- 捌、文書簡化
- 一五六、減少文書數量應注意事項如左: (一)各級機關本於其職掌範圍規定處理之事項,除法令規定及性質重要者外,不 必報備。 (二)無轉行或答復必要之文書或例行准予備查之案件,應逕予存查。 (三)無機密性之通案公文可登載公報、公告或大眾傳播媒體,以代替行文。 (四)同一機關之內部各單位,洽辦公務時,應以便箋、原文影印分送會簽,或以 電子方式處理。對外行文者,應以機關名義行之。 (五)屬機關內部通報性質之公文,得利用機關內部網路,以公務訊息郵件之方式 告知。其採公務訊息郵件之方式者,須確認相關收受人員必能獲知該項訊息 。 (六)自其他機關電子公布欄所擷取之資訊,可利用機關內部網路轉知者,無須另 外行文。 (七)接到之副本,如僅為通知性質,不須辦理,亦無其他意見者,不必行文答覆 。 (八)內容簡單毋須行文者,可用電話接洽。 (九)機關團體首長到任就職之通知、地址電話變動、年度發文代字號,或其他一 般通報事項,應以登載於機關電子公布欄之方式週知,無須另外行文。 (十)上級交下級交議之文件,可將原件發交下級機關,下級機關得於原件上簽註 意見後送還。 (十一)登載於公報之公文,相關之機關應即照辦。如須行文催辦,祇摘錄該案所登 公報之期數、頁數、發文日期、字號及主旨,以便檢查。 (十二)凡要求填送各種表報資料時,應以電子方式為之。 (十三)回覆民眾投寄之電子郵件,應於奉核後,逕以電子郵件回覆。 (十四)行文之對象,應以與案情有關者為限。承辦單位(人員)對於來文機關經常 發送不必要之公文或附件者,得予退回,並建議其改正。
- 一五七、文書處理其他應注意事項如左: (一)答復簡單之案情,宜利用書函。 (二)公文須分行者,宜利用副本。 (三)已行文之事項,逾期未復者,應即催辦(作法舉例如附錄八)。 (四)不屬於本機關主管業務或職權範圍之來文,得以函或書函逕移主管機關(作 法舉例如附錄八),不必退還。 (五)不同機關之來文,案由相同且簽復相同者,應併辦一稿,分知各來文機關。 (六)凡發往甲機關之稿已經發出,又須以同樣公文內容(同日期、同文號)發往 乙機關時,不必重行辦稿,僅將原卷調出,加簽說明,經陳奉核可後,依發 文程序發送。補發亦同,惟須於文面右上側空白處標註「補發」。 (七)召集會議宜用開會通知單或以電話通知。 (八)借支、請假、出差、請購等例行事項,一律用規定之格式填報,或利用電子 化方式處理,不另用簽。 (九)人事任免等例行案件,宜用定型化公文。 (十)各機關交辦文件,宜指示原則;交填報表,應附式舉例說明;審核下級機關 陳送報表或附件時,除重大錯誤發還更正外,應即就原案改正並告知。
- 一五八、簡化文書手續應注意事項如左: (一)外收發與內收發非屬必要,應合併辦理。 (二)定期表報、私誼交際文電及其他不涉及公務之文件,均不必登記收發文號, 可另用送文簿(單)遞送。 (三)編號登記之簡化 1.除總收發應摘由登記外,其他歷程中只登錄文號,不必錄由。 2.公文書應一文一號,總收發文所編號碼,應在本機關內統一沿用。 3.收發文編號使用之代字,應以適用為度。 4.電報發文應以四位阿拉伯數字代表月日(如六月十八日為0618)。 (四)文稿核會之簡化 1.上一層級已於擬辦時核可者,其文稿內如未違反原擬辦之意旨,應由次一 層級代判,不必再送上級判行。 2.急要文書,高級主管人員應儘量自行辦稿,以節省核轉之時間及手續。 3.