三、各學校辦畢案件應於五日內歸檔，歸檔時併同存查或發文歸檔送件單（如附表一），送 檔案管理單位點收。歸檔清單一式二份，於檔案管理單位簽收後，各執一份備查。 機密案件歸檔時，承辦人員應另使用機密檔案專用封套裝封，並依規定填寫相關資料， 封口加蓋印章或職名章。 歸檔清單保存年限為三年。

四、歸檔案件有下列情形之一者，檔案管理單位應退回補正： （一）案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存。 （二）案件污損或內容不清楚。 （三）案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會。 （四）案件未編列文號或文號有誤。 （五）案件未填註保存年限或分類號。 （六）案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤。 （七）案件未依規定蓋騎縫章或職名章。 （八）樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣。 （九）案件與歸檔清單之登載不符。 （十）案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准。 前項之檔案案件退文送件單，其格式如附表二。

五、各學校辦畢案件已逾歸檔期限一個月以上仍未歸檔者，檔案管理人員、校長或其授權人 員應主動查明處理。

六、檔案管理單位應每月彙集統計檔案歸檔案件數量，並製作歸檔案件統計表（如附表三） ，於次月五日前簽報校長或其授權人員核閱，作為日後檔案管理業務之參考。