁右側偏上方空白處用 印為原則；簽署使用之章戳則位於全文最末處。 (五) 公文及原稿用紙在二頁以上者，其騎縫處均應蓋用騎縫章。 (六) 附件以不蓋用印信為原則，其有規定須蓋用印信者，從其規定 ，由承辦人持往辦理，或於應用印之附件上黏貼明顯見出標籤 提示之，其未標示者，視為不必用印。 (七) 副本之蓋印與正本同，抄本或譯本不必蓋印，但應示「抄本」 或「譯本」。 (八) 文件經蓋印後，由監印人員在原稿文末下方加蓋監印人員章， 並在公文送校發文簽收清單上簽章註明月日時分後，送由發文 人員辦理發文手續。 (九) 不辦文稿之文件，如需蓋用印信時，應先由申請人填具「蓋用 印信申請表」 (格式如附件二十九) ，陳奉核定後，始予蓋用 印信。 (十) 監印人員應備置印信蓋用登記簿，對已核定需蓋印之文件，應 予登記並載明收 (發) 文字號，申請表應妥為保存，以備查考 。登記簿及蓋用印信申請表，於新舊任交接時，應隨同印信專 案移交。 (十一) 依公司法組織之市營事業機構，使用圖記，不發職章，其上 行文簽署，蓋用負責人私章。

一四八、各級人員職名章使用範圍規定如下： (一) 擬簽。 (二) 辦稿。 (三) 會簽核簽。 (四) 會稿核稿。 (五) 各種表報。 蓋職名章時，應注意蓋章位置並註明月日時分。

一四九、大量蓋用印信之文書，得先陳請上級機關核准複製印信套印，套 印文書複製之印信，應拓模報備。並由監印人員保管列入移交， 銷毀時亦應報備。

一五○、套印文書時，應由使用機關填妥領據領取印模，並檢具承印廠商 具結指定用途、不得移作他用之切結書；製版及套印過程中，並 應指定專人監督；套印完畢後，印模、底片、印版、廢品、剩餘 品等應予裁切銷毀。

一五一、定型化公文及證照書狀等，需預蓋印信時，應由使用機關依規定 格式製作樣稿，附具理由及需用數量，簽陳核准後，再依核定數 量印製並編定流水序號，送請用印。監印人員應登記其種類、起 訖號碼及數量，以備查考。

一五二、套印或預蓋印信之文書，由使用機關指定人員負責保管，填發時 應分別設置專用簿冊 (格式如附件三十) 登記。如遇新舊首長交 替或內容增修，致不合使用者，應將未使用部分列冊，敘明種類 、編號、份數及理由，簽報核定後逕予銷毀。

一五三、依分層負責決行之公文，仍蓋機關首長簽字章；第二層機關首長 決行者，加蓋「某局 (處、會) 長○○○決行」；第三、四層單 位主管決行者，加蓋或繕打「本案依分層負責規定授權業務主管 決行」章戳或字樣

一五四、機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書。 各機關處理國家機密文書，依國家機密保護法及其他法規辦理。 各機關處理一般公務機密文書，除其他法規另有規定外，依本要 點辦理。

一五五、國家機密等級區分如下： (一) 絕對機密：適用於洩漏後足以使國家安全或利益遭受非常重大 損害之事項。 (二) 極機密：適用於洩漏後足以使國家安全或利益遭受重大損害之 事項。 (三) 機密：適用於洩漏後足以使國家安全或利益遭受損害之事項。 一般公務機密列為「密」等，指除國家機密外，依法規或契約有 保密義務者。不同等級之機密文書合併使用或處理時，以其中最 高之等級為機密等級。

