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北市01-03-2001
行政規則:屬行政程序法第159條第2項第1款
民國 90 年 03 月 20 日
中華民國90年3月20日臺北市政府(90)府秘二字第9001825700號函修正全文312點
  • 伍、收文處理
  • 三十一、文書收發之一般規定如左: (一)各機關文書收發人員(以下簡稱登記員),應以編制內職員充任之。 (二)各機關文書收發之區分: 1.總收發。 2.單位收發。 3.基層收發(登記桌)。 4.簽稿收發。  前項文書收發,以本府為主體者,秘書處為總收發,各局處會為單位收發, 各科室為基層收發;以局處會或各區公所為主體者,以各該機關為總收發, 其所屬之科室(組)為基層收發;各機關綜合文稿之單位,辦理簽稿承轉登 記者,為簽稿收發。 (三)各級登記員應接受研考單位(人員)之考核與查詢。必要時,得予以輔導或 訓練;異動時,應先會知。並應將其業務有關事項詳細交代接辦人員。 (四)各級登記員應每日將收發文件數統計,彙製月報表,按月陳主管核閱。 (五)各機關為辦理文書收發、查詢,設立登記桌規定如左: 1.機關組織較小者,設立一登記桌。但平均每月辦理收文不滿五十件者,得 指定人員兼辦之。 2.每一基層單位,以設立一個登記桌為原則。 3.每一登記桌,每月辦理收文以五百件為原則。在八百件以上者,得視實際 情形增設之。 4.同一基層單位,設有二個以上之登記桌者,應冠予數序區分之。  前項每一登記桌,應設置登記櫃(格式如附件五)分別儲放日期卡及分類卡 (格式如附件六)。 (六)各機關辦理文書收發應用公文登記表(格式如附件七),得視實際需要情形 ,分別採用甲、乙、丙、丁、戊五聯式;甲、乙、丙、丁四聯式或甲、乙、 丙三聯式。 前項公文登記表填寫使用規定事項(如附件八)。 (七)各機關公文登記表保管年限區分: 1.甲表 三年 2.乙表 一年 3.丙表 隨時銷毀 4.丁、戊表 一年 前項保管年限,甲、乙表自結案日起算,丁、戊表自收文日起算,丙表由承 辦人過錄承辦登記簿後銷燬之。
  • 三十二、文書作業電腦化機關辦理收發,得以承辦人簽收清單及各類送件清單為公文登記表 ,其保管年限為一年。
  • 三十三、簽收應依左列規定辦理: (一)總收發人員收到公文或函電,除普通郵遞信件外,應先將送件人所持之送文 簿或清單,逐一查對點收,並就原簿(單)註明收到時間,蓋戳退還;如無 送文簿(單),應掣給收據(格式如附件九)。未設總收發之機關,應指定 專人辦理。 (二)總收發人員收到公文,應登記於活頁總收文表(格式如附件十),除速件須 隨收隨送拆封人員點收外,普通文件每一小時彙送一次。封套上標明機密或 指定收件人為長官之親啟函件,分別用送文簿登記,隨收隨送長官親收或經 指定人員點收處理。
  • 三十四、總收發人員收到傳真公文或電子交換公文,應依附錄一、二之一、三之規定辦理收 文登錄,並於公文第一頁右下方加蓋(印)收文章戳(其規格如附錄二),傳真之 公文非普通紙印出者,應經影印後,依規定處理。
