臺北市法規查詢系統友善列印功能

三、各學校辦畢案件應於五日內歸檔，歸檔時併同存查或發文歸檔送件單，送檔案管理單位 點收。歸檔清單一式二份，於檔案管理單位簽收後，各執一份備查。 歸檔清單保存年限為三年。

四、辦畢案件送檔案管理人員點收前，承辦人員應依下列規定辦理： （一）歸檔案件屬紙本型式者，應依文件產生日期之先後順序，晚者在上，早者在下， 以鉛筆於文件依序編寫頁碼，並於頁首附註總頁數；文件係雙面書寫或列印者， 亦同。頁碼編寫順序，先編本文，次編附件；本文屬簽稿併陳者，以簽為上，稿 為下編寫；附件已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者，免併本文連續編寫 頁碼。 （二）應依歸檔案件性質填註分類號及保存年限。 （三）歸檔之案件如須併件者，應於公文檔案管理系統或於紙本公文首頁上方適當處註 記主併文號。 （四）歸檔案件之附件，每一種以一份為限。 （五）現金、有價證券及其他貴重物品、司法訴訟有關物證、流質或氣體、易燃品及管 制物品、易變質而不適長期保存等物品，應由承辦人員另行處理，不得歸檔。 （六）機密案件歸檔時，承辦人員應使用機密檔案歸檔專用封套裝封，並依規定填寫封 面各欄資料，於封口處加蓋密封章或職名章。

五、歸檔案件有下列情形之一者，檔案管理單位應退回補正： （一）案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存。 （二）案件污損、內容不清楚或無法讀取。 （三）案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會。 （四）案件未編列文號或文號有誤。 （五）案件未填註保存年限或分類號。 （六）案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤。 （七）案件未依規定蓋騎縫章或職名章。 （八）樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣。 （九）案件與歸檔清單之登載不符。 （十）案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准。 （十一）特殊媒體型式之案件（如照片、地圖、工程圖、微縮、影音、電子等），未依 機關檔案點收作業要點規定載明相關事項。

六、紙本來文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢者，應併同線上簽核案件辦理歸檔。 承辦人員應於辦理線上簽核案件歸檔時，將紙本來文依規定編寫頁碼、分類號及保存年 限，並於來文首頁右下方標示收文日期編號，併同歸檔清單交予檔案管理人員點收。

七、檔案管理人員辦理公文線上簽核之電子檔案點收時，應確認蒐集內容後，加附機關憑證 製成之電子簽章。

八、檔案管理單位應定期稽催已逾歸檔期限仍未歸檔之辦畢案件；如已逾歸檔期限一個月以 上者，檔案管理人員、校長或其授權人員應主動查明處理。

九、檔案管理單位應每月彙集統計檔案歸檔案件數量，並製作歸檔案件統計表，於次月五日 前簽報校長或其授權人員核閱，作為日後檔案管理業務之參考。