- 陸、文稿撰擬、會核
- 九十一、各級承辦人員處理公文,應備承辦案件登記簿(格式如附件十七)登記之,並應連 同負責保管業務有關之參考資料,於職務異動時列入移交。
- 九十二、承辦人員收到分辦文件,應於甲、丙二表或承辦人公文簽收清單上簽收,簽收時間 應註記月日時分,甲表或清單於三小時內退還登記桌,在下班前一小時內收到者, 得於翌日上班三小時內退還。
- 九十三、承辦人員認為所分文件,非其辦理之業務,須改分另一承辦人員或單位時,即在甲 、丙二表「預定結案日期」欄或承辦人公文簽收清單註明「改分」二字,同時在「 承辦員」欄簽名,以示負責,並在「日期」欄,註明月日時分,經基層單位主管裁 定後,退還登記桌。
- 九十四、承辦人員認為所分文件,應移與另一單位或承辦人員時,依左列規定辦理: (一)需移與另一單位辦理獎懲或後續作業者,應在甲、丙二表之「預定結案日期 」欄或承辦人公文簽收清單,寫一「移」字,並簽名及填寫月日時分,經基 層單位主管裁定後退回登記桌。 (二)離職或他調,原承辦案件,尚未結案,移交另一承辦人員辦理時,應在丙表 「預定結案日期」欄或承辦人公文簽收清單寫一「移」字,連同文件退回登 記桌。
- 九十五、承辦人員對彙辦及併辦案件,首件公文須於全案辦結時,始能銷號。處理中有發文 需要者,另以該文號之附號方式處理,並於主案結案時一併歸檔。辦理過程中之後 續收文,均可彙整簽准後存查銷號,並依一般公文管制及統計。
- 九十六、承辦人員對毋須答覆,並可於當日處理完竣之存查案件,應在甲、丙二表「預定結 案日期」欄填一「存」字經主管批示後,退回登記桌。但非當日所能辦竣者,仍應 填預定結案日期。
- 九十七、承辦人員不能如期辦竣之案件,應依規定在預定結案日期屆滿前申請展期。
- 九十八、各級承辦人員如延誤公文處理時限者,除追究行政責任外,如對政府或申請人發生 損害時,應負法律責任,各級主管人員並應負行政上連帶責任。
- 九十九、承辦人員對機關首長或單位主管交辦之案件,或依職責範圍內之事件,認為須以文 書宣達或查詢時得自行擬辦。
- 一00、承辦人員擬辦文書時,依法令規定必須先經會議決定者,應按規定提會處理。法令 已有明文規定者,依規定擬稿送核。無法令規定而有慣例者依慣例。適用法令時, 依法律優於命令、後法優於前法、特別法優於普通法、後令優於前令及上級命令優 於下級命令之原則處理。
- 一0一、承辦人員處理案件,須先經查詢、統計、核算、考驗、籌備、設計等手續,而非短 時間所能完成時,宜先將緣由向來文單位說明。
- 一0二、承辦人員對本案原有文卷或有關資料,應詳予查閱,以為擬議處理之依據或參考。 必要時並應摘要附送主管,作為核決之參考。
- 一0三、承辦人員簽具意見時,應力求簡明具體,不得模稜兩可,或晦澀不清,尤應避免未 擬意見而僅用「陳核」或「請示」等字樣,以圖規避責任。
- 一0四、重要或特殊案件,承辦人員不能擬具處理意見時,應敘明案情簽請核示或當面請示 後,再行簽辦。
- 一0五、承辦人員對毋須答覆或辦理之普通文件,得視必要敘明案情簽請存查。
- 一0六、承辦人員對於來文或簽擬意見,如情節較繁或文字較長者,宜摘提要點,以眉註方 式,書於該段文字之上,或於重要文句旁,用色筆劃出記號,須附送參考資料或檔 案且數量較多時,除標明附件號數外,並將重要處斜摺,露出上端或加籤條,以利 核閱。
- 一0七、承辦人員對於來文之附件,有抽取應用之必要者,應於來文上書明「附件抽取」字 樣,並簽名或蓋章。除書籍等另由指定單位保管外,應於用畢後或離職時歸檔。
