臺北市政府文書處理實施要點 | 異動說明

《臺北市政府文書處理實施要點修正總說明（110.03.05 修正》中華民國 110 年 3 月 5 日府授秘文字第 1103003437 號函修正「臺北市政府文書處理實施要點」自民國一百零二年修正函頒迄今已達八年，期間已有諸多變革，例如：公文簽辦及傳遞流程，從紙本作業轉變為全程電子化作業模式；分層負責明細表與公文流程整合，簡化核（簽）章作業；公務機密文書應符合法律保留原則，以保障人民知的權利；公文管考採以「文」管制及以「案」管制之作業機制等，爰由秘書處、人事處、政風處及研考會各依業務職掌擬具「臺北市政府文書處理實施要點」修正草案，計一百零五點（計修正九十二點、新增三點、刪除三點；並修正附圖三種、附件三十一種、附錄十種，新增附件一種及刪除附件十九種、附錄五種），其修正要點如下：壹、總述：未修正。貳、處理程序：一、修正文書作業應集中處理之例外原則及設置公文交換中心原則。（修正規定第六點）二、配合「公文電子交換系統資訊安全管理規範」，增列文書電腦化作業應遵守之相關規定，並增列人員應常檢視公文系統待辦事項及請假時應完成代理人設定。（修正規定第七點）參、公文製作：一、配合臺北市法規標準自治條例規定，修正部分文字；依「文書及檔案管理電腦化作業規範」增訂會勘通知單及便簽格式。（修正規定第八點）二、參照行政院「文書處理手冊」修正公文製作時之作業要求。（修正規定第九點）三、配合政府資訊公開法第八條及臺北市法規標準自治條例等規定，修正公報、機關電子公布欄之公（發）布或刊（登）載用語；另，修正函及公告之結構說明。（修正規定第十點）四、依法制實務作業，修正先簽後稿適用業務；案情簡單案件改以「便簽」格式，以條列方式簽擬；配合公文電腦化作業，刪除多受文者同稿或分稿作業規定。（修正規定第十一點）五、參照行政院「文書處理手冊」修正期望、目的及准駁用語。（修正規定第十二點）六、參照「政府文書格式參考規範」修正公文用紙之質料及尺度規定。（修正規定第十三點）肆、收文處理：一、考量本府公文電腦化作業後，公文多採線上傳遞，各機關應減少或合併文書收發人力，爰不再規範設立方式，改由機關單位視業務需要，自行設置適當之各級收發人員。（修正規定第十四點）二、增列簽收電子來文應檢視事項及問題處理方式。（修正規定第十五點）三、修正拆驗作業時，應確實清點附件名稱及數量，如有封面封內不符時之處理方式。（修正規定第十六點）四、實務作業已無使用電報，且外文文件無須先譯出主旨方得分文，爰以刪除之。（修正規定第十七點）五、增訂本府分辦之文件如有權責爭議時，應先經機關間對等層級協商後，始得辦理退文改分之程序。（修正規定第十八點）六、配合公文電腦化作業，修正編號、登錄作業程序；配合本府「臺北市政府及所屬各機關處理人民陳情案件注意事項」規定，刪除檢舉案件受理原則；參照行政院九○年十月八日台九○秘字第○五九六五八號函示意旨，修正每日下班前送達機關公文之處理方式；刪除移文單發文方式之說明。（修正規定第十九點）七、配合實務作業，修正紙本公文每日分批遞送原則，並新增電子公文應以線上即時傳送之規定。（修正規定第二十點）八、修正存查案件辦理結案登錄及送檔案室歸檔之時限規定。（修正規定第二十一點）九、修正簽稿收發作業內容說明文字，並刪除簽稿收文登記表定期匯存之規定。（修正規定第二十二點）十、配合實務作業，將會辦區分為機關間會辦與單位間會辦二類，增列機關間收送會辦文件之作業程序。（修正規定第二十三點）十一、修正部分公文夾處理速別欄之名稱，並可於封面設置加註提醒事項之可插式空間。