一七五、各機關應設置檔案室（人員），集中統一管理檔案，嚴禁由承辦人員自行保管。

一七六、各機關檔案管理人員之設置，參照行政院所屬各機關秘書（總務）人員員額設置標 準之規定。

一七七、檔案管理應以具有專長者擔任之，並視需要施以有關檔案管理之訓練。

一七八、各機關應鼓勵檔案管理人員進修，或參加國內外及本府有關檔案管理之研習。

一七九、各機關應以電腦輔助檔案管理，檔案管理單位並應與文書及稽催單位相互聯繫，密 切配合，各單位間之權責應明確劃分。

一八０、檔案管理重要用語釋義如左： （一）檔案管理：指檔案管理作業過程中之點收、整理、登記、分類、編案、編目 、裝訂、入檔、保管、檢調、清理、銷燬、移轉、機密等級調整解密、安全 維護及其他有關事項之處理。 （二）點收：指檔案管理單位將業務單位辦畢送來歸檔之案件，予以清點受領。 （三）分類：指根據檔案內容之性質，歸入分類表中最適當之項目。 （四）分類號：指代表分類項目之號碼。 （五）編案：指按檔案案情，編為簡要案名。 （六）案次號：指區分同一分類號之各案所編列之號碼。 （七）目次號：指區分同一卷之各件所編列之號碼。 （八）檔號：指分類號加案號。 （九）文號檔號對照表：指在收（發）文號檔號對照表上逐件將檔號填註於對照表 各方格內，以查核、管制案件。 （十）三五卡片：指用以編製分類項目、人名目錄，所印製之卡片。卡片之直線長 三英吋、橫線長五英吋。 （十一）分存單：指一文涉及二事以上，用以分存於其他有關案卷之單。 （十二）入檔：指將檔案存置於架櫃。 （十三）排列：指將檔案或卡片，按一定之次序順列。 （十四）檢調：指依有關目錄、迅確查得所需之案件，供業務單位參考。 （十五）調案記錄卡：指隨案登記調案記錄動態。 （十六）清理：指定期檢查檔案，適時辦理移轉或銷燬。 （十七）案：指同一案情經予分類、編案、編目、整理後之各件為一案。 （十八）件：指每一收文或發文連同其簽辦之文件，各稱一件。

一八一、檔案之區分如左： （一）臨時檔案─尚未結案，待繼續辦理之案卷。 （二）定期檔案─經已結案，列有一定保管期限之案卷。 （三）永久檔案─經已結案，具有永久保存價值之案卷。

一八二、本府設檔案中心，隸屬秘書處，集中管理保存年限在一年以上之府屬定期案卷及永 久案卷。各局處會，設檔案室，管理府屬臨時案卷與保存年限在五年以下之定期案 卷及各該機關之案卷。

一八三、各區公所、學校、附屬機關及市營事業機構，得設置檔案室（人員）管理各該單位 之檔案。

一八四、檔案管理人員之工作，應按管理程序表（格式如附件三十二）所定步驟，適宜分配 之。

一八五、各機關檔案室應按月填製管理工作概況月報表（格式如附件三十三），陳權責主管 核閱。

一八六、本府秘書處應定期檢查各機關檔案管理作業，並依左列規定辦理： （一）每年定期檢查各機關檔案管理作業，發現缺點，立即輔導改進，並作為下次 檢查重點。 （二）檢查情形逐項記錄於檢查表（格式如附件三十四），並依據該表辦理獎懲。

一八七、各機關檔案管理人員，得隨時觀摩本府檔案中心管理作業，以溝通觀念與統一作法 。

一八八、歸檔文件之範圍如左： （一）上級各種命令及手令。 （二）收發文文稿及附件。 （三）各種簿冊表件。 （四）簽、報告及有關公務之函電。 （五）其他應行歸檔之公務文件。 前項第（四）款之簽，如涉及經費結報，而為會計原始憑證之附屬書類時，應另以 影印本送審，原簽應歸檔於本機關。