- 一0八、承辨人對於無轉行必要而為同一款式內容之重複附件,應於來文或相關之併案文稿 上註記「附件存檔一份,餘銷燬」字樣,經核定後,將文稿及全部附件歸交檔案室 處理。但有左列情形之一,並經註記者,仍應全部隨文歸檔: (一)無法複製或無法替代者。 (二)為法律行為之證據者。 (三)為史料供證或文獻價值者。 (四)為機密文書者。
- 一0九、承辦人員辦稿時,應於稿面填寫左列各項:(參見附錄八) (一)「文別」:按照公文程式條例之類別及有關規定填寫。 (二)「速別」:係指希望受文機關辦理之速別,填「最速件」或「速件」等,普 通件不必填寫。 (三)「密等及解密條件」:填「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」, 解密條件於其後以括弧註記,如非密件,則不必填寫。 (四)「附件」:應註明名稱及數量或其他有關字樣。 (五)「正本」或「副本」:應分別逐一書明全銜,其地址非眾所週知者,並應註 明。若屬通案則以明確之總稱概括表示。(機關內部得以加發「抄件」之方 式處理)。 (六)「承辦人員」:由承辦人員於稿面首頁左下角適當位置蓋章,並註明辦稿之 月日時分。 (七)「收文字號」:將總收文號填列於發文字號項下,如數件併辦者,則只將首 件之收文號填入(各件收文附於文稿之後)。如無收文之創稿,則填一「創 」字於稿面右上方裝訂線左側。 (八)「檔號」及「保存年限」:於稿面左上方適當位置列明。「保存年限」參照 檔案保存年限之規定填列,如有漏填,由基層收發或核(閱)稿人員退請補 填。 (九)其他:「先簽後稿」、「簽稿並陳」、「以稿代簽」等擬稿說明,或電子交 換機制之類別、電子檔案名稱等標註於稿面裝訂線左側適當位置。
- 一一0、左列特殊處理事項,由承辦人員斟酌情形,於稿面適當處予以註明: (一)刊登公報。 (二)登報或公告,註明刊登之報名、版面、字體大小、日期或揭示地點。 (三)公務登錄,由指定之人員或主管單位自行辦理。 (四)有時間性之文件,指明發出或送達時間。 (五)會銜稿件,書明各會銜機關抽存之份數。 (六)發後補判或先發後會之書明。 (七)指定寄遞方法或投遞人。 (八)指定公文收受人員或拆封之人員。 (九)其他。
- 一一一、承辦人員辦稿時,處理附件應注意事項如左: (一)附件應檢點清楚,隨稿附送。 (二)附件有二種以上時,應分別標以附件一、附件二......。 (三)附件除附卷者外,如係隨文附送,辦稿時,用「檢送」、「檢附」等字樣。 (四)如需以原本發出,而原本僅一份時,應註明:「原本隨文發出,抄本或影本 存卷」。 (五)如需以抄本或影本發出,辦稿時應書「抄送」或「檢送××影印本」等字樣 ,並註明「原本存卷,另以抄本或影印本發出」。 (六)附件宜儘量影印,或以電子檔案替代。 (七)附件如不及或不能隨稿附送時,應註明「封發時,附件請向承辦人或某某洽 取」字樣。 (八)有時間性之公文,其附件不及隨文送出者,應註明「文先發,附件另送」, 並與發文單位聯繫,洽知發文號碼,備於補送附件時註明。
- 一一二、承辦人員擬稿時應注意事項如左: (一)擬稿須條理分明,其措詞以切實、誠懇、簡明、扼要為準。 (二)引敘來文或法令條文,以扼要摘敘,足供參證為原則。如必須引用全文,宜 以抄件或影印附送。 (三)各種名稱如非習用慣見,不宜省文縮寫。如遇譯文且關係重要者,應以括弧 加註原文,以資對照。 (四)文稿表示意見,應有負責態度,或提出具體意見,供受文者抉擇,不得僅作 層轉手續,或用「可否照準」、「究應如何辦理」等空言敷衍 。 (五)擬稿應以一文一事為原則,來文如係一文數事者,得分為數文答覆。 (六)文稿內有重要性之數字,應用大寫。 (七)引敘原文其直接語氣均改為間接語氣,如「貴」「鈞」等應改為「本」「該 」等。 (八)法規之訂定、修正,於發布或轉發時,應於法規名稱之下註明發布、核定或 修正日期及文號。 (九)簽,應載明年月日時分及簽辦單位。 (十)擬辦復文或轉行之稿件,應將來文機關之發文日期及字號之國字敘入,俾便 查考。 (十一)案件如已分行其他機關者,應於文末敘明,以免重複行文。 (十二)辦稿應用規定格式,並須保持完整,不宜以剪貼方式代替。 (十三)文稿內有多個機關名稱須同時出現時,應按照既定機關順序,由上而下依序 排列,不得以併排方式處理。 (十四)文稿如有添註塗改,須於添改處蓋章。 (十五)文稿分項或分條撰擬時,應分別冠以數字,除法規條文依照中央法規標準法 之書寫規定外,餘應另行低一格書寫(一字、一符號、一碼)為一、二、三 、......,(一)、(二)、(三)......,1、2、3、......,(1 ) 、(2)、(3)......上下左右空隙,應力求勻稱,以資醒目。 (十六)文稿有二頁以上者,須裝訂妥當,並於騎縫處加蓋(列印)騎縫章或職名章 ,同時於每頁之左下角加註頁碼。
- 一一三、承辦人員對於公文之送達,應依左列規定辦理: (一)對無行政程序之行為能力人之送達,應向其法定代理人為之。 對於機關、法人或非法人之團體為達達者,應向其代表人或管理人為之。 法定代理人、代理人或管理人有二人以上者,送達得僅向其中之一人為之。 無行政程序之行為能力人未向本機關陳明其法定代理人者,於補正前,得向 該無行為能力人為送達。 (二)對於在中華民國有事務所或營業所之外國法人或團體之送達,應向其在中華 民國之代表人或管理人為之。 (三)行政程序之代理人受送達權限未受限制者,應向該代理人為送達。但認為必 要時,得送達於當事人本人。 (四)行政程序之當事人或代理人經指定公文送達代收人,並向本機關陳明者,應 向該代收人為送達。 (五)左列情形,應辦理囑託送達: 1.於外國或境外為送達者,應囑託該國管轄機關或駐在該國之中華民國使領 館或其他機構、團體為之。不能依上述為送達者,得將應送達之公文交郵 政機關以雙掛號發送,以為送達,並將掛號回執附卷。 2.對於駐在外國之中華民國大使、公使、領事或其他駐外人員為送達者,應 囑託外交部為之。 3.對於在軍隊或軍艦服役之軍人為送達者,應囑託該管軍事機關或長官為之 。 4.對於在監所人為公文送達者,應囑託該監所長官為之。 5.於有治外法權人之住居所或事務所為送達者,得囑託外交部為之。 (六)辦理囑託送達後,經受囑託之機關或公務員通知已為送達或不能送達者,應 將該通知書附卷。 (七)因證明之必要,得製作送達證書(格式如附錄八),記載左列事項: 1.交送之機關。 2.應受送達人。 3.應送達文書之名稱。 4.送達處所、日期及時間。 5.送達方法。 除電子傳達方式之送達外,送達證書應由收領人簽名或蓋章;如拒絕或不能 簽名或蓋章者,送達人應記明其事由。 送達證書,應附卷歸檔。 (八)對於不特定人之送達,得以公告或刊登本府公報或新聞紙代替之。 (九)送達係由當事人向本機關申請對第三人為之者,應將已為送達或不能送達之 事由,通知該當事人。
- 一一四、對於當事人之送達,有左列各款情形之一者,得依申請,准為公示送達: (一)應為送達之處所不明者。 (二)於有治外法權人之住居所或事務所為送達而無效者。 (三)於外國或境外為送達,不能囑託該國管轄機關或駐在該國之中華民國使領館 或其他機構、團體為之,或預知雖辦理囑託而無效者。 有前項所列各款之情形而無人為公示送達之申請者,為避免行政程序遲延,認為有 必要時,得依職權為公示送達。 當事人變更其送達之處所而未陳明,致有第一項之情形者,得依職權為公示送達。 依前三項規定為公示送達後,對於同一當事人仍應為公示送達者,依職權為之。