（修正規定第二十四點）伍、文稿處理：一、承辦人員職務異動時，應依「公務人員交代條例臺北市施行細則」編造移交清冊，爰刪除產製儲存「承辦登記表」規定；配合電腦化作業，公文應以線上簽收為原則，紙本簽收為例外處理，並應簡化移請續辦程序；來文如有手續欠缺、程序不合問題，仍應經由分層負責權責人員判行後，通知來文者改正；修正彙辦定義及發文作業方式，以明確規範及統一文字體例。（修正規定第二十五點）二、依實務作業，區分業務來源為收文、交辦及主動簽辦三類，並分述其作業規範；附件抽存應於用畢後即行歸檔，爰修正文字用語，避免混淆應歸檔時間。（修正規定第二十六點）三、配合本府公文線上簽核作業每年滾動式檢討推動範圍，爰刪除保存年限限制，以保留作業彈性；依「文書及檔案管理電腦化作業規範」及實務作業需要，增訂臨時憑證及補簽作業方式。（修正規定第二十七點）四、配合實務作業，修正前後二案皆為線上簽核，後案引用前案之方式；修正公文系統會辦作業之流程設定原則及新增綜簽後再上陳之原則。（修正規定第二十八點）五、限期公文無須於公文稿面填列速別；修正發文字號、地址、承辦人及聯絡方式等欄位之填列原則。（修正規定第二十九點）六、配合實務作業，新增不隨文發出之「參考附件」類別及副本受文者需含附件之填列方式。（修正規定第三十點）七、副本原則為知會性質之用，如需副本受文者作為時，應於文中敘明。（修正規定第三十一點）八、紙本文稿如經剪貼處理，歸檔後易生掃描、保管等檔案管理作業困擾與問題，爰修正為不得以剪貼方式行之；依「文書及檔案管理電腦化作業規範」，列印二頁以上文稿時，應加印騎縫章，爰修正之。（修正規定第三十二點）九、依「機關檔案點收作業要點」第七點規定及實務作業需要，修正延後歸檔申請程序；增列承辦人員應於公文判行後一日內送發文，核定存查文件應於二日內做辦畢登錄，五日內送檔案單位歸檔。（修正規定第三十三點）十、定型化公文較難以線上簽核或以電子交換方式發文，爰刪除之；另，基於作業效率及節能減紙政策，修正公文原則應以電子交換方式行文，並應提供無法電子交換之受文者，得於各機關網站或公文附件下載區自行下載附件電子檔。（修正規定第三十四點）十一、將本府一○四年函頒之「臺北市政府所屬各機關間會辦公文處理原則」納入本點規定，要求各機關溝通協調時，應依業務需要，逐級展開協商；會辦應以分會方式為原則，順會方式為例外處理；依協商會議共識結論直接簽陳者，得簡化免再送會；屬於知會性質、已確認分工方式、已有處理慣例者，以後會方式處理。（修正規定第三十五點）十二、文稿蓋章及電子憑證簽章方式已規定於第六點第七款，爰以刪除。（修正規定第三十六點）十三、核稿人員應就文稿全部內容予以審核，爰刪除僅就機密性等部分內容得予改正之規定。（修正規定第三十七點）十四、依實務作業，簡化閱稿人員提請長官核示之簽辦方式。（修正規定第三十八點）十五、參照行政院「文書處理手冊」第三十五點第三款規定，增列文稿決行時，應明確批示之規定；整併紙本公文決行核章態樣及說明蓋章方式。（修正規定第三十九點）十六、配合實務作業，修正回稿程序及注意事項；另，文稿係依分層負責規定層級決行，故修正得複閱之範圍，不限於首長決行；依實務作業，修正線上簽核公文得以同步複閱方式為之。（修正規定第四十點）陸、發文處理：一、刪除以定型化格式發送公文，以因應線上簽核及電子交換等 e 化作業型態。（修正規定第四十一點）二、賦予校對人員得改正文稿明顯錯誤權責，並須針對兼有電子交換及非電子交換文稿，詳加確認核對受文者傳送方式。（修正規定第四十二點）三、配合公文系統實務作業，修正發文號編碼原則；新增各層級發文代字編定及核定原則；新增發文作業應予檢查核對事項；修正發文紀錄電子檔應每日匯存。（修正規定第四十三點）四、刪除校發人員應蓋（簽）章之重複規定，並酌修代擬代判發文作業程序。（修正規定第四十四點）五、公文封發作業人力，由機關自行調度，以增彈性；修正公文封套應標註事項及使用方式。