一五六、各機關應就其主管業務，依本要點「第一百五十四點」各法規所 定事項，於必要之最小範圍內，分別詳定應保密之具體事項。

一五七、一般公務機密文書應指定專責人員辦理，實施隔離作業，減少處 理人員層級及程序。

一五八、本府應以一般公務機密文書處理事項如下： (一) 本府各機關主管機密範圍項目所列事項。 (二) 機關作成行政決策、意思決定前之擬稿或前置作業，有保密之 必要者。 (三) 具名或涉及具體內容之檢舉、陳情案件，有保密之必要者。但 其已自行公布檢舉、陳情內容者，不在此限。 (四) 調 (檢) 查或處理中之事項，有保密之必要者。 (五) 依政府採購相關法規，有保密之必要者。 (六) 涉及隱私或其他個人資料，有保密之必要者。 (七) 公務員因承辦公務而知悉或持有他人之營業 (職業) 秘密，有 保密必要者。 (八) 機關人事資料，有保密之必要者。 (九) 其他依法規或契約應行保密之事項。

一五九、一般公務機密文書之收發文應注意事項如下： (一) 收受一般公務機密文書時，應先詳細檢查封口有無異狀後，並 依內封套記載情形完成登錄。受文者為機關或機關首長者，應 送機關首長或其指定人員啟封；受文者為其他人員者，逕送各 該人員本人啟封；另啟封人員，應核對其內容及附件。 (二) 一般公務機密文書收發處理，以專設收文簿或電子檔登錄為原 則，並加註機密等級。如採混合方式，登錄資料不得顯示機密 內容。 (三) 一般公務機密文書之用印、封發，由各級主管指定人員辦理。 (四) 使用電腦設備處理一般公務機密文書時，對於簽入資訊系統所 需之帳號及密碼，應建立安全管理機制，並不得使其暴露於他 人可見之狀態。有關交換所需之簽章加密等相關電子憑證亦需 妥善保存。

一六○、一般公務機密文書之簽辦應注意事項如下： (一) 擬辦一般公務機密文書，於陳核或會辦過程，由承辦人員或各 級主管指定人員親自持送，必要時得以「密件袋」 (如附件三 十一之一) 封裝方式辦理；如須與機關內有關單位會辦時，其 會辦程序及內容應作成書面紀錄附卷。 (二) 各級主管於核判一般公務機密文書時，對所核列之機密等級、 保密期限及解除機密條件是否適當，應一併核定之。 (三) 一般公務機密文書之知悉、持有、使用或複製，除辦理該機密 業務者外，以經單位主管以上人員同意者為限。但有下列情形 之一者，不得同意： 1.有事實足認有洩密之虞。 2.無知悉、持有、使用或複製之必要。

一六一、一般公務機密文書之傳遞方式如下： (一) 傳遞一般公務機密文書應交各級主管指定人員親自簽收。 (二) 在機關外傳遞一般公務機密文書，應切實密封後，以公文交換 或掛號函件方式辦理。 (三) 一般公務機密文書對外發文時，應封裝於雙封套內，封套之紙 質，須不能透視且不易破裂。 內封套左上角加蓋機密等級，並加密封，封口及接縫處須加貼 薄棉紙或膠帶並加蓋「密」字戳記；外封套不得標示機密等級 或其他足以顯示內容之註記。 (四) 體積及數量龐大無法以前述方式封裝者，應作適當之掩護措施 。

一六二、一般公務機密文書應與非機密文書之檔案分別保管，歸檔時應以 「機密文書專用封套」 (如附件三十一之二) 密封後，存放於具 安全防護功能之金屬箱櫃，裝置密鎖並經常檢查。 保管人員調離職務時，應將所保管之機密文書，逐項列冊點交單 位主管或其指定人員。一般公務機密文書經解密後應照普通案件 放置保管。

一六三、機密等級之標示位置如下： (一) 橫書活頁文書，於每頁試當位置標示；裝訂成冊時，應於封面 外頁及封底外面上端標示。 (二) 直書單頁或活頁文書、照相底片及所製成之照片，於每張左上 角標示；加裝封面或封套時並於封面或封套左上角標示。 (三) 錄音片 (帶) 、影片 (帶) 或其他電磁紀錄片 (帶) ，於本片 (帶) 及封套標題下或其他易於識別之處標示，並於播放或放 映開始及終結時，聲明其機密等級。 (四) 地圖、照相圖或圖表，於每張正反面下端標示。 (五) 物品於明顯處或另加卡片標示。但有保管安全之虞者，得另擇 定適當位置標示。 (六) 機密資料含有外國文字，而以外國文字標示機密等級者，須加 註中文譯名標示。 保密期限或解除機密條件之標示，應以下列方式括弧標示於機密 等級之「右」： 1.本件於公布時解密。 2.本件至某年某月某日解密。 3.本件於工作完成或會議終了時解密。 4.附件抽存後解密 (適用於附件已完成機密等級及解密條件標示 者) 。 5.其他 (其他特別條件或另行檢討後辦理解密) 。

