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一、臺北市政府(以下簡稱本府)為明定本府工務局(以下簡稱工務局) 代辦本府各機關學校(以下簡稱機關)採購案之權利義務及業務分工 ,以落實發包作業品質,特訂定本作業程序。
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二、工務局以代辦機關預算金額達新臺幣伍佰萬元以上採購為原則。但未 達代辦金額門檻,經工務局同意代辦者,不在此限。 工務局應考量採購能量,每年度開始前二個月,應調查機關新年度一 定金額以上之採購,並優先選擇代辦預算金額較大或本府重要採購辦 理,其餘由機關自行辦理。 代辦案件應以公告底價為原則。但符合下列情形之一者,不在此限: (一)機密之採購。 (二)以轉售或供製造成品以供轉售之採購。 (三)採用複數決標方式,且未限制得標廠商家數者。 (四)屬經常持續性之業務採購案件,前次採購決標當次之投標廠商 家數僅 1家者。 (五)其他經機關或工務局簽報核定不公告底價者。 (六)限制性招標之比價或議價案件。 代辦作業所需各式書表公布於工務局相關網站供機關下載使用。
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三、工務局不代辦之採購類型如下: (一)屬未經公告之限制性招標。 (二)屬前點第二項規定由機關自行辦理者。 (三)機關認屬時間緊迫或其他特殊情形,經工務局核准者。 (四)經市府政策決定,得不送工務局辦理者。
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四、工務局代辦作業事項如下: (一)協助評估適當招(決)標策略。 (二)重點審查招標文件。 (三)辦理採購公告。 (四)通知機關招標訊息。 (五)受理廠商所提疑義及異議。 (六)處理廠商領標、投標及收退押標金(採電匯者除外)。 (七)核派主持開標人員。 (八)查核廠商停權紀錄。 (九)辦理開標、審標、比減價、決標。 (十)其他與機關協議代辦之採購事項。 前項未列事項,如:公告閱覽、底價訂定、評選作業及簽約作業之處 理等,應由機關自行辦理。
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五、採購案件所涉預算及招標文件,應經機關內部簽核奉准後,再移請工 務局代辦;代辦過程中有政策變更、違反法令、其他不可抗力或情事 變更等情形,工務局得暫停採購程序。
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六、機關委請工務局代辦採購發包,應以一案一簽為原則,並填具代辦採 購委託書及代辦案件收退文件檢核表。
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七、代辦採購案件之監辦人員,應由機關之主(會)計及有關單位人員依 法擔任。依政府採購法規定須報請上級機關派員監辦者,機關應於規 定期限內函報上級機關。 前項監辦未採實地監視者,機關應於開標前檢具核准簽文移請工務局 憑辦。
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八、機關製作招標文件,除有特殊情形,須採用行政院公共工程委員會訂 頒之範本外,應優先採用本府訂頒之各式範本。 機關未依前項規定採用範本者,工務局得退回機關重擬。但經機關敘 明理由,簽奉機關首長或其授權人員核准者,不在此限。
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九、機關準備招標文件,應注意下列事項: (一)採用招標文件範本時,應依個案特性及需求增刪修改內容,載 明於招標及契約文件內,併應注意各式範本之最新更動內容。 (二)依前款規定刪除者,應於該段文字加雙刪除線;全條刪除者, 應保留條次編號;增加者,應以紅色文字併加底線,以利審查 。 (三)機關應將電子領標作業規定納入招標文件,並提供全部招標文 件電子檔。 (四)機關應依政府採購法令擬妥招標文件,不得因工務局辦理重點 審查,而免除或減少機關所應負之全部責任。
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十、機關移請工務局代辦招標作業,應依下列程序辦理: (一)機關辦理採購業務時,應依規定落實內部控制制度及辦理自行 檢查;併應確實依採購案件性質詳實檢視「採購作業自我檢核 表」各階段作業之檢核項目,以減少採購違失情事,提升採購 品質及效率。 (二)第一次招標作業,機關應檢具奉准簽呈(簽文內容應有採購金 額、預算金額、法令依據及理由)與底價單併同招標資訊詳述 資料、預算書、廠商資格審查表、行政作業文件、招標文件及 電子檔各一份,密封移請工務局代辦。 (三)流標、廢標之後續標辦作業,工務局依「臺北市政府加速工程 採購流標廢標後續處理原則」規定得將全案送回機關辦理檢討 ,機關如須續辦招標,應依前款規定辦理,移請工務局代辦第 二次及以後招標作業。如招標文件有重大改變者(如:廠商資 格、數量、價格、履約條件等改變),應載明於招標資訊詳述 資料之附加說明欄位。 (四)機關於等標期間內需變更或補充招標文件內容時,應將招標之 更正或補充內容簽奉機關首長或其授權人員核准後,移請工務 局辦理更正或補充公告作業,工務局得視需要延長等標期。 (五)查核金額以上之工程採購,機關應依公共工程招標文件公開閱 覽制度實施要點規定辦理,並彙整廠商或民眾意見修正招標文 件後,再行簽辦招標作業。 (六)巨額金額之工程採購,應依「機關採購工作及審查小組設置及 作業辦法」成立採購工作及審查小組,協助審查採購需求與經 費、採購策略、招標文件等事項,及提供與採購有關事務之諮 詢。其他採購依採購特性及實際需要,認有成立採購工作及審 查小組之必要者,準用之。 (七)機關應於委託代辦前,檢視招標文件是否備齊,相關文件內容 應清稿、分項逐一編列頁碼並附招標文件清單。工務局受理代 辦案件後,將逐一審查機關檢具招標文件是否符合本規定;未 符合本規定者,工務局得以電話、傳真、電子郵件或其他通訊 軟體方式洽機關研議修正後辦理。 (八)工務局建議洽辦機關處置方式,而洽辦機關不依建議辦理者, 工務局得將其情形報請本府核定後辦理後續事宜。