（修正規定第四十五點）六、公文送達或付郵所需人力，由機關自行調度，以增彈性；增列專人送達公文作業程序；為確保執行公文送達作業，增列應由承辦單位主管同意及列管查核之程序。（修正規定第四十六點）七、增列上級機關文發文退稿作業程序；配合實務作業，取消案管附號發文機制；新增發文後會及申請延後歸檔等作業程序；修正線上簽核電子檔毀損處理機制；案情複雜、件數較多之續辦案件或案情相同之案件，宜分入同一類目，無須以併件方式處理。（修正規定第四十七點）柒、文書簡化：一、一般通報周知性質之公文，應直接登載於本府或機關電子公布欄即可，不必行文相關機關，以達作業流程簡化及公文減量目標；無須一級機關彙整回復之周知性公文，應直接函發各級機關，勿再逐級函轉。（修正規定第四十八點）二、為簡化程序及節省人力，刪除內、外收發之規定；配合本府文書 e 化政策，增列文書宜採電子化作業，以線上傳遞簽收為原則；配合現行實務，刪除電報發文作業；增列次一層代判時之加註及簽章方式；配合本府公文減章推動方式，修正最適陳核流程原則；修正一、二級機關間陳核會辦程序，以增作業彈性；定義依例決行案件屬於以個案簽奉核准之分層負責授權業務，視同代為決行案件，無需另訂對外行文蓋章方式，以簡化作業；因應公文 e 化作業後，已歸檔公文無法再次發文，刪除加發作業。（修正規定第四十九點）捌、印章製發管理與使用：一、增加印信換（補）發、啟用、管理及繳銷等事項之適用，以求周延。（修正規定第五十點）二、印信製發須依印信條例及印信製發啟用管理換發及廢舊印信繳銷辦法辦理，無須自訂不發印信之規定，爰刪除現行規定第五十一點。三、修正條戳材質及蓋用文件種類；配合傳真實務作業，增列傳真文件章；依「臺北市政府推動各機關公文減章作業實施計畫」規定，刪除單位主管襄助章之規定，以簡化蓋章作業及節省印章刻製費用。（修正規定第五十一點）四、各機關使用之印信及章戳均應拓模列冊管理。（修正規定第五十二點）五、修正電子交換作業使用之憑證名稱及遺失損毀補發方式。（修正規定第五十三點）六、修正以機關或單位名義行文之各類公文應加蓋之章戳種類；機關首長請假不在勤時，統一加註請假字樣；附件如需用印時，應由承辦人員於稿面註記，以免作業遺漏；依行政類檔案保存年限基準表規定，蓋用印信申請表應予保存三年，始得依規定程序銷毀，爰增訂申請表應予歸檔管理。（修正規定第五十四點）七、修正職名章使用注意事項。（修正規定第五十五點）八、依印信製發啟用管理換發及廢舊印信繳銷辦法第八條規定，修正印信拓模套印報備程序。（修正規定第五十六點）九、依分層負責代為決行案件對外行文時，無須依核定層級做不同之加註，以簡化作業並符實際業務；第二層依機關首長核定處理原則代判之公文，應視同首長判發，無須加註分層負責授權字樣。（修正規定第五十七點）玖、分層負責：一、各機關應依「臺北市政府推動公文減章及擴大授權分工續階計畫」，將本府函發之各類共同業務分層負責明細表（甲表）及各類共同業務公務項目（內容）及核定層級原則，納入各機關新版分層負責明細表。（修正規定第六十一點）二、現行規定第六十四點移列修正規定第三十二點第二款。三、有關單位主管基於授權決定及依分層負責規定由第二、三、四層人員代為決行之公文，其於簽稿及對外行文應加蓋（註）之戳記字樣，已明定於修正規定第三十九點第六款第三項、第五十四點第三款第六項及第五十七點，爰刪除現行規定第六十五點。四、修正代判文稿時之加註文字。（修正規定第六十四點）五、點次變更。（修正規定第六十五點、第六十六點）六、第五十八點、五十九點、第六十點、第六十二點及第六十三點未修正。拾、文書保密：一、參照行政院「文書處理手冊」第四十九點規定，酌作文字修正。