  • 三十五、拆驗應依左列規定辦理: (一)應防封套內所裝公文緊靠封口,注意剪拆。 (二)一封內如有來文二件以上者,應於總收文表中逐一記明其件數及文號。 (三)查對附件,應對照來文逐件清點,並在總收文表中記明,其手續如左: 1.附件應加強整理,附於原文之後。 2.附件如屬現金、有價證券、貴重或大宗物品,應先送承辦單位點收保管, 並就原總收文表附件攔內簽章證明。 3.附件與公文以不分離為原則,由登記員裝訂於文後隨文附送;附件較多不 便裝訂者,應裝袋附於文後,並書名○○號附件字樣。  4.附件未到或附件先到,應俟附件到齊後再行分文;公文如為速件,得先送 承辦單位簽辦。其附件不齊全或漏檢或逾正常時間未寄到時,應速洽詢, 並得退還原發文機關。 (四)經拆封檢查,如發現封面所列號碼與封內公文號碼不符,或有文無號,或原 發文日期與發郵日期有疑問時,應就總收文表分別記明,並向原發文機關查 詢。 (五)來文如屬訴願案、訴訟案、人民陳情案或其他具有時效性之文件,其封套應 訂附於文後,以備查考;郵寄公文之封套所貼郵票,不得剪除。    (六)來文如有誤投,應投還原發文機關。其有時間性者,得代為轉送,並通知原 發文機關,同時在收文表中註明。 (七)封面未標明機密字樣,經拆封後如發現其內容有保密之必要,應作機密文件 處理。
  • 三十六、分文應依左列規定辦理: (一)分文人員應視公文之時間性、重要性、依本機關之組織與職掌,認定其承辦 單位,分別在原文右上角加蓋承辦單位戳,依序迅確分辦;對來文未區分等 級而認定內容確係急要者,應加蓋戳記,以提高承辦人員之注意。 (二)如係電報或外文文件,應指定人員譯出主旨後,再按程序分辦。 (三)來文內容涉及二個單位以上者,應以來文所業務較多或首項業務之主辦單位 為主辦單位,於收辦後再行會辦或協調分辦。 (四)來文屬急要件或案情重大者,應先提陳核閱,然後再照批示依收文手續辦理 分送承辦單位,如認有及時分送必要者,應同時影印分送。 (五)機關首長或單位主管交下之公文,分文時應於公文上加註「○○○交下」 (六)凡經本府分辦之文件,機關收文人員認為不屬於本機關主管業務範圍者,應 簽註意見送由主任秘書以上人員核章後,於工作時間四小時內退回本府總收 發改分,或由各機關收件承辦人逕行移送該業務職掌機關,並副知本府總收 發,受移機關如有意見,應即先行與移文機關溝通協調,如無法解決,再陳 明理由簽請上一級長官裁定,非經核可不得再行移還。 (七)分文發生困難時,應簽陳主任秘書以上人員核示辦理。
  • 三十七、來文經分文後,應以號碼索引簿(格式如附件十一及十一之一)為編號簿,依序編 列字號,並於來文正下方,蓋收文編號號戳(格式如附件十二)編號。 前項收文編號,得以電腦取號或黏貼文號條碼之方式處理。
  • 三十八、總收文號按年順序編號,年度中間如遇機關首長異動時,其編號仍應持續,不另更 換。
  • 三十九、經編列字號之收文,應將公文基本資料登錄,並繕製公文登記表或簽收清單(格式 請參考附錄十四),送單位收發或基層收發(登記桌)在戊表(或丁表)或清單上 蓋章簽收,並視需要印製收文簿(格式請參考附錄十四)。
  • 四十、機密件如經機關首長交指定之處理人員時,應向總收文人員洽取總收文號填入公文登 記表內,要旨欄內註明「密」。如經收文人員收件,則按分文手續辦理。
  • 四十一、承辦單位因故遺失業經收文編號之公文,經原發文機關補發後要求補辦收文手續時 ,仍應沿用原收文日期及原收文號。
  • 四十二、未經編號之收文,應送總收發補辦編號登記,再行處理。
  • 四十三、左列文件,不予編號,應另登送文簿,送承辦單位辦理: (一)各種定期及例行表報。 (二)通報及知會之文件。 (三)機關首長私人往來之文電。 (四)邀請參加紀念性集會之文件。 (五)贈送書刊及資料之文件。
