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北市01-03-2001
行政規則:屬行政程序法第159條第2項第1款
民國 90 年 03 月 20 日
中華民國90年3月20日臺北市政府(90)府秘二字第9001825700號函修正全文312點
  • 貳、一般規定
  • 五、一般規定: (一)各機關文書作業,應按照同一程序集中於文書單位處理之。但依文書性質、行文 對象及時效,有適當控管程序者,不在此限。 (二)公文之機密性、時間性,由各機關就其業務性質及實際需要,依相關法規規定, 自行區分。 (三)文書處理、應以隨到隨辦、隨辦隨送、不得施延、積壓、損毀、遺失。 (四)各機關收發文,應採用收發文同號方式。創簽稿之公文應於陳核前掛號,或於承 辦人員創文時,先行掛號列入管制。 (五)文書應一律用由右而左之直行格式,但以電子方式行之者或各種報表,簿冊及附 件譯文,得採由左而右之橫行格式。 (六)文書除稿本外,必要時得視其性質及適用範圍,區分為正本、副本、抄本(件) 或影印本或譯本。正本及副本依規定格式蓋用印信或章戳,以電子文件行之者, 得不蓋用印信或章戳。抄本(件)及譯本,無須加蓋印信或章戳,其文面應分別 標示「抄本(件)」或「譯本」。 (七)文書應記明年、月、日、時、分,一律以中華民國紀元為準。但外文或譯文,得 以西元紀年。 (八)文書處理過程中之有關人員,應於文面適當位置蓋職名章。但機關首長得以簽名 代之。並記明時間(例如十月十八日十六時,得縮寫為1018/1600 )。以線上電 子簽核處理者,則以電子線上簽收為憑。 (九)各機關辦公時間外之公文收受,應由值日人員依規定辦理。 (十)各機關文書之傳遞,以公文登記表、送文簿或電子線上簽收為憑。並得視業務繁 簡實際情形,設公文交換中心,定時交換。 (十一)令、呈、函、公告及其他公文,必要時得以電報、電報交換、電傳文件、傳真或 其他電子文件行之,機關公文傳真及電子交換作業依「機關公文傳真作業辦法」 、「機關公文電子交換作業辦法」及本府相關之作業規定辦理。
  • 六、機關公文電子交換一般處理原則如左: (一)機關公文電子交換,係指機關文書透過電腦及網路,予以傳遞收受者。其交換機 制分為左列三類: 1.第一類:經由電子交換中心集中處理者。 2.第二類:機關間點對點直接傳遞交換者。 3.第三類:發文方直接登載於電子公布欄,不另行文者。 (二)第三類機制之公文,必要時應輔以電子郵件告之相關機關,並應註明登載期限, 其逾期者,應自電子公布欄移除。 (三)各機關公文電子交換或登載電子公布欄之相關紀錄,得視需要予以儲存。 (四)各機關對於其他機關電子公布欄所登載之文書,應視其內容,自行下載為必要之 處理。
  • 七、機關公文以電子文件行之者,應指定專人負責機關電腦中文碼之管理,其辦理事項如左 : (一)機關中文自用字碼及國家標準交換碼對照表之建置、註冊、及維護。 (二)在國家標準交換碼範圍內,新增機關中文自用字碼之安裝處理。 (三)在國家標準交換碼範圍外,新增機關中文自用字碼之申請處理。
  • 八、機關公文以電子線上簽核處理者,得免適用本要點相關之人工作業規定。 前項之電子線上簽核處理,係指公文以電子方式在安全之網路作業環境下,採用電子認 證、權限控管或其他可確保公文可認證性之安全管制措施,進行線上傳遞、簽核工作。 其應具備之功能如左: (一)可判別公文簽章人及簽收日期時間。 (二)可標示公文時效性。 (三)翔實記錄各會簽意見。 (四)翔實記錄各陳核流程人員之修改與批註文字。
  • 九、文書處理流程及電腦作業流程圖如左: (一)文書處理流程:如附圖一。 (二)電腦作業流程:如附圖二。
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