四、各機關辦畢案件，承辦單位或文書單位應於五日內併同歸檔清單，送 檔案管理單位點收。 歸檔清單一式二份，得採書面或電子方式為之，於檔案管理單位簽收 後，各執一份備查。如採電子方式為之者，得免簽收。 歸檔清單保存年限為三年。

五、辦畢案件送檔案管理人員點收前，承辦人員應依下列規定辦理： （一）歸檔案件屬紙本型式者，應依下列方式將同一案件逐件逐頁編 碼： 1.按文件產生時間先後順序整理排序，晚者在上，早者在下。 2.頁碼編寫順序，先編本文，次編附件；本文屬簽稿併陳者， 以簽為上，稿為下編寫。 3.應以鉛筆於每頁編寫頁碼，並於首頁註明總頁數；文件以雙 面書寫或列印者，亦同。但空白頁面無相關內容者，無須編 寫頁碼。 4.附件已編有頁碼，或為書籍型式，或難以隨文裝訂者，免併 本文連續編寫頁碼。 5.不得使用回收紙列印文件歸檔。 （二）應依歸檔案件性質填註分類號及保存年限。 （三）歸檔案件如須併案者，應於公文檔案管理系統或於紙本公文首 頁上方適當處註記主併文（編）號。 （四）歸檔案件之附件，每一種以一份為限。 （五）現金、有價證券及其他貴重物品、司法訴訟有關物證、流質或 氣體、易燃品及管制物品或其他危及人身與公共安全、易變質 而不適長期保存等物品，應由承辦人員另行處理，不得歸檔。 （六）機密案件歸檔時，承辦人員應使用機密檔案歸檔專用封套裝封 ，並依規定填寫封面各欄資料，於封口處加蓋職名章。

六、歸檔案件如有下列情形之一者，檔案管理單位應退回承辦單位或文書 單位補正： （一）案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存。 （二）案件污損、內容不清楚或無法讀取。 （三）案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會。 （四）案件未編文（編）號或文（編）號有誤。 （五）案件未填註保存年限或分類號。 （六）案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤。 （七）案件未依規定蓋騎縫章或職名章。 （八）樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」 字樣。 （九）案件與歸檔清單之登載不符。 （十）案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准。 （十一）特殊媒體型式之案件（如照片、地圖、工程圖、微縮、影音 、電子等），未依機關檔案點收作業要點規定載明相關事項 。

七、紙本來文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢者，如來文係屬機關 間行文且未涉及個人權益或信證稽憑等無重複歸檔之必要者，得不歸 檔，由各機關自訂管理規定妥善處理。 非屬前項得不歸檔之案件者，承辦人員辦理歸檔時應依下列規定辦理 ： （一）於紙本來文首頁右上方填註分類號及保存年限，於右下方標示 收文日期及文號，並依第五點第一款規定編寫頁碼。 （二）於公文檔案管理系統註記改採線上簽核之紙本來文（含附件） 併同歸檔總頁數，並將該紙本案件併同歸檔清單送交檔案管理 人員點收。

八、檔案管理人員辦理公文線上簽核之電子檔案點收時，應確認蒐集內容 後，加附機關憑證製成之電子簽章。

九、檔案管理單位應定期稽催已逾歸檔期限仍未歸檔之辦畢案件；如已逾 歸檔期限一個月以上者，機關權責長官應主動查明處理。

十、檔案管理單位應統計製作每月歸檔案件數量統計表，於次月五日前陳 報機關權責長官核閱。