  • 四十四、人民陳情案有左列情形之一者,得不予處理: (一)無具體之內容或未具真實姓名或住址者。 (二)同一事由,經予適當處理,並已明確答覆後,而仍一再陳情者。 (三)非主管陳情內容之機關,接獲陳情人以同一事由分向各機關陳情者。
  • 四十五、分文後之公文遞送,除急要件應隨到隨送外,普通件以每日上、下午分批遞送為原 則。但因業務需要或所屬單位較多之機關,得設公文交換中心,定時集中交換。
  • 四十六、機關內部文件如屬機密件、急要件或附有大量現金、有價證券及貴重物品之公文, 應由指定人員或承辦人員親自遞送。
  • 四十七、各機關內部單位,應視業務需要,指定專人擔任單位收發,並應與文書主管單位及 公文稽催單位保持密切聯繫,並依左列規定辦理: (一)單位收發人員,收到文書主管單位送來之文件,經點收並登錄後,如認為重 要或分文發生困難時,應先請示主管再送承辦人。 (二)承辦單位收受之文件,認為非屬本單位承辦之業務,經主管核閱後,得退回 總收文改分,或以改分方式逕行轉送其他單位辦理,並通知分文人員;受改 分單位如有意見,應簽明理由陳請主任秘書以上人員裁定,不得再行移還。 (三)未經文書單位收文之文件,處理時,應登簿送由文書主管單位補辦收文登記 手續。 (四)經掛號陳核之文書,應送登記員銷號後歸檔。
  • 四十八、會辦之文件,受會機關應視同速件,並依收發文程序處理,機關內單位間之受會案 件,不予編號,其件數不列入收文統計。
  • 四十九、承辦單位收受之文件,認為非屬本單位承辦之業務,經主管核准辦理退回改分時, 應於電腦登錄退文,並將分文簽收清單隨文退回。
  • 五十、登記員收到由單位收發送交之公文,經點驗清楚後,應在表(簿)上蓋收文章戳,填 寫收到日時退還。
  • 五十一、人民申請案件,登記員應在甲、乙、丙三表上方正中,加蓋「人民申請案件」戳記 ,其收發文件之管制,適用一般公文管制之規定。
  • 五十二、登記員收到由單位收發送來之文件,應於電腦登錄收文,並列印承辦人公文案件簽 收清單(格式如附錄十四)隨文送承辦人蓋章簽收。
  • 五十三、公文登記後,登記員應將乙表按照單位收發文號之次序,放置收文盒中,並將甲、 丙二表附於來文上,逕送承辦人員,必要時先請承辦人員在乙表上蓋章。
  • 五十四、登記員收到承辦員退回之甲表後,應根據承辦人員預定結案日期,在甲、乙兩表「 查詢日期」欄,填入預定結案日期次一工作日為「查詢日期」,將乙表放入分類盒 之事由卡,甲表按照查詢日期放入待辦盒內日期卡片之後。
  • 五十五、登記員收到承辦人退回之清單後,應於電腦登錄簽收時間。
  • 五十六、登記員點收文件時,遇有必須退回單位收發改分之文件應依左列規定辦理: (一)由承辦人員或登記員在公文登記甲表預定結案日期欄內,填註「理由」退單 位收發改分,並於左邊註明退文月日時,陳由單位主管在「承辦員」欄蓋章 。 (二)應檢齊單位收發送來之各聯公文登記表,連同公文送件簿退單位收發改分, 如已編基層收文號者,應予銷號。
  • 五十七、登記員點收文件時,遇有必須退回單位收發改分之文件應於電腦作退文登錄,並將 分文簽收清單隨文退回。
  • 五十八、登記員收到改分之文件及附表後,應在收文盒內檢出乙表,將新承辦人員姓名複寫 於甲、乙、丙三表「承辦員」欄之次一欄,並在左邊填註改分月日時,再送改分之 承辦人員。
