四十八、減少文書數量應注意事項如下： （一）各級機關本於其職掌範圍規定處理之事項，除法令規定及 性質重要者外，無須報備。 （二）通報周知性質之公文，應登載於機關電子公布欄，以代替 行文。 （三）機關內部各單位，洽辦公務時，應以便箋行之，或將原文 影印分送會簽，宜儘量利用電子方式處理。 （四）機關內部通報性質之公文，得利用機關內部網站或以公務 訊息郵件方式告知。其採公務訊息郵件方式者，須確認相 關收受人員必能獲知該項訊息。 （五）自其他機關電子公布欄所擷取之資訊，可利用機關內部網 站轉知者，無須另外行文。 （六）接到之副本，如僅為通知性質不須辦理，且無其他意見者 ，無須行文答復。 （七）內容簡單無須行文者或召集會議時，得以電話或電子郵件 通知。 （八）機關首長到任就職之通知、地址電話變動、年度發文代字 號，或其他一般通報周知事項，應登載於機關電子公布欄 ，無須另外行文。 （九）上級交下級研議之文件，可將原件發交下級機關，下級機 關得於原件上簽註意見後送還。 （十）刊載於公報之公文，相關之機關應即照辦。如須行文，只 摘錄該案所登公報之期數、頁數、發文日期、字號及主旨 ，以便檢查。 （十一）凡要求填送各種表報資料時，應以電子方式為之。 （十二）回復民眾投寄之電子郵件，應於奉核後，逕以電子郵件 回復。 （十三）行文之對象，應以與案情有關者為限。承辦單位（人員 ）對於來文機關經常發送不必要之公文或附件者，得予 退回，並建議其改正。 （十四）無須一級機關彙整回復之周知性公文，應直接函發各級 機關，勿再逐級函轉。 （十五）各機關文書處理相關作業時，以不列印為原則，其需列 印者，除依規定須以單面列印外，應採雙面列印。

四十九、簡化文書手續應注意事項如下： （一）文書應儘量採電子處理及線上傳遞，以減省人工登錄送文 簿（清單）及遞送作業時間。 （二）編號登錄之簡化： 1.除收文時應摘由登錄外，其他歷程中只登錄文號，不必 錄由。 2.公文書應一文一號，收文所編號碼，應在本機關內統一 沿用，並採收發文同號方式。 （三）文稿核會之簡化： 1.上一層級已於擬辦時核可者，其文稿內容如未違反原擬 辦之意旨，應由次一層級代判，於決行處註明「案奉核 定」字樣，並加蓋職名章或以電子憑證簽章，不必再送 上級判行。 2.急要文書，應儘量由主管人員自行辦稿，以節省核轉之 時間及手續。 3.各機關應透過業務分類、人員分組及跳躍陳核等方式， 賦予各項業務最適陳核流程，減少核稿人數。 4.本府二級機關辦理府稿或局處稿時，為達充分尊重二級 機關首長之職責與權限，並加強分層負責之執行，應逕 送一級機關主任秘書層級核稿。但業務性質確實需要者 ，可先加會一級機關相關單位。 5.受會簽稿，如係分層負責明細表授權業務範圍，由被授 權層級之人員註明「代決」字樣，並加蓋職名章或以電 子憑證簽章後，即可會畢送件，不必對等層級或陳首長 核決。 6.非分層負責授權業務，如預計後續有相同之案件，得敘 明簽陳首長核准，後續案件，即由次一層決行，並於決 行處註明「依例決行」字樣，加蓋職名章或以電子憑證 簽章，視同代為決行案件。但有情事變更者，不適用之 。 7.非政策性且無爭議之緊急文稿，得由承辦人員註明「先 核補會」字樣，即可先上陳，於核定或發文後退回承辦 人員補會再歸檔。 （四）行文之簡化： 1.緊急公文得不依層級之限制，越級行文。 2.機關內部單位處理其職掌範圍內之事項或依分層負責之 事項，基於授權對外行文時，得直接行文，不必由機關 對機關行文。 （五）補發公文時，應檢附原案，加簽說明，經陳奉核可後，送 請發文人員補發，不必重新辦稿，惟須於文面左上側空白 處註明補發日期及「補發」字樣。