二十六、各機關檔案管理單位至少每年應辦理檔案清理一次。

二十七、機密檔案未經解密，不得銷毀。

二十八、各機關已屆保存年限之檔案，檔案管理單位應製作擬銷毀檔案目錄（如附表七）， 送會相關單位，如無延長保存之必要者，應制定銷毀計畫及檔案銷毀目錄，於每年 九月前送本市文獻委員會選取可用文史之資料後，層送本府彙送檔案中央主管機關 。

二十九、各機關永久保存之檔案，符合移轉條件者，應於期限屆滿之次年編印「擬移轉檔案 目錄」（如附表八）層送本府彙送檔案中央主管機關。 移轉檔案以每年辦理一次為原則。