  • 五十九、登記員收到改分承辦人之公文,應於電腦作承辦人員異動登錄,再將原承辦人簽收 清單隨文送改分之承辦人員簽收。
  • 六十、各機關移文時,登記員應依左列規定辦理: (一)移出之機關: 1.應於甲、乙、丙三表「承辦員」欄之次一行,填明移入機關之名稱,並在同 行左邊註明移文月日時分,以甲表附文移送,乙、丙二表暫放收文盒內。 2.收到移入機關退回之甲表,應與乙表,分別放於結案盒內,丙表則退還承辦 員。 (二)移入機關: 1.應在收到之甲表「承辦員簽名」欄內蓋收文章,並在「日期」欄內填寫收到 月日時分,即將甲表退回移出機關。 2.收受移入文件視同新收文件,登記甲、乙、丙三表,但填寫來文機關名稱, 應另加一括弧記載移出機關。 (三)公文收文號之處理: 1.府收文:移出機關另創本機關文號,將該府文移出,並列印移文簽收清單( 格式如附錄十四),同時副知本府秘書處。移入機關則視該府文為新收案件 ,重新掛本機關文號收文,原府號則不再使用,若須發府文,則重新提取府 號。 2.本機關收文:移出機關以該文之收文號移文(收發文同號),將原收文號結 案。移入機關則視該文為新收案件,重新掛號收文。
  • 六十一、登記員對創稿文件,應視同來文,按一般程序使用甲、乙、丙公文登記表登記。 登記時以交辦或最早簽辦之月日時填寫於來文時間欄,交辦或簽辦人員得視同來文 之機關,於來(受)文者欄,逕寫受文者,並以辦理創號月日時,為公文登記表之 收文時間。
  • 六十二、移回重辦之文件,登記員應檢出原登記表,於原「承辦員」欄次一行,填入重辦月 日時及原承辦員姓名,並於甲表「備考」欄,註明移回重辦之月日時,按照規定手 續辦理。
  • 六十三、先行復知之文件,應填寫公文登記表,按創稿文件處理程序辦理。原收文仍依待辦 案件處理方法處理之,並在甲表「備考」欄內,註名「先行復知」及日期文號。
  • 六十四、以「案」管制之案件,該案之起始收文號於結案時,始能銷號。處理中有發文需要 者,另以原文號之附號方式處理,並在甲表「備考」欄內註明發文日期及字號。
  • 六十五、以「案」管制之案件,發文之附號稿退原承辦單位,而於主案結案時一併歸檔。辦 理過程中之後續收文,均可簽准後存查銷號,並以一般公文管制及統計。
  • 六十六、一般公文中之彙辦、併辦案件,以首件公文文號管制及統計,其餘後續之收文,均 可彙整簽准後存查銷號,並依一般公文管制及統計。
  • 六十七、登記員對存查案件,應依左列規定辦理: (一)收到無須答復之文件,應於甲表之結案日期欄內,註明存查日期,並於「備 考」欄內註一「存」字,再將甲、乙二表,分別存放於結案盒中。 (二)經批「存」文件,應於登錄後,繕製送件表(格式如附件十三)或存查歸檔 送件清單(格式如附錄十四)二份,隨文逕送管檔人員點收,以一份蓋章退 還登記員保存。
