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十九、同一案卷內之紙質類檔案，應按目次號大小，由小至大、由上而下 ，依序排列整齊入卷。案卷卷首應放置目次表。

二十、整理紙質類檔案應注意下列事項： （一）案卷厚度以三公分為原則。 （二）檔案上加附之金屬物應予去除，但未裝訂前如確有分件必要 者，得予保留。 （三）檔案如有皺摺，應予理平；如有破損，應交予專業人員進行 修護。 （四）檔案內容如有字跡模糊者，應洽請原承辦單位查明補註於公 文用紙，並經權責長官核可後併案裝訂。 （五）檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左右底三面邊緣應保持 整齊；過寬過大者，得予裁切、折疊，但不得損及檔案之內 容；未達規定標準者，應以公文用紙襯貼。 （六）檔案上之附簽，應附於文件適當位置；附簽規格較小時，應 以公文用紙襯貼，不得脫離原件。 （七）與檔案內容無關之標示應予移除，如各類指示標籤（如便利 貼）或整理過程中之紀錄（如編目校核單）。

二十一、檔案經整理後，應依下列方式辦理上架： （一）永久保存與定期保存檔案得分置存放。 （二）檔案應依紙質類、攝影類、錄影（音）帶類及電子媒體類 等不同媒體型式分區分類保管。 （三）按檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由上 至下排列。 （四）檔案架應預留架位空間，以利後續檔案排架。 （五）檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示，並定 期查檢有無標示脫落或需更改等情事。

二十二、檔案管理人員應每年進行檔案清查作業，並將清查結果陳報權責 長官核閱。

二十三、各機關為保管檔案，應設置檔案庫房。 機密檔案應與一般檔案分別存放，並應另備保險箱或其他具安全 防護功能箱櫃，裝置密鎖存放之，並指定專人負責管理。

二十四、檔案庫房宜採單一出入口門禁管制，非檔案管理人員，未經機關 權責長官許可，不得擅自進入。 非檔案管理人員經許可進入庫房時，應由檔案管理人員陪同進入 ，並記錄進出庫房之時間及辦理事項。 前項進出紀錄應由檔案管理人員定期陳送機關權責長官核閱，以 掌握人員進出管制情形。