一八九、文件歸檔應依左列規定辦理： （一）公文書之歸檔，以隨辦隨歸為原則，由發文人員及基層收發（登記桌）按日 辦理送檔。 （二）府屬文件分送各承辦單位檔案室歸檔。各單位之文件，送各該單位檔案室歸 檔。 （三）公文書之歸檔，必須經處理陳奉批「存」或辦竣發文後行之。 （四）機密案件應以專用封套（格式如附件三十五）密封歸檔，在封套正面註明收 發文號年、月、日，來（受）文者名稱、來文字號、機密等級、解密條件及 案由，並在封口處加蓋承辦人員或辦理歸檔人員職名章。 （五）歸檔之文件，應將原稿及有關附件彙齊送檔。

一九０、歸檔手續應依左列規定辦理： （一）公文登記桌或發文人員，應每日將已發文稿連同有關文件、附件、逐案彙齊 ，填具送件表一式二份，送檔案室點收。 （二）承辦人員對已發文稿件，如需原卷以憑續辦者，應按調案手續填具調案單（ 格式如附件三十六）經基層單位主管簽章後，向登記桌調取原卷，登記桌憑 調案單調案或代替原原卷送檔。 （三）收文無須辦理者經批「存」後，由承辦人員送登記桌在公文登記簿上簽收， 登記桌每週彙總一次，填具送件表一式二份送檔。 （四）送檔文件，經檔案管理人員逐件點收無訛後，應將登記桌所填送件表加蓋收 檔日期戳（格式如附件三十七）發還一份，以憑查考。

一九一、檔案管理人員點收文件，應依左列規定辦理： （一）文件不全者，應退還補正。 （二）收發文非原件者，不收。 （三）附件漏送者，應原件退還補送。附件有註記「存檔一份，餘銷燬」而未全部 歸檔者，亦同。 （四）送檔文件，有未經主管核示或漏判、漏印、漏會、漏發等文書處理不完善情 事，應退回補正。 （五）附件如有抽存，而承辦人未在原文註明、簽章者，退回補正。附件如有重複 多份，承辦人未依第一零八點註記處理者，亦同。 （六）原文附有不應歸檔之附件，應即退回送檔單位。 （七）歸檔文件，如有污損，應在原件及送件表上註明。 （八）樣張或已廢之契約、憑證等，應加蓋「樣張」「註銷」「作廢」等字樣之戳 記。 （九）歸檔文件未填註保存年限者，應退還補註。 （十）歸檔文件與歸檔表之登載不符者，退還更正。

一九二、歸檔文件不合規定者，將其送件表上之文號用雙線劃去，以退件單（格式如附件三 十八）附於文件上，隨應退還之送件表退請更正後再歸。

一九三、檔案室對於左列各類文件、物品不予管理： （一）單位內之函件及副件。 （二）現金、有價證券及其他貴重物品。 （三）無關公務，又無參考價值之文件、便條、紙片等。 （四）體積笨重、面積過大或易變質、消耗之物品。 （五）其他無須歸檔之文件。

一九四、應歸檔而未歸檔之公文，應由單位主管督促歸檔。

一九五、檔案整訂程序應注意事項如左： （一）整理檔案，按文件之先後依序編訂，時間早者在下、晚者在上（由下而上） 。但先後有關聯者，應予歸併。 （二）檔案上加附之針、夾應一律剔除。 （三）檔案字跡如有模糊不清者，應請原承辦人查明補註，並在補註處蓋章，以示 負責。 （四）檔案之大小長短，應以公文紙規格之標準為準，文件過長過寬者，得予裁切 或摺疊，以求整齊，但不得損及原文及批註簽章等。 （五）文件如有皺摺應予理平，其長寬不足標準無法裝訂者，得酌用另紙襯托之。 （六）文件如有破損，應以透明紙予以補接，俾原文仍可辨識。 （七）附件應隨文整訂，並附於文後，如不便隨文存檔者，應在文件上加蓋「附件 另存」（格式如附件三十九）戳記，並在附件袋（格式如附件四十）上註明 其文號及檔號，按檔號順序收藏。 （八）附件有承辦人註記「存檔一份，餘銷燬」，並經核定者，應隨文整訂一份， 其餘附件應抽出彙燬。