一六四、經核定機密等級、保密期限或解除機密條件之文書，屬彙編性質 者，應於文書首頁說明保密要求事項。

一六五、凡委託其他公民營機構或個人研究、設計、發展、試驗、採購、 生產、營繕、銷售或保管案件，涉及一般公務機密事項，其文書 處理規定如下： (一) 各機關人員於其職掌或業務範圍內，凡以契約委託其他公民營 機構或個人製作之一般公務機密文書，應要求受託者先行採取 保密措施，並送交委託單位，由權責長官核定機密等級、保密 期限或解除機密條件，並通知受託者。 (二) 凡因委託契約需要，而必須提供受託者一般公務機密文書時， 應繕造清冊送交受託者專人執據簽收；並得檢查該一般公務機 密文書之管理與運用情形，以保障不遭轉用或洩漏。 (三) 為使受託者瞭解並配合採取保密措施，委託單位應要求簽訂「 保密契約」或於主契約中規範「保密義務條款」，載明業經標 示為一般公務機密之文書，縱使契約終止或解除，非經解密， 受託者仍應採取保密措施。

一六六、會議使用之一般公務機密文書資料應編號分發，會議結束當場收 回；與會人員如需留用時，應經主席核准並辦理借用簽收。

一六七、各機關對於一般公務機密文書之處理，應指定專人會同檔案、資 訊、通信、政風等業務承辦人員，實施查核。

一六八、納入檔案管理之一般公務機密文書，應隨時或定期查核，每年至 少須清查檢討一次，其須變更機密等級或解密者，應即按規定辦 理變更或解密手續。

一六九、一般公務機密文書機密等級之變更或解密，由原核定主管核定之 。 一般公務機密文書原核定機關因組織裁併或職掌調整，致該機密 事項非其管轄者，相關保密作業由承受其業務之機關辦理；無承 受業務機關者，由原核定機關之上級機關或主管機關為之。

一七○、一般公務機密文書未附加變更或解密標示者，依下列程序辦理： (一) 承辦人員依據密件登錄紀錄主動檢查或依其他機關建議，將解 密之案件調出審查，並填具「機密文書機密等級變更或註銷處 理意見表」格式如附件三十二之一) 或「機密文書機密等級變 更或註銷建議單」作法舉例見附錄八) ，陳送核定。 (二) 經核定原機密等級變更或解密後，應填寫「機密文書機密等級 變更或註銷通知單」 (作法舉例見附錄八) ，陳奉核定後通知 原受文機關。 (三) 變更機密等級或解密者，應將原案封面及文件上原有機密等級 之標示以雙線劃記，並於明顯處浮貼「機密文書機密等級變更 或註銷紀錄單」 (格式如附件三十二之二) 。 (四) 建議原發文機關變更機密等級或解密者，於獲得書面同意後， 參照 (二) 至 (三) 之程序辦理。 一般公務機密文書有附加變更或解密標示者，檔案保管單位或人 員於期限屆至或條件成就時，應通知承辦單位依前項第三款規定 辦理。 非機關之來函自訂有機密等級者，經函知來文者後，參照第一項 規定辦理。

一七一、一般公務機密文書非經解密不得銷毀，解密後，其銷毀方式，依 檔案法及相關規定辦理。製作機密文書所用之草稿、複寫紙、蠟 紙、打字紙、影印紙、底片等材料或磁片、光碟、電腦檔案 (備 份檔案) ，若無保存必要，承辦人員應即銷毀，不得任意丟棄。