  • 六十八、登記員對會辦文件,應依左列規定辦理: (一)收到承辦人員送來之送會文件後,應檢出甲表,將所有會辦機關,依次註明 於「備考」欄內,並於甲、乙、丙三表「預定結案日期」欄內,複寫「送會 」二字,承辦員欄之次一行、填入受會之第一單位,並於左旁註明「送出月 、日、時」、「查詢日期」填寫公文送出日期之次日起算四個工作日為查詢 日期,在甲、乙二表左上角,蓋一「送會」戳,再按移文方式送出,俟受會 單位將甲表退回,仍依所定查詢日期,將甲表放入待辦日期盒卡片內,乙表 置於分類盒之分類卡片中。 (二)受會單位收到會辦文件,應在甲表之「承辦員簽名」欄內蓋收文章,於「日 期」欄內填寫收到月日時,並即退回送會之原登記桌。 (三)受會單位收到會辦文件,應照收文方式登記甲、乙、丙表,並應引用原送會 登記表所列總收發文號,「來文者」欄內,填寫來文之機關名稱,另加一括 弧註記送會單位,並在甲、乙、丙三表左上角,蓋一「受會」戳。 (四)受會單位收到承辦人員交來會畢之文件,應檢出甲、乙二表按移文方式在預 定結案日期欄填寫「退會」或「轉會」二字,「承辦員」欄填寫原送會或次 一受會單位名稱,並於左旁註明「退(轉)」會月日時,乙、丙二表暫放收 文盒中,以甲表附案送出,待甲表退回,放入結案盒中,乙、丙二表仍按規 定手續辦理。 (五)原登記桌收到會畢之文件,應在受會單位之甲表蓋章,填寫收到月日時後退 還,並檢視該文件之丙表及內容,如有簽註相反或增加意見,得退還承辦人 員辦理,否則可由登記員逕行處理,已逾原填預定結案日期時,登記員應即 予辦理展期手續,應通知承辦人員,不必再按收文方式,退交承辦人員處理 。
  • 六十九、登記員對會辦文件,應依左列規定辦理。 (一)送會單位: 1.應於電腦作送會資料登錄,並列印會辦送件清單(格式如附錄十四)隨文 送會。 2.原登記桌收到會畢之文件,應核對退會送件清單,並於電腦作受退會收件 登錄。 (二)受會單位: 1.應就送件清單核對後簽收退回,並於電腦作受會登錄後,比照收文程序, 列印簽收清單,並作承辦人簽收資料登錄。 2.退會時應於電腦作退會登錄,列印退會送件清單(格式如附錄十四)隨文 退回。
  • 七十、登記員接到承辦人員在待辦日期未屆滿前申請展期之通知時,應在甲表背面上方,自 左向右註明延展日期、理由,送承辦人員蓋章及單位主管核准蓋章後,再在甲表上之 「預定結案日」欄及甲、乙二表之查詢日期欄內,重填預定結案日期及新查詢日期, 並通知承辦人員在丙表上更正。
  • 七十一、登記員接到承辦人員在預定結案日期未屆滿前申請展期之紀錄時,應於電腦作展期 登錄。
  • 七十二、登記員對已屆預定結案日期仍未辦出亦未申請展期之文件,應即查詢承辦人員後, 依規定辦理展期,如承辦人員仍不申請展期時,應即報告單位主管處理。
  • 七十三、登記員每日應列印: (一)預定結案日期前一日查詢紀錄表(格式如附錄十四),送請單位主管參處。 (二)已屆查詢日之逾期公文查催展期紀錄表(格式如附錄十四)送承辦人申請展 期。 每週應列印逾限未結案件事前檢查週報表(格式如附錄十四)。
  • 七十四、文件多之單位,辦理展期時,按科室待辦、陳核(判)、交膳等三類,於待辦盒中 分置日期卡片,並依左列規定辦理:  (一)科室待辦中之甲表,應置於小待辦盒中之日期卡片內,每日提陳主管或指定 人員檢視。 (二)陳核(判)中之甲表,應置於待辦盒中之日期卡片內,如有查詢日期屆滿, 仍未批下時,登記員得先行查詢,並將查詢結束,報告單位主管處理。 (三)交膳中之甲表,應置於交繕日期卡片內,如查詢日期屆滿,仍未繕畢時,依 前項之規定辦理展期。
  • 七十五、文件陳核(判)時,登記員應將甲、乙二表檢出,乙表暫放收文盒備查,甲表背後 註明陳核日期,隨文附送簽稿收發簽收後退回,再從收文盒將乙表取出,分別將甲 、乙表放回原位置。但機關所屬單位較多,得用公文陳核(判)迴文查詢(二聯或 三聯式)表(格式如附件十四)。
