四十一、稿轉公文時應注意事項如下： （一）對判發之文稿，如發現有錯誤或可疑之處時，應先請承辦 人員確認修正後再行轉製。 （二）各機關對外行文，應一律使用統一之公文紙格式（如附件 一）。 （三）文件內之金額、數字、人名、地名、日期或較重要之辭句 不得因轉製錯誤而任意添註、塗改及挖補。 （四）轉製之文件應將發文日期、字號填入。文件內容儘可能避 免獨字成列，獨列成頁。

四十二、校對應注意事項如下： （一）待發之公文應由校對人員或承辦人員負責校對，校對時應 注意公文之格式、內容、標點符號與原稿是否相符。 （二）機密及重要文件，應指定專人負責校對。 （三）校對人員發現待發之公文有嚴重錯誤時，應退回改正。不 影響全文意旨者，得逕予改正。紙本改正處應加蓋校對章 ，其電子檔須一併改正。 （四）校對人員如發現原稿有疑義，或有明顯誤漏之處，或機密 文書未註記解密條件或保密期限者，應洽承辦人員予以改 正；文內之有關數字、人名、地名及時間等應特加注意校 對。 （五）公文校對完畢，應先檢查受文者是否相符及附件是否齊全 ，並於原稿加蓋校對人員章或以電子憑證進行簽章後，將 文稿送監印人員蓋印。 （六）重要公文及重要法案承辦人員應先校對，嗣複校後再送發 。 （七）校對人員遇行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿時 ，應詳加核對受文者傳送方式，並於校對無誤後，循發文 程序作業。

四十三、編號、登錄應注意事項如下： （一）發文文號，採收發文同號方式；如為多稿發文，於文號最 後增加一碼支號，供多稿公文用。 （二）發文代字編訂原則如下： 1.各機關發文代字依序由層級代字、機關代字及承辦單位 代字三者組成。 2.以本府名義發文者，層級代字為「府」，其他名義發文 者為「北市」。 3.以本府或上級機關名義發文使用之發文代字，應檢具分 層負責明細表及發文代字表，以函向本府或該上級機關 申請核准後實施。 4.機關層級之發文代字，經首長核定後實施。 （三）待發文件，應填列發文代字、發文號及發文日期。 （四）彙（併）辦文稿，以首件來文之收文號為發文號。 （五）發文人員應詳加檢查核對待發公文，如有漏蓋印信、附件 不全、受文單位不符或其他錯誤缺漏者，應分別退還補辦 。 （六）機密文書發文時，應由機關首長指定人員處理，檢查核對 無誤後再行封發，並於公文系統主旨欄登錄「密不錄由」 ，或以代碼、代名登錄。 （七）以定型化紙本表單回復之免備文案件，其發文程序與一般 公文相同。發文時，應分別於原稿及發出之正本上加註受 文者、發文日期及字號，並列入發文件數統計。 （八）承辦人員逕以電子郵件或上網填報方式回復之免備文，由 承辦人員或指定專責人員自行校對、發送或填報後，於同 日將原稿送發文單位，以發文結案。 （九）公文之發文日期，除有特殊情形外，應與公文系統送發登 錄日期一致。 （十）發文人員應於完成發文登錄時，於原稿加蓋發文人員章或 以電子憑證進行簽章。 （十一）各機關應每日匯存發文紀錄電子檔。

四十四、各機關辦理代擬代判發文作業，遇行文單位兼有電子交換及非電 子交換之文稿時，應先完成公文電子交換後，再將原稿及紙本公 文送請發文名義層級之發文單位辦理校發及用印作業。

四十五、紙本公文封發應注意事項如下： （一）機關應指定人員負責公文封發作業。 （二）完成發文登錄之公文，應詳加查檢核對是否完成用印，附 件是否齊全，公文與信封受文者是否相符後，再行封固。 （三）最速件、開會通知單或有時間性之文件，應於公文封套（ 格式如附件十一）上標註，以提醒受文者注意。機密文書 應以雙封套封固，以重保密（密件公文封套格式如附件十 二）。 （四）同一受文者之公文，除最速件得提前封發外，其餘普通件 得併封發出，並在公文封套上註明文號、件數。 （五）發文附件應隨文封發；如為現金、票據、有價證券或貴重 物品，應由承辦單位檢齊封固書明名稱、數量，並在封口 加蓋承辦人員職名章隨同公文送交發文單位辦理封發。 （六）凡體積較大或數量過多之附件需另寄者，應在公文附件項 下註明「附件另寄」，並應在附件封面書明「某字號之附 件」，該公文及附件應同時付郵。

四十六、紙本公文送達或付郵應注意事項如下： （一）機關致人民之公文，除法規另有規定外，依行政程序法有 關送達之規定辦理。 （二）機關應指定人員負責公文之送達或付郵作業。 （三）送達公文及附件，除特殊情形經陳奉核准者外，應直接送 達受文之機關。 （四）專人送達之公文，應填具送文簿（清單）並書明送出時間 ，派專差送達。 （五）人工交換傳遞之公文，應填具送文簿（清單），按每日規 定時間、地點集中交換。 （六）郵遞公文應分上下午二次送郵，最速件應隨時送郵；另應 依郵遞種類分別填列送郵清單付郵，並登錄郵資，作為郵 費核銷之依據。 （七）郵寄人事命令、證件、有價證券、訴願文件、機密文書及 對受文者權利義務有重大影響之文件時，應以掛號郵件寄 發。 （八）機關內部各單位送發之文件，應以有關公務者為限，由單 位收發人員登錄送文簿（清單）遞送。但受文單位不在同 一處所者，得交由專人遞送。 （九）發文人員應隨時注意有關機關及人員之通訊地址異動情形 ，以便文件之投送。 （十）發文人員應定時查驗發文清單登錄之文件送達情形。 （十一）公文封發後，如因業務需要由承辦人員自送時，應經承 辦單位權責人員核准後，再由承辦人員向發文單位簽收 領取公文，自行送達受文者；承辦單位應列管查核送達 情形。

四十七、歸檔應注意事項如下： （一）機關公文發出後，發文人員應將原簽稿及附件整理，送交 本機關檔案管理單位（人員）點收歸檔。府文及上級機關 文發出後，一律退稿原承辦機關之檔案管理單位（人員） 點收歸檔。各機關對退還之原稿件，嚴禁交由承辦人員自 行保管。 （二）發文後之原稿件，如承辦單位註明先發後會或申請延後歸 檔者，應退還承辦人員，於處理完畢後，再送檔案管理單 位（人員）點收歸檔。 （三）公文以線上簽核者，檔案管理人員於點收前應確認檔案內 容及狀態，如發現電子檔案有毀損異常情形，應請公文系 統管理者修復或採取其他必要處置。如無法修復時，應由 承辦人員列印完整核定版之線上簽核文稿及簽核紀錄，陳 報原決行層級長官核准後，改以紙本歸檔。 （四）下列文件歸檔時，承辦人員應於後案註記併前案文號歸檔 ： 1.開會（會勘）通知單及其會議紀錄。 2.簡單案情之續辦案件。 （五）文書之歸檔，應依檔案法、「機關檔案點收作業要點」、 「機關檔案管理作業手冊」及「臺北市政府檔案管理作業 要點」辦理。