一七二、處理一般公務機密應注意下列事項： (一) 文書處理時，不得隨意散置以防止他人窺視，放置時應背面向 上或放於公文夾內。 (二) 下班或臨時離開辦公室時，應將公文收藏於辦公桌抽屜或公文 櫃內並加鎖，如有攜離辦公處所之必要者，須經單位主管以上 人員同意。 (三) 私人談話資料、日記、通信、擬文、著作或電磁紀錄等，其內 容不得涉及依法規或契約應保密事項。 (四) 文書之核判、會簽、會稿時，不得假手本機關以外之人員，亦 不得交予與本案有利害關係之當事人。 (五) 職務上不應知悉或持有之公文資料，不得探悉或持有。因職務 而持有無需歸檔之機密文書，應保存於辦公處所，並隨時檢查 。無繼續保存之必要者，應繳還原發單位；無法繳回者，應銷 毀之。 (六) 發現他人涉有危害保密之虞時，應加勸告，其不聽勸告或已發 生洩密情事者，應立即向長官報告。 (七) 承辦機密文書人員，發現承辦或保管之機密文件已洩漏、遺失 或有洩漏、遺失之虞者，應即報告所屬主管查明處理。

一七三、本府公文依性質區分為： (一) 人民申請案件：指本府人民申請案件處理時限表中所列項目或 經本府核定或人民依法規申請者之案件。 (二) 人民陳情案件：民眾以書面、言詞、電傳或其他電子文件反映 ，而經由上級交辦、其他機關函送或直接向本機關陳述有關本 市市政興革之建議、行政法令查詢、行政違失之舉發或行政上 權益之維護等具體陳情之案件。 (三) 行政救濟案件： 1.本府各主管機關 (原處分機關) 受理人民向本府提起訴願之 案件。 2.原行政處分經撤銷或變更後，原行政處分機關須重為行政處 分者之案件。 3.本府各主管機關 (原處分機關) 接獲行政法院函送之人民提 起行政訴訟之案件。 4.本府訴願審議委員會負責審理人民不服本府各主管機關 (原 處分機關) 所為行政處分而提起訴願之案件。 (四) 一般公文： 1.專案案件：包括計畫、研究、法規、法令解釋、控案、糾紛 案、調查、鑑定等涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，並 需三十日以上辦結者。 2.限期案件： (1) 來文或依規定訂有時限之公文 (2) 特殊性案件：如涉及法令、調查或實地訪查始能辦理之通 案性案件，可依實際需要擬定處理時限，並報府核定，該 處理時限不得超過二十日。 (3) 其他非屬前述之案件。