- 一一五、公示送達,依左列方式辦理: (一)由承辦人員保管應送達之文書,而於機關公告欄黏貼公告(作法舉例如附錄 八),告知應受送達人得隨時領取;並得將該文書或其節本刊登本府公報或 新聞紙。 (二)公示送達自公告黏貼之日起,其刊登本府公報或新聞紙者,自最後刊登之日 起,經二十日發生效力;依第一百一十四點第一項第(三)款為公示送達者 ,經六十日發生效力。但第一百一十四點第四項之公示送達,自黏貼公告欄 翌日起發生效力。 (三)承辦人員製作公示送達公告時,應參照前款規定,於公告內列明公告張貼之 期間。 (四)為公示送達者,應另製作記載該事由及年、月、日、時之證書附卷。
- 一一六、承辦人員對卸任首長任內判行文稿,如移交封印前未及時發出者,應再提陳新任首 長核判。
- 一一七、承辦人員經辦之稿件,如尚未結案而急需結辦者,應填寫調卷單向發文單位調用, 發文單位將調卷單隨同其他案件原稿辦理歸檔手續。
- 一一八、簽稿如有修改,應於修改處蓋職名章,修改過多時,應退回承辦人員清稿後,連同 其原稿陳核(判)。已在簽稿上簽章,而未簽註意見者,視為同意。
- 一一九、受理告密文件,除必需將原件批交有關機關辦理者外,不得將告密人之姓名,住址 轉行。匿名或不具名之告密文件不予受理。但內容具有事證者,仍應審酌處理。
- 一二0、承辦人員對來文如因手續欠缺、程序不合或附件缺漏,應就原件詳加批註,逕行發 還補正,不另行文。
- 一二一、機關內部各單位承辦公務,必需通報其他單位或員工者,應以承辦單位名義通報, 或以原件傳閱會章,不必以機關名義行文轉知。
- 一二二、左列文件,得逕行簽擬存查: (一)無轉行或答覆必要之文件。 (二)下級機關送請例行備案或備查之文件及表報。 (三)本機關蒐集或受贈與之參考資料。 (四)屬通知參考性之副本。
- 一二三、左列文件,應併案辦理: (一)各件公文案情相同者。 (二)同一案情之正副本。 (三)對其他機關來函查催案件,而仍待辦者。
- 一二四、需彙整始能辦理之往復與轉行文件,應彙案辦理。
- 一二五、較為繁複之圖表、會計、統計之格式、人事及其他業務上專用之報表,經核定後, 承辦單位得按所需份數自行繕校或繪製。
- 一二六、承辦人員其他應注意事項如左: (一)緊急事項得先以電話洽辦,隨即補具公文。 (二)凡請示、核備、通知、催辦及得以簡明文字答復之例行案件,應利用定型化 公文。 (三)公文書或附件需要收文機關轉發者,應儘量附送電子檔案,以節耗費而爭時 效。 (四)來文內有極顯明之錯誤字句,應電洽改正,或於抄發時在文旁改正。加摘敘 入稿,則逕行改正或避免錯誤之字句。 (五)登載電子公布欄之文書,如對某些特定對象有所影響,或需其有所作為時, 應另以書函或電子郵件,告之登載位置及內容概要,以利其配合辦理。
- 一二七、承辦人員對公文內容背景應確實明瞭,經擬辦後,應即分別按其性質放入公文夾遞 送主管審核或核定。如與其他機關或單位有關者應先行協調會商,並依左列規定辦 理。 (一)如果有涉及其他機關或單位權責時,雙方承辦人員應先行溝通協調,如無法 解決,再由主管與主管協調,並應本相互尊重對方立場共同研商解決處理, 未經溝通協調前,不得簽請召開會議商討。如有涉及數個機關或單位權責雖 經協調仍無法解決時,應先簽提本府主任秘書會報討論,如仍無法解決時, 再提請市政會議討論解決,經決定作成記錄後,不再送會。但主辦單位應將 會議紀錄隨同原案逕行敘稿陳核(判),並以副本分行有關機關或單位。 (二)協調會商方式,應依問題之繁簡難易及案件之輕重緩急,就左列各目選用之 : 1.以電話洽詢或面洽並記錄備查。 2.以簽稿送會有關機關或單位,其送會機關或單位較多者,宜採用簽稿會核 單(格式如附件十八),會銜公文採用會銜公文會辦單(格式如附件十九 )。 3.提例會討論。 4.約集有關機關或單位人員定期舉行會議商討。 5.臨行約集有關機關或人員會商。 6.自行持稿送會。 7.以書函洽商。 (三)送會案件,主辦機關或單位應先敘明本機關或單位就該案具體意見,再行送 會。其未敘明者,受會機關或單位得予退回。