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十一、為配合政府採購電子化政策,響應節能減碳,工務局代辦案件僅提 供電子領標。
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十二、有關押標金繳納及發還作業,應依下列規定辦理: (一)工務局代辦案件,投標人繳納押標金,應以機關名義為受款 人。 (二)未得標廠商之押標金,經蓋機關章戳並可現場發還者,機關 應授權工務局使用機關退還押標金專用章戳。 (三)未能現場發還押標金及得標廠商之押標金,機關應自行辦理 發還。
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十三、工務局於標案上網公告後應主動通知機關招標訊息。於代辦期間, 對於廠商提出之疑義及異議,原則由工務局受理,機關應協助答復 並為適當之處理。
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十四、代辦案件訂定底價,應由機關依政府採購法第四十六條規定逕行簽 報核定。 未採公告底價者,由機關之會同開標人員於價格標開標當日帶至現 場交付主持開標人員,主持開標人員於接受當時應確認底價是否符 合保密規定。未能決標時,開啟後之底價經主持開標人員當場密封 蓋章後,由機關之會同開標人員攜回機關辦理後續保密事宜。廢標 後,重行招標者,亦同。
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十五、代辦案件之辦理開標人員,權責分工如下: (一)主持開標人員:由工務局核派聯合採購發包中心人員、幕僚 作業人員或機關人員擔任為原則,負責主持開標程序,開標 現場處置及有關決定。 (二)承辦開標人員:由工務局人員擔任,負責辦理開標作業、審 查投標廠商基本資格文件及製作紀錄等事項。 (三)會同開標人員:由機關派員擔任,負責審查投標廠商履約能 力、特定資格及規格。 (四)監辦開標人員:由機關之主(會)計及有關單位人員擔任, 負責監視開標程序。 (五)上級機關監辦開標人員:由機關依政府採購法規定報請上級 機關派員監辦,負責監視開標程序。
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十六、代辦異質採購之案件,由工務局於辦理資格審查作業後,連同開標 紀錄送回機關辦理後續評選或審查作業。機關於評選或審查作業完 成後,應檢具評選或審查會議紀錄及奉准簽文,移請工務局辦理後 續作業。
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十七、代辦案件經開標後,如需辦理保留決標或暫停採購程序,應由機關 依法為適當之處置後,再檢具簽文及其相關文件移請工務局辦理後 續作業。 如屬最低標廠商標價偏低,需辦理保留決標程序並限期通知廠商提 出書面說明者,機關應依據「機關採購工作及審查小組設置及作業 辦法」規定成立「採購工作及審查小組」,協助審查廠商標價偏低 情形,經會議決議並簽奉機關首長或其授權人員核定後,檢具該會 議紀錄及奉准簽文等相關資料移請工務局辦理後續作業。
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十八、工務局辦理決標後,應於政府採購資訊公告系統登錄決標公告或定 期彙送決標資料,其紀錄交付機關之會同開標人員攜回。
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十九、代辦案件於工務局代辦程序辦妥後,除留存代辦作業文件之影本外 ,應將全案正本移回機關辦理訂約,機關依會計法、政府採購法、 檔案法及其他相關法令辦理後續事宜。
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二十、代辦採購案之各階段作業及權責分工,招標準備至公告招標階段詳 流程圖一,公告招標至決標簽約階段詳流程圖二。機關對委託代辦 採購之作業程序有疑義者,應先洽詢工務局;如涉及政府採購法相 關疑義,得洽詢該局採購管理科。
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二十一、非代辦案件,機關得向工務局申請使用發包平台辦理開標相關作 業,以達公開、透明目的。
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二十二、由工務局代辦工程案件之機關應撥付一定比例之工程管理費(以 下簡稱工管費),作為工務局運作經費,並依「臺北市政府所屬 機關工程管理費及工作費支用要點」(以下簡稱支用要點)規定 支應,原則如下: (一)機關應依支用要點規定編列工管費支用預算。 (二)機關應於工務局受理代辦後一個月內撥付至「臺北市政府 工務局-聯合採購發包中心運作專戶」;於十月一日至十 二月三十一日期間委託代辦之案件撥付者,應於次年度開 始一個月內撥付。 (三)工管費之撥付額度,應按代辦工程案件之預算金額所占級 距計算,其計算比例,如附表。 (四)工務局運作經費由工務局於每年十二月三十一日前依「支 出憑證處理要點」規定,檢附支出機關分攤表及收據交由 機關辦理核銷,原始憑證由工務局另行保存。 (五)運作經費於每年年底有賸餘款者,按其撥付金額占工務局 全年度收取之運作經費比例移回各機關。
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二十三、機關應指定與工務局對應之專責採購單位,負責工務局交辦之事 項。
法規名稱:
臺北市政府工務局代辦採購案件作業程序
修正日期:
民國 110 年 08 月 30 日
沿 革:
中華民國110年8月30日臺北市政府(110)府授工聯字第11030152011號函修正名稱及全文23點;並自110年9月1日生效
(原名稱:臺北市政府聯合採購發包中心代辦採購案件作業程序;新名稱:臺北市政府工務局代辦採購案件作業程序)