一七四、各類公文處理時限，除法令另有規定者外，依下列規定： (一) 一般公文： 1.最速件：一日。 2.速件：三日。 3.普通件：六日。 開會、會勘通知等應正式收文編號，並以收文日期之次日起 算，依來文時限管制，此類具時效性之通知，收文單位應即 速送達；前述各項紀錄，承辦單位應於會後三日內陳核，並 於七日內發送有關單位。 4.限期案件：各機關來文訂有處理時限者依來文所訂時限處理 ，其處理時限包含假日。 (1) 受文機關所收限期案件時，已逾文中所訂時限者，該文以 普通件處理時限管制。 (2) 來文訂有不同處理時限：以最後時限為預定結案日期，其 間發文以原文號附號方式處理，惟來文所訂時限為定期例 行填報者 (如月報、年報等) ，於第一次填報時即以原文 號發文結案。 (3) 變更來文所訂時限者，須聯繫來文機關並獲同意，以書面 確認 (如公務電話紀錄) 。 5.專案案件： (1) 包括計畫、研究、法規、法令解釋、控案、糾紛案、調查 、鑑定等涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，並需三十 日以上辦結者，由承辦人員於原預定結案日期屆滿前，依 規定格式 (如附件三十三：專案案件申請表及作業流程圖 如附件三十三之一) 擬定處理時限，詳細敘明理由，由其 單位主管詳實審核，並簽會研考單位審核，經機關首長核 准後，列入管制，如承辦人員擅自變更處理時限，其主管 應負連帶責任。 (2) 每一專案案件依業務性質得有不同處理時限，惟一次申請 之處理時限不得超過六個月。 (3) 因案件數量眾多，且符合前述專案案件之規定者，可以通 案方式一次簽請機關首長核准，不必個別逐一提出申請。 惟應定期檢討辦理。 (4) 專案案件應由主管單位定期提報執行情形至結案為止。 (5) 未依前述規定申請及管制者均需計算其處理日數並列為普 通件統計。惟單位主管以上人員另有書面批示者不在此限 。 (6) 限期案件、人民申請案件、人民陳情案件及行政救濟案件 均不得申請專案案件。 (二) 人民申請案件： 1.除法規另有規定外，應按各事項類別，訂定處理期間公告之 。未依前項訂定處理期間者，其處理時限為二個月。 2.除經本府核定外，依「本府人民申請案件處理時限表」規定 時限處理。 (三) 人民陳情案件： 1.除法令另有規定或經本府核定外，以不超過十五日為限。 2.因內容複雜、數量眾多，需一定處理程序及時限之通案者， 得由承辦單位簽經機關首長核定，惟不得超過三十日，並須 知會本府研考會，且應定期檢討辦理。 3.人民陳情案件有下列情形之一者，得不予處理： (1) 無具體之內容或未具真實姓名或住址者。 (2) 同一事由，經予適當處理，並已明確答覆後，而仍一再陳 情者。 (3) 非主管陳情內容之機關，接獲陳情人以同一事由分向各機 關陳情者。 (四) 行政救濟案件： 1.原處分機關受理人民向本府提起訴願之案件，應依訴願法第 五十八條第二項規定辦理重新審查程序，審查結果，認訴願 為有理由者，得自行撤銷或變更原行政處分，並陳報訴願會 ；認訴願為無理由者，應於二十日內附具答辯書，並將必要 關係文件送於訴願會。 2.原行政處分經撤銷後，原行政處分機關須重為行政處分者， 應於訴願決定指定期間內為之，並以書面告知訴願會，若未 指定者，原處分機關應於接到訴願決定書或判決書後三十日 內辦結。 3.各機關收受行政訴訟起訴狀，應確實於行政法院規定之時限 內，向行政法院提出答辯狀，若未指定者，原處分機關應於 接到行政訴訟起訴狀後二十日內辦結。 4.審理人民不服本府各主管機關 (原處分機關) 所為行政處分 而提起訴願之案件，其處理時限依訴願法規定辦理。 前項第一款速別之擬定，發文機關承辦人員應確實區分，各級 核稿人員應嚴加審核；來文之處理速別與公文性質不符者，得 經由收文、承辦單位之主管或指定之授權人員於文件首頁上核 定後，調整來文處理速別。 第一項各款規定公文處理時限之管制，除一般公文之限期案件 、專案案件、人民申請案件、行政救濟案件或其他法令另有規 定外，均不含假日。 一般公文來文中所標示之內容均係針對行文之正本機關而言， 行文之副本機關如文中未另行訂定處理時限或要求有所作為者 ，副本收受機關其處理時限一律以普通件 (六日) 辦理。公文 處理時限之末日如為假日者，則以該日之次一工作日為時效之 末日。

