五、各機關辦畢案件，承辦單位或文書單位應於五日內歸檔，歸檔時併同歸檔清單（如附表 一），送檔案管理單位點收。歸檔清單一式二份，於檔案管理單位簽收後，各執一份備 查。 機密案件歸檔時，承辦人員應另使用機密檔案專用封套裝封，並依規定填寫相關資料， 封口加蓋印章或職名章。 歸檔清單保存年限為一年。

六、歸檔案件如有下列情形之一者，檔案管理單位應退回承辦單位或文書單位補正，（檔案 案件退件單如附表二）： （一）案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。 （二）案件污損或內容不清楚者。 （三）案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。 （四）案件未編列文號或文號有誤者。 （五）案件未填註保存年限或分類號者。 （六）案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤者。 （七）案件有二頁以上，未蓋騎縫章者。 （八）樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣者。 （九）案件與歸檔清單之登載不符者。 （十）案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者。

七、各機關辦畢案件已逾歸檔期限一個月以上仍未歸檔者，機關權責長官應主動查明處理。

八、檔案管理單位應每月彙集統計檔案歸檔案件數量，並製作成「歸檔案件數量統計表」（ 如附表三），於次月五日前簽報權責長官核閱，作為日後檔案管理業務之參考。