彙存或彙辦之案件,可由承辦人員就首件來文之首頁左下適當空白處,簽 明必須彙存或彙辦之理由,陳送核批以後,續收之同案文件,即逕由承辦 人員註明彙存或彙辦,不必逐件擬辦陳核。 4.利用業務會報商討涉及二個單位以上之案件,經作成決定後再辦,以減少 公文簽會手續。 5.會商或會稿儘量以電話或當面行之。 6.特急文件需會辦者,應逕行面洽,儘量避免登記、遞送、承辦等手續。 (五)會簽、會稿、會文,如係分層負責明細表授權業務範圍,由核授權層級(職 名章)核決,並註明「代決」,即可送、退會,不必對等層級或陳首長核決 。 (六)簽、稿、文、其須事先徵求意見,以為擬簽、敘稿、辦文之依據者,應先送 會。如祇是知會性質、或合於法令規定、或依慣例辦理,已先面洽或電話洽 商,予以敘明者,得免送會。其內容廣泛,須送會二個以上單位或機關者, 應以傳真或影印同時分會。會辦理單位有歧見時,主辦單位應負責協調解決 後,再行陳核。 (七)緊急簽、稿、文,如非方針、計畫、目標等政策性及人事任免與有爭議性之 案件,得不受分層負責授權規定之限制,適用左列緊急程序,為必要之處理 : 1.先發補陳:次一層人員於稿得註明「先發補陳」之決行,俟發文後,稿退 登記桌補陳核閱再行歸檔。 2.先發補會:決行者或次一層人員於稿得註明「先發補會」之決行,俟發文 後,稿退登記桌送會或陳核,再行歸檔。 3.先決補陳:次一層人員於簽、稿、文得為「先決補陳」之核、決,並註明 「補陳」字樣,於敘稿後一併陳核,或另行補陳核閱。 4.先陳補核:上一級公出不在,次一級人員,得在簽、稿、文本人核章旁註 明「先陳補核」字樣,先越級上陳,再另補核章。 5.先陳補會:承辦人得在會簽、會文處之受會者下方,註明「先陳補會」字 樣,即可先上陳,或會辦機關(單位),遇有上一級人員公出不在,得適 用「先陳補核」之規定,先越級上陳,再另補核章。 (八)非分層負責授權業務,如預計後續有相同之案件,得於首案或之後敘明,經 首長核准,後續案件,即由次一層決行,並註明「依例決行」字樣。但有情 事變更者,不適用之。其對外行文時,如以機關名義,由首長署名者,應另 繕打(加蓋)「○○局局長○○○決行」或「本案由業務主管決行」字樣( 或章戳,尺寸分別為長八公分、寬一.五公分;另一長五.五公分、寬一. 五公分,均無框)。 (九)行文之簡化,緊急公文得不依層級之限制,越級行文。
- 一五九、文書有分行之必要者儘量利用副本,避免重複辦稿。其應注意事項如左: (一)受理之案件,主體機關或通案分行之機關用正本,其餘有關機關或預計其他 機關亦將有同樣詢問者用副本。 (二)收到其他機關來文,一時未能函復,須向其他機關查詢者,可將查詢行文之 副本,抄送來文機關。 (三)副本除知會外,尚須收受副本抄送其直屬上級或下級機關。 (四)因緊急情況越級行文時,得以副本抄送其直屬上級或下級機關。 (五)正本所含附件,需附送副本受文者時,應在「副本」項內機關或單位名稱下 註明「含附件」、或「含○○附件」。 (六)已抄送副本之機關單位,如續有有關來文,其內容已在前送副本中列明者, 不必答覆。
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北市01-03-2001
臺北市政府文書處理實施要點
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行政規則:屬行政程序法第159條第2項第1款
民國 90 年 03 月 20 日
中華民國90年3月20日臺北市政府(90)府秘二字第9001825700號函修正全文312點