一九六、依機關業務之性質，同一歸檔件之附件，常為一式多份之情形者，如無第一零八點 第一項各款情形時，檔案管理單位於經承辦單位同意，並簽奉權責長官核准後，對 於同類案件均以一份附件隨文整訂，並應在相關文稿上加蓋「附件奉准留存一份」 之戳記（格式如附件四十一）。其餘附件於彙整後定期銷燬。

一九七、檔案整訂後，應逐件加蓋騎縫章（格式如附件四十二）。

一九八、各機關檔案分類，應依照本府檔案分類表（格式如附件四十三）辦理。

一九九、本府檔案分類表，以杜威十進分類法編製之，採類、綱、目、節四級制，其編製實 務與使用方法，如該表首之說明。

二００、一文可分入二類以上者，應分入較適當之項目內，並在有關之案卷內放置分存單（ 格式如附件四十四），或影（複）印本，以資參考。

二０一、歸檔文件分類後，應先查閱分類目錄，有舊案可併者，不論跨越若干年度，均應併 入前案，如前案在檔案中心者，則於歸檔文件右下方註明併案標示，以歸檔手續送 檔案中心歸併。

二０二、編列新案應依左列規定辦理： （一）機密案件應與普通案件分別編案。 （二）重要案件，應以一事一案為原則並根據案件內容，預測將來可能發展之情形 決定案名，每一案名之涵義，須能包括該案現有文件及將來併入文件之全部 內容。 （三）一般案件，應視其內容性質，賦予適當案名。如同一分類號之案件過多，則 按時間、地域、機關、學校或其他性質，再為區分，編為若干案，以便管理 檢調。 （四）同一分類號之各案，分別賦予案次號，以區分之，機密檔案用左列特定符號 ，填註於案次號右側。 「Ａ」表示絕對機密。 「Ｂ」表示極機密。 「Ｃ」 表示機密。 （五）分類號加案次號合稱為檔號，代表一案之號碼。 （六）各案之年號、案名、分類號、案次號及卷次號應依規定編製（格式如附件四 十五）。

二０三、國家元首及各級政府機關首長之原始手諭與特殊歷史之文物史料，應另立專案保管 ，並在原案內放置抄件或（複）印本，分別註記檔號。

二０四、檔案如係外文，應將主旨譯成中文，並將原文附於中文之後，按其類別統一管理。

二０五、編案時各機關得按業務繁簡需要，在檔案上附編案單（格式如附件四十六）註明案 名、檔號、類目名稱，俟入卷時再行除去。

二０六、分存單、抄件或影（複）印本之分存檔案，如無前案者，亦應作新案，登入各種目 錄內。

二０七、臨時檔案應依左列規定，編製書本式分類目錄 （格式如附件四十七） 。 （一）一分類號一頁，同一分類號之各案，均依次填寫於該分類號頁內，一頁不足 ，續用第二頁。 （二）目錄簿之各頁，均依分類號次序排列，小者在上，大者在下，活頁裝訂。 （三）檔案如有移轉、銷燬及其他特殊情事，均應即時記載於目錄簿有關欄內。 （四）檔案分類目錄簿，依分類號排列，檢調時先依檔案性質，查出分類號，依次 分類號查出案名及檔號，依檔號檢取檔案。

二０八、定期檔案與永久檔案應依左列規定編製卡片式分類目錄（格式如附件四十八）。 （一）一案一卡，其內容包括檔號、案名、起止日期、卷數、件數、附件數、及移 轉銷燬等註記。 （二）按檔號次序排列，小者在前，大者在後。 （三）在卡片之間，每隔三十張置導片一張（格式如附件四十九）導片上註明分類 號。 （四）卡片排列次序與檔案同。