一七五、有關機關間會辦案件及機關內各單位間會辦案件之處理方式如下 ： (一) 機關間會辦案件 1.送會機關 (1) 對案情複雜或特殊性案件，如需調查、多方協調、研處， 且預估需長時間處理者，應以書函或便箋預述答復期限方 式送達對方。 (2) 對未以書函或便箋預述答復期限方式辦理之案情複雜或特 殊性會辦案件，如受會機關無法於速件期限內回覆者，經 其聯繫可依實際作業需要同意延長處理期限。 (3) 對受會機關無法於速件期限內回覆亦未獲聯繫變更處理期 限，且已逾十個工作天尚未退會之案件，除應持續查催聯 繫外，受會機關如為本府所屬各附屬機關，應以發函方式 催辦外，並同函副知受會機關之上級機關加以督促；如為 本府所屬各一級機關則以發函方式催辦受會機關外，並同 函副知本府研考會加以列管追蹤。 2.受會機關 (1) 對未擬預訂期限之一般會簽、會稿案件，均應以速件管制 (處理期限為三個工作日) ，並儘速於期限內辦結退會。 (2) 對案情複雜或特殊性案件，如需調查、多方協調、研處， 且預估需長時間處理而無法於速件期限內回覆者，可聯繫 送會機關並獲同意據以變更原處理期限，惟須填具公務電 話紀錄表一式二份，一份傳送會機關，一份留受會機關。 (二) 機關內各單位間會辦案件 1.送會單位 (1) 對案情複雜或特殊性案件，送會前應先協調受會單位。 (2) 對已逾期三個工作日尚未退還之案件，除應持續查催聯繫 外，並應告知機關高階核稿人員加以督促，同時知會研考 單位列入管考。 2.受會單位 (1) 對一般會簽、會稿案件之處理期限，係以公文夾顏色做為 機關內部傳送速度之區分： 甲、綠色：議員質詢案用 (單位隨到隨閱) 。 乙、紅色：最速件用 (單位會簽會核時限一小時) 。 丙、黃色：機密文書用 (單位會簽會核時限一小時) 。 丁、藍色：速件用 (單位會簽會核時限二小時) 。 戊、白色：普通件用 (單位會簽會核時限四小時) 。 (2) 對案情複雜或特殊性之案件，如未能於規定期限內完成退 會，應先行通知送會單位。

一七六、承辦人員應確實遵守公文處理所定期限，如時間不足者，應於期 限屆滿次日前登記員查詢時，立即依下列規定辦理展期： (一) 第一次展期日數由基層主管核准，但不得超過原預定結案日期 一倍。 (二) 第二次以後之展期日數，依案件實際需要提出申請，由各機關 主任秘書以上人員核准，但歷次展期累計超過三十日以上時， 應由機關首長核准，並會知研考單位列入管制。 (三) 一般公文之彙辦案件及機關間會辦案件，於等待彙整及機關間 會辦期間，得不辦理展期，經扣除日數作業後，應依新的處理 時限進行管制。 (四) 限期案件及機關間會辦案件如未與來文機關聯繫，或未獲同意 變更原處理期限者，應辦理展期手續，並以逾期案件統計。 (五) 專案案件之展期，應由機關首長核准，並會知研考單位列入管 制，其辦理程序準用專案申請之規定。 (六) 人民申請案件如未能於應處理期間辦結者，得於原處理期間之 限度內延長之，但以一次為限。並應於原處理期間屆滿前，將 延長之事由通知申請人；如須受理民眾補正時，於等待期間得 不辦理展期，經扣除日數作業後，應依新的處理時限進行管制 。 (七) 人民陳情案件未能於處理期間辦結者，除依規定辦理展期外， 如未能在三十日內辦結時，應將辦理情形及延期理由先行告知 陳情人：如處理過程中須等待相關資料或或層轉核釋時，於等 待期間得不辦理展期，經扣除日數作業後，應依新的處理時限 進行管制。 (八) 須另為行政處分之行政救濟案件，如因故不能於處理時限內辦 結者，應由承辦單位會知研考單位報請機關首長核准申請展期 ，展期以一次 (三十日) 為限。 (九) 各類公文於原規定之處理時限內仍未辦結者，即屬逾期案件， 應辦理展期作業，逾期案件經辦理展期後，如公文實際有積壓 事實者，仍應負積壓之責任。

