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十六、同一案卷內之紙質類檔案，應按目次號大小，由小至大、由上而下，依序排列整齊入 卷。案卷卷首應放置目次表。

十七、整理紙質類檔案應注意下列事項： （一）案卷厚度以三公分為原則。 （二）檔案上加附之金屬物原則應予去除，但未裝訂前如確有分件必要者，得予保留 。 （三）檔案如有皺摺，應予理平；如有破損，應予修補。 （四）檔案內容如有字跡模糊者，應洽請原承辦單位查明補註於公文用紙，並經校長 或其授權人員核可後併案裝訂。 （五）檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左右底三面邊緣應保持整齊；過寬過大者 ，得予裁切折疊，但不得損及檔案之內容；未達規定標準者，應以公文用紙襯 貼。 （六）檔案上之附簽，應附於文件適當位置；附簽規格較小時，應以公文用紙襯貼， 不得脫離原件。

十八、檔案經整理後，應依下列方式辦理上架： （一）永久保存與定期保存檔案得分置存放。 （二）檔案應依紙質類、攝影類、錄影（音）帶類及電子媒體類等不同媒體型式分區 分類保管。 （三）按檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由上至下直立排列。 （四）檔案架應預留架位空間，以利後續檔案排架。 （五）檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示，並定期查檢有無標示脫落 或需更改等情事。

十九、檔案管理人員應每年進行檔案清查作業，並將清查結果陳報校長或其授權人員核閱。

二十、各學校為保管檔案，應設置檔案庫房。 機密檔案應與一般檔案分別存放，並應存放於具安全防護功能之檔案櫃妥善保管，裝 置密鎖存放之，並指定專人負責管理並經常檢查。

二十一、檔案庫房宜採單一出入口門禁管制，非檔案管理人員，未經許可者，不得擅自進入 。