二０九、檔案立卷後，應編列目次號，並依左列規定逐件登錄目次表（格式如附件五十）。 （一）每一原始文件及回覆文件，連同其附屬文件，編一目次為原則，目次號應填 於檔號橫線之右端。 （二）同案各件，以日期先後次序登錄，日期早者在前，晚者在後，但應編併前一 目次之文件，不另編目次，仍須依次登錄目次表，在其目次欄註明併某號。 （三）併案辦理之收發文同號，係同一機關者，得併錄一行。 （四）同一目次號之回復文件，主旨相同，而文在二件以上者，首件按規定逐欄登 記，其餘各件得將文號填於備考欄內。 （五）登錄目次表，字體必須端正，不得潦草。 （六）目次表應置於卷夾內檔案之前。

二一０、各檔案室均應依照左列規定編製收發文號檔號對照表：（格式如附件五十一）。 （一）按年度以活頁裝訂成冊，將收發文號編定，小者在前，大者在後。 （二）將每件檔案之檔號、卷次號、目次號及機密文件機密等級特定符號，填註於 該表文號欄內。 （三）不能歸檔之文件，須用紅筆在該表文號欄內註明原因，以資查考。 （四）檢卷時根據文號，查出該表文號欄內之檔號，即根據檔號檢卷。

二一一、編製卡片式人名目錄（一人一卡），在最初編案時即予編製，各項書寫方法與卡片 式分類目錄同。

二一二、檔案依左列程序入檔： （一）檔案登入分類目錄後，應即將目錄置於卡片箱（格式如附件五十二）內，檔 案入卷，依檔號次序排列。 （二）每一檔案夾（格式如附件五十三）以存放同一分類號之各案為原則，如同一 分類號之案件過多，得用續夾，以年度、檔號順序排列。 （三）各檔案室收到歸檔公文，以當日處理完畢入檔為原則。

二一三、檔案應根據案件辦理先後，由上而下依次彙訂，每卷首頁置目次表於檔案夾內，卷 脊標明檔號、案名及保存年限。

二一四、檔案每一年裝訂一次，並由檔案管理單位自行辦理，其必須僱工裝訂者，應嚴密監 督，不准攜出。

二一五、裝訂檔案，須整齊劃一，其厚度以三公分為原則，並依左列規定辦理。 （一）臨時檔案以活頁裝訂，置封底面。（格式如附件五十四） （二）定期及永久檔案以書本式裝訂。（格式如附件五十五）

二一六、完成裝訂之檔案依左列方式排列： （一）經裝訂之檔案，先按年度、次按檔號大小順序，小者在左、大者在右，直立 排列於檔案架上。（格式如附件五十六）。 （二）機密檔案用機密檔案櫃存放（格式如附件五十七），照普通檔案排列法排列 ，檔案櫃之標籤框內，放置標籤，註明該櫃內所儲檔案、類別，並指定專人 負責管理。機密檔案經解密後，應照普通檔案保管。 （三）另存附件，按檔號大小次序，放置於附件箱內（格式如附件五十八）或架上 ，並貼置標籤，書明檔號。