一七七、限期案件、專案案件、人民申請案件、人民陳情案件及行政救濟 案件應以「案」為單元管制及統計。

一七八、公文處理時效計算標準如下： (一) 一般公文： 1.答復案件：自收文之次日起至發文之日止 (內含本機關內部 各單位會簽、會稿、會辦時間) 所需日數扣除假日，為發文 使用日數。 2.彙辦案件：自彙辦案件最後一件收文之次日起至發文之日止 ，所需日數扣除假日，為其首件來文發文使用日數；其餘彙 辦公文均以存查公文計算。 3.併辦案件：自首件收文之次日起至發文之日止，為其發文使 用日數；其餘併辦公文均以存查公文計算。 4.創稿案件：如係交辦案件，自交辦之日起算；如係先簽後稿 ，自首次以簽辦之日起算；如係直接辦稿，自辦稿之日起算 ，所需日數扣除假日，為其發文使用日數。 5.限期案件：依下列方式，自收文之次日起，計算發文使用日 數： (1) 未逾來文所定期限，而實際處理日數超過六日者，以六日 計算處理時效，未超過六日者，以實際處理日數計算處理 時效。 (2) 逾越來文所定期限者，依實際處理日數計算處理時效。 送會本機關以外機關者，從送會之日起至退會收到之日止， 期間得予扣除；一般公文彙辦案件，其等待彙整期間得予扣 除。 (二) 專案案件、人民申請案件、人民陳情案件及行政救濟案件： 1.均以「案」為統計單位，並以「依限辦結」與「逾限辦結」 為計算基準。在規定處理時限內辦結者列為「依限辦結」， 超過規定處理時限辦出者列為「逾限辦結」。 2.人民申請案件如因申請人所送表件不全、填寫錯誤或手續不 合，主辦單位應詳細說明，一次通知補正。機關因通知補正 、天災或其他不可歸責之事由者，致事務之處理遭受阻礙時 ，從其通知、發生之日起至補件、終止之日止，期間得予扣 除。 3.人民陳情案件因須等待外機關資料或適用法令疑義層轉核釋 者，從其函轉之日起至函復、釋復之日止，期間得予扣除。 (三) 處理時效，除以時為計算基準，係以一小時為計算單元外，以 半日為計算基準；未滿半日，以半日計算，超過半日未滿一日 ，以一日計算；其區分基準為十三時。 (四) 處理時效之計算，除以時為計算單元，係以收文之時起算外， 其餘均以收文之次日起算；但收文當日即辦結者，以半日計算 。 第一項各款規定處理時效之計算，除專案案件、人民申請案件、 行政救濟案件外，均不含假日；處理時效含假日之案件，處理其 間如遇三日以上之國定假日或其他休息日時，其期間依實際假日 延長之。 公文處理各階段中，因時間註記不明確或未註記者，一律以該階 段最長時間認定。存查案件以文書最後核決時間為結案時間。

一七九、公文時效管制以業務執行單位自我管理為主，文書單位及專責管 制單位查催處理為輔，並依下列規定辦理： (一) 機關與機關間得相互查催。 (二) 經辦人員得相互查催。 (三) 人民對本身有關之公務文件，得申請查催。但法令另有規定者 ，不在此限。 研考、政風、視察單位檢查、蒐集或調卷所需資料，均應予以協 助，不得以任何理由拒絕。

一八○、公文查催事項如下： (一) 有關公文處理期限事項。 (二) 有關公文處理分層負責事項。 (三) 有關市政會議及各局、處、會等重要會議之首長指示案、決議 案執行與會辦協調事項。 (四) 重要交辦案件與列管案件。 (五) 有關文書作業事項。

