六、蒐集、處理或利用個人資料，其類別、數量及接觸人員，應符合本法 第五條比例原則，以處理法定職務必要範圍內為限，儘量以蒐集最少 且不含本法第六條所定個人資料為原則。 蒐集、處理或利用個人資料之特定目的，以本館已依適當方式公開者 為限。有變更者，亦同。

七、本館蒐集當事人個人資料時，除符合個資法第八條第二項規定情形之 一者外，應明確告知當事人下列事項： （一）機關或單位名稱。 （二）蒐集之目的。 （三）個人資料之類別。 （四）個人資料利用之期間、地區、對象及方式。 （五）當事人依個資法第三條規定得行使之權利及方式。 （六）當事人得自由選擇提供個人資料時，不提供對其權益之影響。 告知事項內容應使用通俗、簡淺易懂之文字，避免使用艱深費解之詞 彙，以確保當事人在知情下同意。 告知方式得以言詞、書面、電話、簡訊、電子郵件、傳真、電子文件 或其他足以使當事人知悉或可得知悉之方式為之。

八、本館應優先考慮以去識別化或經遮蔽之個人資料為處理或利用。

九、任何非原蒐集目的之特定目的外之利用，應確認符合本法第十六條但 書規定後始得為之，並將利用歷程作成紀錄。 前項情形，宜審酌個案狀況，規劃當事人選擇不同意或退出同意之機 制。

十、個人資料檔案屬檔案法所稱檔案者，其申請閱覽、抄錄或複製，應依 檔案法、檔案法施行細則及本府檔案應用相關規定辦理。 依政府資訊公開法申請公開或提供前項規定以外之政府資訊，如涉及 個人資料之特定目的外利用，應審酌是否具有本法第十六條但書及政 府資訊公開法第十八條第一項第六款所定情形。

十一、對於個人資料之利用，不得為資料庫之恣意連結，且不得濫用。

十二、本館保有之個人資料有誤或缺漏、正確性有爭議、蒐集之特定目的 消失或期限屆滿、違反個資法規定蒐集、處理或利用者，應依個資 法第十一條規定之處理方式辦理。

十三、本館應定期查明蒐集或處理個人資料適用法令所訂定之保存期間； 其未明定者，視執行業務必要性及合理性，於本館年度檔案分類及 保存年限表明定，或訂定經告知當事人之合理保存期間。 本館保有個人資料蒐集之特定目的消失或期限屆滿時，應由資料蒐 集單位簽奉核定後，移由資料保有單位，視個人資料載體性質為適 當之停止處理或利用。但符合本法第十一條第三項但書情形者，不 在此限。