二一七、檔案管理單位保管之檔案，應每月抽查一次，以確保安全。

二一八、檔案保管場所，非檔案管理人員不得擅自進出。

二一九、如發生特殊事故，檔案有被奪取之虞而不及運走時，應將檔案密秘埋藏地下或焚燬 ，以免洩密。

二二０、檔案限於調閱與查詢之用。

二二一、調閱檔案以與承辦單位業務有關者為限。

二二二、借調檔案須寫調案單，以一案一單為原則，由調案人填寫年月日、收發文號及來（ 受）文機關，案由，並經業務主管簽章後，送檔案管理單位調取。

二二三、檔案管理人員應根據有關目錄，直接檢取檔案，並注意迅速正確。

二二四、調案單按借調單位分戶放置於調案單據箱內保管。

二二五、檔案借出時，應將所調檔案及調案人服務單位、姓名、借出日期登記於調案記錄卡 （格式如附件五十九），並將記錄卡放置原卷夾袋內，以便隨時查催。

二二六、借調機密檔案，應陳奉本機關權責長官核准。借出時以封套密封後加蓋密封章，送 調案人簽收。

二二七、檔案如已被他人調用時，應向前調案人催還，再依手續送交調案人。

二二八、調案人不得在檔案管理處所，擅自檢取或翻閱抄錄案卷。

二二九、調閱非主管案件，應送會有關單位主管同意，或簽奉本機關權則長官核准。

二三０、因業務需要，借閱其他機關主管業務檔案時（含機密檔案），應備公文或調案單， 並經簽奉本機關權責長官核准後借調。

二三一、借調之檔案，不得洩密、拆散、塗改、抽換、增損、轉借、轉抄、遺失，非經簽准 ，不得複印。

二三二、借調檔案以十五日為限，屆期仍須繼續使用，應填具展期單（格式如附件六十）， 洽請展期。借出檔案，如有急用，得隨時催還。

二三三、借調檔案如損毀遺失應報請註銷，必要時應依規定辦理補充或重製，並簽報權責長 官議處。

二三四、檔案管理單位對調出之檔案，每逾十五日，應填具調用檔案逾期未還清冊（格式如 附件六十一）或催還單（格式如附件六十二）向調案單位或調案人催還。除經同意 展期外，經洽催三次仍不歸還時，應簽請權責長官議處。

二三五、檔案管理單位對歸還之檔案，如發現缺漏、塗改、增損、抽換、拆散等情事，調案 單不予退還並簽報權責長官議處。

二三六、非本府所屬各機關借調檔案，必須備有正式公文，並經機關首長核准後，始可借調 。

二三七、檔案歸還後，應在調案記錄卡註明還案日期，以備查考。

二三八、機關職員退休或離職時，應由人事單位會知檔案主管單位。

二三九、各機關檔案管理單位，應將現有重要檔案之案名編為分類之案名目錄案引，以供查 案之參考。

二四０、檔案應每年清理一次，依據分類目錄逐案核對。

二四一、已結案之臨時檔案，保存年限在十年以上，保管已滿一年，而合於定期、永久檔案 標準者，依檔案中心排定接管時間，移轉檔案中心接管。

二四二、機關奉令裁併者，其檔案應隨業務移轉，如業務結束，其檔案由直屬上級機關接收 。

二四三、檔案區分為永久保存、定期保存二種，就其內容價值確定存廢標準。

二四四、檔案除須永久保存者外，定期保存者，其保存年限區分為三十年、二十五年、二十 年、十五年、十年、五年、三年、一年。

二四五、檔案保存年限區分（格式如附件六十三），應以業務主管單位之審核為基準，並以 具體之業務項目編訂之，於簽奉本機關之權責長官核準後實施。

二四六、具有參考價值之重要檔案，應依縮影作業規訂（格式如附件六十四）攝製微縮底片 保存之。

二四七、已失時效之檔案應依左列規定銷燬： （一）各機關應於每年九月將失時效之檔案一次銷燬之，並於十月底前造報檔案清 理成果統計表（格式如附件六十五）。 （二）銷燬檔案以全案銷燬為原則，全案文件有不同之保存年限者，以其最高保存 年限為準。 （三）各機關保存年限屆滿之檔案，應造具銷燬檔案清冊（格式如附件六十六）， 先送原案承辦單位審查（原案業務已移轉他單位或他機關者，由接辦之單位 或機關審查；原案業務已結束，且最後承辦之單位（機關）已奉令裁併者， 由檔案接收機關審查），並按行政系統報由本府彙送國史館審閱及自行送本 市文獻委員會選取可用資料後，再簽請機關首長核定銷燬。 （四）擬燬檔案之審查單位，須依據業務實際需要，慎重審查。已無保存價值者， 應同意銷燬。確須保留者，始得變更保存年限，繼續保存。 （五）檔案室對永久保存及保存年限未屆滿之檔案，已確無繼續保存價值者，得建 議承辦單位（人員）依規定銷燬。 （六）擬燬檔案經核定繼續保存者，應在其目次表及分類表目錄表（卡）上註明變 更保存年限。 （七）銷燬之檔案，應在其目次表及分類目錄簿（卡）上註明銷燬日期。 （八）銷燬檔案之目次表，應按檔案次序裝訂，並視其重要性定期保存或永久保存 。 （九）銷燬檔案，得在造紙廠溶化紙漿，並應由政風單位派員監燬。