一八一、各級人員公文查催程序及處理方法規定如下： (一) 機關首長 1.對重要或複雜案件應隨時查詢並提示承辦單位，加速辦理。 2.陳核文件中應注意各處理階段所用之時間，如有積壓情事， 應即指示查明議處。 (二) 基層單位主管 1.確實督促屬員之公文於其可使用時間內辦出，以有效預留其 他過程的處理時間。 2.部屬差假，應指定業務代理人並督促其確實負起代理責任， 於期限內辦妥公文。 3.提示處理原則或適當調配人力，儘量避免展期；對申請展期 之案件，應注意其期限；對登記員反映承辦人員逾期案件未 辦理展期者，應即妥適處理。 (三) 研考人員或指定人員 1.協調解決有關查催作業共同性問題；對登記員反映承辦人員 逾期案件經催辦後仍未辦展期者，應即專案簽報議處。 2.檢討查催作業缺失，提請改進，必要時得逕行或會同有關人 員實施抽查。 3.每月統計上月各類表報 (格式如附件三十四至三十八) 提業 務會議，並於每月五日前逕送 (傳) 本府研考會；各附屬機 關另增送 (傳) 其上級機關。 4.每月依統計資料，對逾期公文調卷分析各階段處理時間 (格 式如附件三十九) ，並填寫逾期公文延誤情形檢查表 (格式 如附件四十) 。如有積壓情事者，應將一份送積壓責任人， 限五日內申復理由判明責任後，簽報機關首長核辦。 (四) 登記員 (登記桌) 1.管制登記本單位案件之處理流程及結果。 2.逐日列印各類查催表，陳核各單位主管並辦理查催，對承辦 人員逾期案件未於次日前辦理展期者，應即以催辦單 (格式 如附件四十一) 催辦，並報請主管及研考單位處理。 (五) 承辦人員 1.應把握簽辦期限，力求在可使用時間內辦出。 2.對經辦案件自簽辦之日起至發文之日止應負各流程查催之責 ，如查催發生困難情事，應以書面向單位主管或研考單位反 映處理。

一八二、各機關對內部單位及所屬機關辦理公文之成效，應至少每年檢核 一次。

一八三、本府對各級機關公文之處理情形，應隨時查考，必要時得舉行公 文處理成效檢核，其執行計畫，由本府相關權責機關訂定實施。

一八四、各機關有下列情形之一者，本府得隨時派員輔導或講習： (一) 新設立之機關，對公文查催制度未盡明瞭者。 (二) 實施公文查考成績落後者。 (三) 公文處理有異常情事或發生特殊事故者。

一八五、各機關對所屬人員處理公文之檢核成效，除定期嚴加查考外，應 定期或不定期辦理個案調卷分析，檢核與分析結果對文書流程管 理有重大績效，應專案簽報行政獎勵，若有重大缺失，應依懲處 標準表 (如附件四十二) 予以懲處。

一八六、各機關公文處理，經成效檢核為優良者，相關作業人員應予獎勵 ；成效檢核過差者，應予議處。

一八七、經定期或不定期公文查考，如有公文處理特優或拒絕接受檢查之 情事，另行專案簽報獎懲。

一八九、公文懲處種類，規定如下： (一) 書面糾正，並列入年終考績參考。 (二) 申誡 (三) 記過 (四) 記大過

一九○、有下列情事之一者，得專案簽報獎勵： (一) 登錄、統計、分析、稽催等作業詳盡確實且於文書流程管理制 度之落實推動有重大貢獻者。 (二) 辦理文書流程簡化工作具重大貢獻者。 (三) 文書流程管理制度之革新或改進建議，經採行確具績效者。

一九一、有下列情事之一者，得專案簽報議處： (一) 「登錄不確實」、「統計不確實」、「未實施各種分析」致文 書流程管理原則不能落實者。 (二) 無故積壓公文情形嚴重者。 (三) 損毀、棄置、遺失公文或檔案者。 (四) 違反分層負責規定者。 (五) 無故拒收公文或對承辦公文，延不簽收逾二日者。 (六) 無故未將判發之文稿送發文，逾二日者。 (七) 公文陳核經書面查催後仍未核批或核批後未處理者。 (八) 對逾期待辦之案件，經催辦仍未辦理展期者。 (九) 擅將公文交他人閱覽、抄錄影印或未經核准電遞、傳真者。 (十) 應辦案件而簽存查或先簽存查再以創號發文者。 (十一) 逕收來文或交辦案件應登記而未送經文書人員登記者。 (十二) 對公文登記及查催資料作不實之記錄或未經權責主管核准擅 改紀錄者。 (十三) 人民或法人團體請案件因缺漏要件無法辦理時，未即一次詳 加註明通知補正者；人民申請案件展延一次仍未辦結，經糾 正仍未改善者。 (十四) 違反本要點其他之規定而屬情節重大者。

一九二、凡依本要點獎懲之人員，除本府核定外，其餘應依獎懲作業規定 程序辦理。