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北市01-03-2001
行政規則:屬行政程序法第159條第2項第1款
民國 90 年 03 月 20 日
中華民國90年3月20日臺北市政府(90)府秘二字第9001825700號函修正全文312點
  • 拾貳、文書保密
  • 二七一、各機關機密文書,應依照國家機密保護法規,並依本要點及各機關有關保密之規定 。
  • 二七二、機密文書區分機密等級如左: (一)絕對機密:凡具保密價值之文書洩漏後,足以使國家安全或利益遭受特別嚴 重損害者。 (二)極機密:凡具保密價值之文書洩漏後,足以使國家安全或利益遭受嚴重損害 者。 (三)機密:凡具保密價值之文書洩漏後,足以使國家安全或利益遭受損害者。 (四)其他依法應保密事項,得比照前三款機密等級,適當區分之。
  • 二七三、本府應以機密文書處理之事項如左: (一)本府各機關主管機密項目所列事項。 (二)機關作成行政決策、意思決定前之擬稿或前置作業,有保密之必要者。 (三)電腦處理個人資料或公務機密事項。 (四)具名檢舉案件。 (五)陳情案件內容涉及特定對象或牽涉特定對象之利益者。 (六)會議決定之機密事項。 (七)重要事項正在調(檢)查或處理中之事項。 (八)決標前之底價、領標、投標廠商之名稱與家數。 (九)涉及個人隱私權或營業(職業)秘密等事項不宜公開者。 (十)機關人事資料不宜公開者。 (十一)其他依法令應行保密事項。
  • 二七四、各機關應按其主管業務之性質,於必要之最小範圍內,分別詳定各類機密文書之範 圍。
  • 二七五、「絕對機密」及「極機密」文書,應由機關首長自行處理或指定適當人員承辦。「 機密」文書,應由機關首長指定專人負責辦理。
  • 二七六、機密文書之簽辦應注意事項如左: (一)奉交辦或分辦過程中,不得讓不應知悉人員窺視或翻閱。 (二)擬辦、繕校「絕對機密」或「極機密」文書,應隔離辦公,與有關單位會商 時,亦應採取隔離措施。 (三)機密文書之會商情形,應記錄附卷。 (四)機密文書之陳判、送會,應由主管人員或承辦人員親自持送。如不能親自持 送,應置於密封之密件袋內。 (五)機密文書如非必要,應儘量免用或減少副本,「極機密」者非經核定權責之 主管人員核准,不得複製。「絕對機密」者不得複製。 (六)機密文書非經權責之主管人員核准,不得攜出辦公處所,傳送機密文書應交 收件人員親自簽收。 (七)承辦人員於簽擬具保密性文書時,應按其保密價值預擬機密等級,並予註記 ,不宜濫用。各級主管於核(判)機密文書時,對所區分之機密等級是否適 當,應一併審查核定之。
  • 二七七、機密文書之收發文應注意事項如左: (一)各機關應指定專責人員負責辦理機密文書拆封、分文、繕校、蓋印、封發及 歸檔等事項,並儘可能實施隔離作業。 (二)收受機密文書時,應先詳細檢查封口有無異狀後,並依內封套記載情形完成 登錄。受文者為機關或機關首長者,應送機關首長或其指定人員啟封;受文 者為其他人員者,逕送各該人員本人啟封;另啟封人員,應核對其內容及附 件。 (三)機密文書之收發登錄應建立專用紀錄簿。 (四)機密文書用印時,屬「絕對機密」、「極機密」者,由承辦人員持往辦理。 監印人員僅憑機首長簽署用印,不得閱覽其內容。承辦人員於蓋印文件及文 稿最末一頁左下角簽章,以明責任。屬「機密」者之用印,得由繕校人員持 往辦理。 (五)「絕對機密」、「極機密」文書之封發,由承辦人員監督辦理。「機密」則 由指定之繕校、發文人員辦理。機密文書應封裝於雙封套內,內封套右上角 加蓋機密等級,並加密封,外封套不得標示機密等級或其他足以顯示內容之 註記。
  • 二七八、機密文書之傳遞方式如左: (一)機密文書之分文(交辦)、陳核(判)、送會、送繕、退稿、歸檔等流程, 以業務主管人員親自傳遞為原則。如由傳達人員傳送時,須使用保密封套( 夾)。 (二)機密文書對外發文時,屬「絕對機密」及「極機密」者,必須密封派專人傳 遞。屬「機密」等級者,指派專人傳遞或以雙掛號寄遞。 (三)密封封套之紙質,須不能透視且不易破裂,封口及接縫處須加貼薄棉紙或膠 帶並加蓋「機密」字戳記。正面註明機密等級,外加一般公文封套,但外封 套不再列機密等級。 (四)如因機關業務特性,屬機密等級以上之文書須採電子方式處理者,應採取與 機密等級相符之保密機制,經權責長官核定後,依相關規定辦理。
  • 二七九、機密圖表非經核准,不得張貼。奉准張貼時以室內為限,並須設置掩蓋。
  • 二八0、經核定機密等級、解密條件之文書,均應完成適當標示。其解密條件如左: (一)本件於公布時解密。 (二)本件至某年某月某日解密。 (三)本件於工作完成或會議終了時解密。 (四)附件抽存後解密。 (五)其他特別條件或另行檢討後辦理解密。
  • 二八一、經核定機密等級、解密條件之文書,屬彙編性質者,應於文書首頁說明保密要求事 項。