（修正規定第六十七點）二、公務文書核定為一般公務機密將影響人民知的權利，應符合法律保留原則，爰參照行政院「文書處理手冊」第五十點規定修正文字。（修正規定第六十八點）三、配合修正規定第六十八點有關一般公務機密定義之修正，並參照行政院「文書處理手冊」第五十二點規定，修正各機關核定一般公務機密之依據；參照前開手冊第五十三點規定，新增核定一般公務機密文書時，應依所據保密之法律或法規命令併予核定其保密期限或解密條件，或於所據保密法律或法規命令未明定一般公務機密保密期限或解密條件時之核定原則。（修正規定第六十九點）四、點次變更。（修正規定第七十點）五、修正規定第六十八點已針對一般公務機密之定義有明確規範，因其將影響人民知的權利，應符合法律保留原則，爰刪除現行規定七十三點。六、一般公務機密文書收發處理時，登註資料不得顯示機密之名稱或內容。（修正規定第七十二點）七、機密文書如非必要，應減少使用副本，並禁用抄本，以降低洩密風險。（修正規定第七十三點）八、參照行政院「文書處理手冊」第六十二點規定，新增以電子通信工具傳遞一般公務機密文書時，應加裝保密裝備或以加密技術傳遞。（修正規定第七十四點）九、修正密件封套欄位名稱，並酌作文字修正。（修正規定第七十五點）十、修正橫書活頁文書機密等級標示位置；修正機密文書保密期限或解密條件之例示內容。（修正規定第七十六點）十一、點次變更，並酌作文字修正。（修正規定第七十七點、第七十八點、第七十九點）十二、點次變更。（修正規定第八十點、第八十一點、第八十二點、第八十四點）十三、參照行政院「文書處理手冊」第七十二點及第七十三點規定，修正一般公務機密文書未附加機密等級變更或解密條件標示者之處理程序，並新增國家機密保護法施行前核定為「密」等級文書且未標示保密期限或解密條件之處理程序。（修正規定第八十三點）十四、參照行政院「文書處理手冊」第七十六點規定，修正處理一般公務機密應注意事項。（修正規定第八十五點）拾壹、處理時限：一、人民陳情案件不因來源管道而影響其定義，爰修正定義，回歸行政程序法規定；配合中央「文書流程管理作業規範」公文分類，增列「監察案件」一類。（修正規定第八十六點）二、明定會議紀錄發送時限之例外規定；配合公文採線上簽核，修正限期案件變更處理時限聯繫紀錄型態；配合撤另處案件已免由本府研考會列管時限，爰刪除重為行政處分時需副知本府研考會之規定；配合修正規定第八十六點增訂「監察案件」類別，增訂處理時限依據；修正人民陳情案件得不予處理之種類；依實務作業，修正一般公文調整速別之核准權限人員。（修正規定第八十七點）三、新增線上簽核單位間受會案件時效規定。（修正規定第八十八點）四、配合本府單一陳情系統作業程序，刪除未依限辦結之處理程序；另配合撤另處案件已免由本府研考會列管時限，爰刪除展期相關規定。（修正規定第八十九點）五、配合公文系統實務作業，修正以「文」管制及以「案」管制之注意事項。（修正規定第九十點）六、彙辦案件為一般公文，非案管案件，且配合公文系統實務作業，修正辦理中有發文需要者應另以創號方式處理；明定一般公文之議員書面質詢案件不適用扣除日數規定；增列申請案件等待繳費期間之處理時限處理依據；增列辦理人民陳情案件超過六個工作天之處理方式；修正處理時效計算時間點，以符實際。（修正規定第九十一點）拾貳、公文查催：一、點次變更。（修正規定第九十二點、第九十五點、第九十六點）二、點次變更，並酌作文字修正。（修正規定第九十三點、第九十七點）三、配合新公文系統優化及流程簡化，刪除現行由研考或指定人員上傳月報表至本府研考會之作業；明定研考人員應利用各項表報定期管考匯報。（修正規定第九十四點）拾參、考核獎懲：一、點次變更。（修正規定第九十八點、第九十九點、第一百點、第一百零五點）二、點次變更，並酌作文字修正。