臺北市政府文書處理實施要點 | 異動說明

《「臺北市政府文書處理實施要點」部分條文修正總說明（97.10.07 修正）》本次重點在於：一、修正非本機關承辦之府收文僅得以改分方式，退請府總收文改分，不得再以移文方式逕移其他機關辦理。二、增訂各種簽收作業得以較節省用紙之簽收簿（與原各項簽收清單格式相同）處理少量之待簽文件，及定期匯存每日之各項登記電子紀錄檔之規定。三、增訂登記人員對於存查案件，應於二日內做辦畢登錄；修正承辦人員應將判發之文稿於一日內送發文。四、增訂各機關本於權責所核定之機密文書機密等級及解密條件之拘束效力及於所有受文機關之規定。五、修正解密之程序及保密期限或解除機密之條件。六、依本府公文時效管制制度之相關補充函釋修正相關條文。本次修正除條文順序調整外，共修正二十八條條文、刪除三條條文，並修正附圖一種、附件四種、附錄四種。各章節修正情形如下：壹、依據暨適用範圍：未修正。貳、一般規定：因目前各機關均可電子交換，刪除「於設備、人員能配合時，」文字，以符實際。（第六點）參、分層負責：未修正。肆、公文製作：未修正。伍、收文處理：一、納入「機關共通性檔案保存年限基準表」規定，收發文紀錄保存年限為三十年。（第三十二點）二、刪除府收文得於本府局處間相互移文之規定，並放寬府收文之退請改分之時限。（第三十六點）三、增列簽收簿可替代分文簽收清單，並定期匯存每日之電子紀錄檔。（第三十九點、第四十七點、修正條文第六十三點）四、修正移文之處理規定。（第五十點）陸、文稿處理：修正文字。柒、發文處理：修正文字。捌、文書簡化：未修正。玖、印信製發管理與使用：明確公文及原稿用紙二張以上者，騎縫處蓋（列印）機關騎縫章。（修正條文第一百四十點）拾、文書保密一、增訂有關機密文書之機密等級、保密期限或解除機密條件之拘束效力之規定。（修正條文第一百四十九點）二、修訂機密文書對外傳遞方式應以公文（人工）交換或掛號函件方式為之。（修正條文第一百五十四點）三、修訂機密檔案應妥善保管，增列「機密文書專用封套」填寫規定。（修正條文第一百五十五點）四、因應現行各機關實務上作法，修正「保密期限或解除機密條件」之標示規定及相關附註說明。（修正條文第一百五十六點）五、修訂機密檔案清查之權責單位。（修正條文第一百六十一點）六、因應現行機密文書機密等級變更或解密實務作法，酌予修正解密程序規定。（修正條文第一百六十三點）拾壹、處理時限一、修訂公文之性質應依內容判定。（修正條文第一百六十六點）二、修訂感謝致意函、活動邀請、經費贊助、立序賀詞、墨寶索取及贈書等係屬一般公文性質。（修正條文第一百六十七點）三、增訂非屬先簽後稿之一般公文最速件、速件、普通件，本府所屬二級機關陳送至所屬一級機關核判，處理時限得由原規定時限延長三分之一。（修正條文第一百六十七點）四、修正各機關收受行政訴訟起訴狀之答辯處理時限，以符行政訴訟法規定。（修正條文第一百六十七點）五、增訂一般公文等待複閱扣除日數，得先不辦理展期之規定。（修正條文第一百六十九點）六、增訂經本府或所屬一級機關收文分辦之改分案件，得扣除及不得扣除日數之規定。（修正條文第一百七十一點）拾貳、公文查催：修正基層單位主管，應提示處理原則或適當調配人力，儘量避免「逾期」。（修正條文第一百七十四點）拾、考核獎懲一、增列未依規定改分或移文，嚴重影響案件處理時效得簽報議處規定。（修正條文第一百八十四點）二、明訂承辦人員將判發文稿送發文之時效責任歸屬，並修正送發文時效為一日。（修正條文第一百八十四點）附件部分一、修正附圖附圖三：文書處理作業系統無法正常運作時之標準作業流程圖二、修正附件（一）附件二十三：郵資統計表（送會計單位用）（二）附件二十四：郵資統計表（送郵局之掛號信函用）（三）附件二十九：蓋用印信申請表（四）附件四十一、公文處理各階段時限暨逾限積壓懲處標準表三、修正附錄（一）附錄四：公文程式條例（二）附錄七：函稿蓋章參考範例（三）附錄七之一：來文簽擬、蓋章方式參考範例（四）附錄七之二：簽蓋章參考範例

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