  • 七十六、登記員接到承辦人員陳核文件時應依左列規定辦理: (一)有來文(收文號)者:登錄公文陳核送件處理,並列印陳核送件迴文清單( 如附錄十四)二份,送簽稿收發人員簽章一份退回備查。 (二)無來文(創稿或創簽)者:就創稿(簽)之層級定位(府或局、處),先予 創號登錄,並將所創文號加蓋於稿面上,再比照前款陳核程序辦理。
  • 七十七、陳核(判)文件應視其速別、性質、密等分別使用公文夾(格式如附件十五、十五 之一),以一文一夾為限。
  • 七十八、使用公文夾應注意事項如左: (一)文書處理之過程中,均應使用公文夾,並以公文夾顏色做為機關內部處理速 度之識別。 (二)公文夾用較厚且較堅韌之紙印製,密件公文應用特製之密件袋。 (三)公文夾之正面標明承辦人員之單位。 (四)公文夾區分如左: 1.最速件用紅色。 2.速件用藍色。 3.普通件用白色。 4.機密件用黃色或特製之密件袋。 5.答覆議員質詢案(隨到隨閱)用綠色。 (五)公文夾之應用,必須與夾內文書之性質相稱。
  • 七十九、文件判行後,除自行繕打外,送繕時,登記員在甲、乙表填明交繕月日時,乙表暫 放收文盒,甲表隨文附送繕打人員蓋章退回。
  • 八十、文件判行後,登記員送繕時應於電腦作送繕登錄並將陳核送件迴文清單隨文送繕打人 員簽收蓋章後退回,繕打人員並應於電腦作簽收登錄。
  • 八十一、登記員收到發文後退回之丙表,應將待辦盒內之甲表及分類盒之乙表抽出,依丙表 所載日期在甲、乙表左下角填入發文或結案日期。並將處理方式,填入「備考」欄 內,如係併辦或彙辦案件,應分別註明併辦或彙辦文號,存查案件之丙表應儘速退 還承辦員保管。
  • 八十二、已發文尚未結案之文件,登記員應將甲、乙表暫放待辦盒,並應繼續注意查詢,俟 全案辦結後,再將甲、乙兩表分別放入結案盒。
  • 八十三、結案盒內甲表,應按承辦人員姓名分類,依次放置分類卡片內;乙表應按號碼順序 放置。如已置滿應即取出,按年、月、號碼順序及姓名分類裝訂成冊分別保存,甲 、乙表使用起止日及數目,必須相同。
  • 八十四、簽稿收發人員對各單位所送之簽稿及提陳文件,應依原送公文登記表(簿)或二聯 式迴文表所載逐件點清,蓋章後交還,並登記公文收件登記簿(格式如附件十六) 。
  • 八十五、簽稿收發人員應依各單位送來之陳核送件迴文清單及簽稿文件,於電腦作簽收登錄 ,每日應列印陳核公文收文簿(格式如附錄十四)文件手續不完備須退件時,應作 退作登錄,陳核送件迴文清單並隨文退回。
  • 八十六、簽稿或提陳文件,應註明收到時間及登記編號後,分送核(閱)稿人員審閱,再陳 核(判)。
  • 八十七、簽稿收發人員為陳判時,應列印陳判簽收清單(格式如附錄十四)二份隨文陳判, 一份經簽稿收發人員簽收蓋章後退回。
  • 八十八、簽稿或提陳文件經核(判)後,應按件銷號,並於迴文表或簽稿登記簿內註明月日 時分,用送文簿分別登號或利用原簿蓋章送還原單位,如在三日以上未經核(判) 者,應即查詢,如發現已核判而未銷號者,應向承辦單位查詢銷號。
  • 八十九、簽稿收發人員於簽稿或提陳文件經核(判)後,應將批示結果登錄並作取回公文者 登錄。
  • 九十、交辦文件,應用送文簿登記,送總收發編號發文。
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