二四八、各種會計憑證之銷燬，應依照會計法有關規定辦理。

二四九、具有史料價值之檔案，應依規定處理。但機密檔案應俟機密等級消失後，再行辦理 。

二五０、機密檔案之機密等級變更及解密程序，應依規定辦理。

二五一、檔案管理設備概分為庫房、架櫃、作業工具、應用表卡等四種，各機關應依規定設 置之。

二五二、檔案庫房宜與其他建築物隔離，地勢移高亢，排水系統通暢，並儘量裝置鐵門鐵窗 及防盜、防護等設施。庫房內經常保持乾燥並加強其通風設備。

二五三、檔案架、檔案櫃、卡片箱、附件箱，以鐵質能防潮防蟲者為宜，其他必要之工具及 器材，並應力求切合適用。

二五四、庫房內溼度應保持百分之三十度至五十度，如濕度過高得備除濕設備調節之。

二五五、檔案得視需要施以分類曝曬，以防霉爛，檔案管理人員應親自指揮搬放，以免次序 混亂，並應在場看守，禁止閒人檢取翻閱，以防遺失及洩密。

二五六、檔案庫房內外應備滅火器具。庫房內禁止吸煙及使用火爐、電爐與存放易燃物品。

二五七、檔案庫房內嚴禁儲存食物，牆壁四週，應經常檢查。使用強力殺蟲粉、樟腦劑等放 置檔案四週並在庫房內外適時噴射殺蟲劑，以防蟲鼠。

二五八、檔案無論入檔或借閱，均須保持整潔，妥善保護。

二五九、檔案有破損者，須隨時修補，儘量保持原形。附屬於原案之片紙隻字，亦應保存。

二六０、破損之檔案，其修補方法如左： （一）裱法：破碎檔案，即用裱法修補，單面書寫之檔案，用普通白紙裱褙於檔案 背面，兩面書寫者，用透明紙裱褙之。 （二）鑲法：破裂或有裂縫之檔案，用鑲法修補，單面書寫之檔案，用紙條黏貼， 兩面書寫者，用透明紙黏貼。

二六一、檔案有左列情形之一者，應予重製： （一）字跡模糊不易辨認或短缺，應由業務承辦人員查證補正者。 （二）紙張易於碎損無法修補以及特別重要而須永久保存者。 （三）原件僅一份而須多份應用，或原件篇幅過大過小，或其他特殊情形不便管理 者。

二六二、重製之檔案與原件須分別註明重製原因、日期及份數，並應陳奉本機關權責長官核 准後行之。

二六三、重製檔案應視實際需要採用照像、重抄、複印或印刷，儘量依照原形及內容。

二六四、檔案損毀、遺失應依據各種簿冊之紀錄向原文之來（受）文者，查抄全部內容，並 陳本機關權責長官核准重新入檔。

二六五、檔案損失處理之經過，應在各種目錄上分別註明。

二六六、定期與永久檔案之範圍及性質： （一）經已結案，有留備本府各機關共同應用，保管年限在十年以上，並經在各承 辦機關檔案室保管滿一年之府屬檔案。 （二）各機關承辦之府稿，及與府稿有密切關聯之來文，且具備左列性質之檔案： 1.屬於該承辦機關業務職掌範圍者。 2.以市長名義處理者。 3.以承辦單位主管名義處理，而與市長名義處理之全案有重要關聯者。

二六七、定期與永久檔案接管程序： （一）本府檔案中心排定接管日期，通知各機關檔案室。 （二）各機關檔案室將合於移轉之標準檔案，分別「機密」「普通」與年度，造具 移轉清冊（格式如附件六十七）一式二份，指定人員按時送本府檔案中心辦 理移轉。 （三）檔案中心對移轉之檔案，應照移轉清冊逐件清點並加蓋檔案點收章（格式如 附件六十八）。凡不合規定或點收不符者，予以退還。

二六八、各機關應移轉而未移轉之檔案，檔案中心得隨時派員檢查，督導移轉。

二六九、接管之檔案，仍應續辦者，概由檔案中心編併之。

二七０、接管檔案之整編、維護、應用、清理與銷燬，均依本要點規定辦理。