- 柒、發文處理
- 一三四、登記員對送發(繕校)文件,應填寫送發(繕校)迴文查詢表一式二份(格式如附 件二十)送交(繕校)發文單位。
- 一三五、稿轉公文時應注意事項如左: (一)對批發之文稿,如發現有錯誤或可疑之處時,應先請示主管查詢改正後再行 轉製。 (二)各機關之行文,應一律使用統一規格之公文紙(格式如附件一),如屬例行 公文,則儘量利用定型之格式。 (三)文件內之銀錢、數字、人名、地名、日期或較重要之辭句不得因轉製錯誤而 任意添註、塗改及挖補。 (四)轉製文件應將發文日期、字號填入。文件內容避免獨字成行,獨行成頁。遇 有畸零字數或單行時,宜儘可能緊湊。
- 一三六、校對應注意事項如左: (一)待發之公文應由校對人員負責校對,校對人員應注意公文之格式、內容、標 點符號與原稿是否相符。 (二)機密及重要文件,應指定專人負責校對。 (三)校對人員發現符發之文件有嚴重錯誤時,應退回重新處理,如無關重要者得 逕予改正,紙本公文之改正,應於改正處加蓋校對章。 (四)校對人員如發現原稿有疑義或有明顯誤漏之處,應洽承辦人員予以改正;文 內之有關數字、人名、地名及時間等應特加注意校對。 (五)公文校對完畢,應先檢查受文者及附件是否相符齊全,若文件在二頁以上, 須於騎縫處加蓋(印)騎縫章,再於原稿加蓋校對人員章,將文稿登錄後連 同發文送件清單(格式請參考附錄十四)送監印人員蓋印。 (六)重要公文及重要法案經校對人員校對後,為慎重計,宜送請承辦人員覆校後 再送發。
- 一三七、總發文字號,得視實際需要,採用收發文同號方式,以簡化收發文處理手續。
- 一三八、發文代字應冠以承辦單位之代字,此項代字應於每年開始預為編定,以便統一使用 。
- 一三九、發文人員清點發文文稿時,如發現有漏填發文日期及字號者,應予補填(格式如附 件二十一)。二件以上之彙辦文稿,以其中第一件收文之收文號碼為發文號碼。 經清點完畢之發文文稿,應逐件登錄於電腦管理系統或總發文登記表,並於其丙表 或發文送件清單加蓋發文時間戳。丙表或發文送件清單並於發文次日退還登記桌。
- 一四0、機密文件發文時,應由機關首長指定之人員檢查發文日期字號是否齊全後,再行封 發,並逐件登錄於電腦管理系統或總發文登記表,其案由欄內應註明「密不錄由」 。
- 一四一、回復免備文案件除免擬繕文稿外,其處理程序與一般公文相同,於發文時,應分別 於存卷之原本及發出之正本上加蓋受文者及發文日期字號章戳,並列入發文件數統 計。
- 一四二、總發文人員對待發之公文,應由總發文人員依發文清單(格式如附錄十四)詳加查 檢核對,如有漏蓋印信、附件不全或受文單位不符者應分別退還補辦。核對完畢後 ,發文清單應隨文如數封發,並俟受文機關簽收蓋章退回後,留存備查。
- 一四三、待發之文件,如係機密件、最速件、開會通知單或有時間性者,總發文人員應特別 於封套上標註,以引起受文機關注意。機密件應另加外封套,以重保密。
- 一四四、同一受文機關之公文,除最速件應提前封發外,其餘普通件得併封發出,並在公文 封套(格式如附件二十二?二十三)上註明文號數件。
- 一四五、發文附件應由總發文人員隨文封發;為現金、票據、有價證券或貴重物品,應由承 辦單位檢齊封固書明名稱、數量,並在封口加蓋經辦人印章隨同公文送交總發文人 員辦理封發。
- 一四六、凡體積較大、數量過多之附件需另寄者,應在公文附件項下註記附件另寄,並應在 附件封面書明某字號之附件同時付郵。
- 一四七、公文之送達或付郵由總收發人員統一辦理。
- 一四八、送達公文及附件,除特殊情形經陳奉核准者外,應直接送達受文之機關。
- 一四九、人工交換之公文,應填具送文簿(格式如附件二十四)或公文清單(格式如附件二 十五)按每日規定時間、地點集中交換;電子交換之公文,應於發送後,由發送人 員於原稿及發文送件清單上蓋「已電子交換」章戳,並至遲於發文次日,檢視發送 結果,並為必要之處理。
- 一五0、郵遞公文應依其性質分別印製郵寄標籤及發文郵資統計表(格式如附錄十四)或發 文郵遞簿(格式如附件二十六)分上下午二次送郵,最速件應隨時送郵。 郵資及收執得另予登錄,每月並造月報表(格式如附件二十七),以為郵資報銷之 依據。
- 一五一、人事命令、證件、有價證券、訴願文件、機密件及對受文者權利義務有重大影響之 文件時,應以掛號郵件寄發。
- 一五二、機關內部各單位送發之文件,應以有關公務者為限,由單位收發人員登記送文簿遞 送,但受文單位不在同一處所者,得交由總收發人員遞送。
- 一五三、總收發人員應隨時注意登記有關機關及人員之通訊地址,以便文件之投送。
- 一五四、發文人員應定時查驗送文簿(表)、發文清單登記之文件送達情形。
- 一五五、各機關文件發出後,發文人員應將原簽、稿及附件整理,印製退稿歸檔送件表二份 (格式如附錄十四),逕送本機關檔案室檔管人員點收,集中歸檔。府發文部分, 一律退稿原承辦機關(檔案室),依照規定定期移轉本府檔案中心。各機關對退還 之原簽稿,嚴禁交由承辦人員自行保管。 前項之退簽稿,如係以首件來文之收文號之附號發文者,應退回承辦人續辦。
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北市01-03-2001
臺北市政府文書處理實施要點
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行政規則:屬行政程序法第159條第2項第1款
民國 90 年 03 月 20 日
中華民國90年3月20日臺北市政府(90)府秘二字第9001825700號函修正全文312點