- 一二八、文稿如經會商、協調後,應依左列規定辦理,但非政策性之緊急文稿為爭取時效, 得先發後會。 (一)已於擬辦時會核之案件,如稿內所敘與會核時並無出入,應不再送會。 (二)各單位於其他單位送會之簽稿,如有意見應即題出,一經會簽,即認為同意 ,應共同負責。 (三)會稿單位對於文稿有不同意見時,應由主辦單位綜合修改後,再行陳核,會 銜者亦同。
- 一二九、文書陳核時應依左列規定辦理: (一)文書之陳核,應於稿面適當位置蓋章(簽稿併陳者,簽稿均應蓋章),其權 責區分如左: 1.初核者係承辦人之直接主管。 2.覆核者係承辦人直接主管之上級核稿者。 3.會核者係與本案有關之主管人員(如無必要則免送會)。 4.決定者係依分層負責規定之最後決定人。 (二)陳核之文件如未簽擬意見,應交還重擬,再行陳核。 (三)承辦人員擬有二種以上意見備供採擇者,首長或主管應明確擇定一種或另批 處理方式,不可作模稜兩可之批示。 (四)重要文稿之陳判,應由承辦人員或單位主管親自遞送。
- 一三0、核稿應注意事項如左: (一)核稿人員對案情不甚明瞭時,可隨時洽詢承辦人員,或以電話詢問,避免用 簽條往返。 (二)核稿時如有修改,應注意勿將原字句塗抹,僅加勾勒,從旁添註,並於修改 處加蓋印章。 (三)上級主管對於下級簽擬或經辦之稿件,認為不當者,應就原稿批示或改正, 不宜輕易發回重擬。 (四)核稿人員對於承辦人員所填稿件之機密性、時間性或重要性,認為不當時, 得予改定並簽名。 (五)兼任數項核稿職務者,同一文稿,以核閱一次為限。
- 一三一、閱稿應注意事項如左: (一)簽稿是否相符、前後案情是否連貫、有關單位已否會洽。 (二)程式、數字、名稱、標點符號及引用法規條文等是否正確。 (三)文字是否通順、措詞是否恰當、有無錯別字。 (四)對於文稿內容如有不同意見,應洽商主管單位或承辦人員改定,或加簽陳請 長官核示,不宜逕行批改。
- 一三二、判行應注意事項如左: (一)文稿之判行按分層負責之規定處理。 (二)宜注意每一文稿之內容,各單位間文稿有無矛盾、重複及不符等情形 (三)對陳判之文稿,認為無繕發必要尚須考慮者,宜作「不發」或「緩發」之批 示。 (四)決行時,如有疑義,應即召集承辦人員及審核人員研議,即時決定明確批示 。 (五)以首長授權之職名章(即甲、乙、丙、……章)蓋章決行時,本人核稿處亦 應蓋本人職名章。其他介於首長與本人間之各級長官授權職名章則毋須加蓋 。 (六)核稿人員代理決行文稿時,應於決行處蓋本人職章,並於蓋章處下加一「代 」字,本人核稿處毋需再行蓋章。 (七)承辦與決行同為一人時,應各在承辦人員處與決行處蓋章。
- 一三三、回稿、清稿、複閱應注意事項如左: (一)稿件於送會或陳判過程中,如改動較多或較為重大者,會核或核決人員宜退 回原承辦人員閱後,再行送繕。 (二)文稿增刪修改過多者,應送還原承辦人清稿,清稿後應將原稿附於清稿之後 ,再陳核判,其已會核簽者,不必再會核簽。 (三)機關首長批示,如有不同意見,可依陳核反順序依次複閱,或列印批示之內 容,是供複閱。
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北市01-03-2001
臺北市政府文書處理實施要點
非現行版本
行政規則:屬行政程序法第159條第2項第1款
民國 90 年 03 月 20 日
中華民國90年3月20日臺北市政府(90)府秘二字第9001825700號函修正全文312點