（修正規定第一百零一點、第一百零三點）三、依公務人員考績法對於申誡、記過等懲處規範，修正累計記點之區間。（修正規定第一百零二點）四、增列承辦人未於規定時限內將公文送存查、未落實擴大分層負責規定、流程處理或系統操作錯誤等造成公文處理延宕，得專案簽報議處項目。（修正規定第一百零四點）附圖、附件、附錄修正如下：一、附圖部分：（一）修正附圖一、文書處理流程圖（二）修正附圖二、文書電腦化作業流程圖（三）修正附圖三、臺北市政府公文系統無法正常運作期間標準作業流程二、附件部分：（一）修正三十一種附件：附件一、公文紙格式附件二、00通知單用紙格式附件三、電話紀錄用紙格式附件四、便簽格式附件五、文件收據附件六、收文編號章附件七、傳真文件章、電子發文章附件八、臺北市政府公文夾規格附件九、簽稿會核單附件十、會銜公文會辦單附件十一、公文封套附件十二、密件公文封套附件十三、機關條戳附件十四、職名章格式附件十五、蓋用印信申請表附件十六、套印及預蓋印信登記簿附件十七、機密檔案（□陳核□歸檔）專用封套附件十八、機密文書機密等級變更或註銷處理意見表附件十九、機密文書機密等級變更或註銷紀錄單附件二十、專案案件申請表附件二十一、專案案件作業流程圖附件二十二、一般公文處理成績報表附件二十三、發文處理日數統計表附件二十四、申請案件處理成績報表附件二十五、人民陳情案件處理成績報表附件二十六、行政救濟案件處理成績報表附件二十七、專案案件處理成績報表附件二十九、公文處理流程個案分析表附件三十、逾期公文延誤情形檢查表附件三十一、公文處理各階段時限暨逾限積壓懲處標準表附件三十二、公文處理重大疏失各級人員懲處標準表（二）新增一種附件：附件二十八、監察案件處理成績報表（三）刪除現行規定十九種附件：附件五之一、總收文表附件六、收文登記表附件九、分文簽收清單附件十、退文送件簽收清單附件十一、存查歸檔送件清單附件十二、送會簽收清單附件十二之一、會畢、退會簽收清單附件十三、陳核（判）送件簽收清單附件十五、簽稿收文登記表附件十六、回稿／退文簽收清單附件十七、承辦登記表三、附件二十、送校發文簽收清單附件二十一、公文〈人工〉交換清單附件二十三、郵資統計表附件二十四、郵資統計表（送郵局之掛號信函用）附件二十五、發文歸檔清單附件二十五之一、發文登記表附件二十六、送文簿附件三十一之一、機密檔案（□陳核□歸檔）專用封套填寫範例三、附錄部分：（一）修正十種附錄：附錄一、臺北市政府公文電子交換作業要點附錄二、臺北市政府授權所屬各機關代擬代判府稿電子發文作業要點附錄三、臺北市政府公報編輯發行作業要點附錄四、法律統一用字表附錄五、法律統一用語表附錄六、標點符號用法表附錄七、公文書橫式書寫數字使用原則附錄八、行政機關公文製作表解附錄九、公文作法舉例（一）發布令作法舉例（二）公告作法舉例（三）二段式函作法舉例（上行文）（四）二段式函作法舉例（平行文）（五）二段式函作法舉例（下行文）（六）會銜函作法舉例（七）書函作法舉例（八）簽作法舉例（九）箋函作法舉例（十）機密文書機密等級變更或註銷建議單（十一）機密文書機密等級變更或註銷通知單（十二）催辦案件通知單作法舉例（十三）移文單作法舉例附錄十、公文蓋章參考範例（一）函稿蓋章參考範例（二）簽蓋章參考範例（三）來文簽擬及蓋章參考範例（二）刪除現行規定五種附錄：附錄二之一、臺北市政府授權所屬各機關代擬代判府稿電子發文作業注意事項附錄八之十一、交辦〈議〉案件通知單作法舉例附錄八之十五、自行送達證書格式附錄八之十五（一）自行送達通知書格式附錄八之十六、訴願文書郵務送達證書

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