  • 二八二、凡委託其他公民營機構或個人研究、設計、發展、試驗、採購、生產、營繕、銷售 或保管案件,涉及機密事項,其文書處理規定如左: (一)各機關人員於其職掌或業務範圍內,凡以契約委託其他公民營機構(廠商) 或個人產製之機密文書,應要求受託者先行採取保護措施,並送交委託單位 ,由權責長官核定機密等級、保密期限或解密條件,並通知受託者。 (二)凡因委託契約需要,而必須提供受託者機密文書時,應繕造清冊送交受託者 專人執據簽收;並得檢查該機密文書之管理與運用情形,以保障機密文書不 遭轉用或洩漏。 (三)為使受託者瞭解並配合採取保密措施,委託單位應要求簽訂「保密契約」或 於主契約中規範「保密義務條款」,藉以保障業經核定為機密之文書,即使 契約終止或解除,非經解密,受託者亦應採取保護措施,且未經委託單位同 意,不得洩漏、公開或轉用。
  • 二八三、機密文書之保管: (一)應與非機密文書之檔案分別保管。 (二)機密文書應放置於堅固完整、封鎖確實之公文箱(櫃)。「絕對機密」、「 極機密」文書應放置於具安全防護功能之保密設備內,保管人員必須經常檢 查。 (三)保管機密文書人員調離職務時,應將所保存之機密文書,逐項點交單位主管 或指定人員接管,並列冊陳核。
  • 二八四、機密性會議資料保密規定如左: (一)「絕對機密」、「極機密」之會議資料,應標示機密等級、編號分發,逐頁 註記與分發編號相同之號碼,並確實登錄其使用人員。另於會議資料首頁應 提示保密義務及不得攜離會場,會後須當場清點收回。 (二)「機密」之會議資料,應編號分發及登錄其使用人員,會後須當場清點收回 ,與會人員如需留用時,應辦理借用簽收。
  • 二八五、凡經核定機密等級之文書,不論其性質屬研究報告、會議資料、業務統計、各式簽 擬文稿等,均應依檔案法及相關規定辦理。
  • 二八六、納入檔案管理之機密文書,業務主管人員,每年至少須清查檢討一次,其須變更機 密等級或解密者,應即按規定辦理變更或解密手續。
  • 二八七、處理文書機密等級之變更或解密,其權責劃分如左: (一)機密等級變更或解密,由承辦人員於區分密等時預為註明或主動檢討辦理。 (二)「絕對機密」、「極機密」等級之變更或解密,應簽請機關權責長官核准。 (三)「機密」或「密」等級之變更或解密,由單位主管核定之。
  • 二八八、文書機密等級之變更及解密程序規定如左: (一)承辦人員依據密件登記紀錄主動檢查,或其他機關建議,將應予變更機密等 級或解密之案件,提出審查,並填具機密文書機密等級變更或解密處理意見 表(格式如附件六十九)及建議函稿(作法舉例如附錄八)陳送核定。 (二)經核定變更原機密等級或解密後,應通知有關機關(作法舉例如附錄八)。 (三)文書機密等級之附加變更或解密標示者,屆時即照標示自動變更或解密,保 管單位或人員並即辦理有關手續。 (四)變更機密等級或解密者,應將案卷封面及文件上原有機密等級之註記以雙線 劃去,並於明顯處浮貼經登記人蓋章註記之機密文書機密等級變更或解密記 錄單(格式如附件七十)。 (五)建議其他機關變更機密等級或解密者,於獲得答復同意後,依第(一)至第 (四)款之程序辦理。 (六)非政府機關之來文其上自訂有機密等級者,經本文者通知同意解密後,依第 (一)至第(四)款之程序辦理。 (七)機密文書經解密後應照普通案件放置保管。非經解密者,不得銷毀,解密後 ,其銷毀方式,須依檔案法及相關規定辦理。
  • 二八九、各機關對於機密文書之處理,應指定專人會同檔案、資訊、通信、政風等業務承辦 人員,實施查核。
  • 二九0、文書一般保密事項規定如左: (一)各機關員工對於本機關持有及保管之文書,除依法得予公開者外,應遵守公 務員服務法第四條之規定,絕對保守秘密,不得洩漏,退職後亦同。 (二)文書之處理,不得隨意散置或出示他人。 (三)各級人員經辦案件,無論何時,不得以職務上之秘密作私人談話資料。非經 辦人員不得查詢業務範圍以外之公務事件。 (四)文書之核判、會簽、會稿時,不得假手本機關以外之人員,更不得交與本案 有關之當事人。 (五)文書放置時,應背面向上或放於公文夾內,以防止他人窺視。 (六)下班或臨時離開辦公室時,應將公文收藏於辦公桌抽屜或公文櫃內並加鎖。 (七)各機關就其主管業務發表新聞時,應指定專人辦理,並須事先簽報首長核定 。 (八)職務上不應知悉或不應持有之公文資料,不得探悉或持有。因職務而持有無 需歸檔之機密文書,應保存於辦公處所,並隨時檢查。無繼續保持之必要者 ,應繳還原發單位;無法繳回者,應銷毀之。 (九)私人日記、通信、擬文及著作,其內容不得涉及機密及依法應保密事項。 (十)發現他人涉有危害保密之虞時,應加勸告,其不聽勸告或已發生洩密情事者 ,應立即向長官報告。 (十一)承辦機密文書人員,發現承辦或保管之機密文件已洩漏、遺失或判斷可能洩 漏、遺失時,應即報告所屬主管查明處理。
  • 二九一、機密文書依左列規定銷燬之: (一)機密文書無繼續保管必要時,應依規定辦理銷燬,但須與普通檔案分別繕造 銷燬清冊。 (二)製作機密文書所用之草稿、複寫紙、蠟紙、打字紙、影印紙、底片等材料或 磁片、光碟、電腦檔案(備份檔案),若無保存必要,承辦人員應即銷毀, 不得任意丟棄。
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