解釋令函

申請應用機關檔案之提供方式相關疑義發文機關：國家發展委員會檔案管理局
發文字號：國家發展委員會檔案管理局 108.04.10. 檔應字第1080001791號
發文日期：民國108年4月10日主旨：臺端陳情釋示申請應用機關檔案之提供方式相關疑義一案，復如說明，請查照。
說明：
一、復臺端 108年 3月20日（ 3月25日收件）陳情書。
二、依臺端提問次序說明如下：
（一）有關機關得否以電子郵件方式提供檔案複製品一節，依檔案閱覽抄錄複製收費標
準第 4條所定檔案複製收費標準表規定略以，利用電子郵件或電子儲存媒體交付
者，應確保交付檔案之安全性。次按行政機關文書「依法規」以電子文件行之者
，應視為自行送達，行政程序法第68條第 2項定有明文。綜上，檔案複製品之送
達，得以電子郵件方式為之，至於所應具備之要件及送達之時點，涉屬送達效力
之認定，宜由各機關依相關法規及資訊安全衡酌決定之。
（二）有關機關受理申請人要求以平信郵資寄送檔案複製品一節，按前開收費標準第 5
條規定略以，如另需提供郵寄服務者，其郵遞費以實支數額計算，每次並加收處
理費新臺幣50元；次按行政程序法第68條第 3項規定，由郵務機關送達者，以一
般郵遞方式為之。但文書內容對人民權利義務有重大影響者，應為掛號。倘申請
人業依前開收費標準第 4條及第 5條規定繳納檔案複製費用，有關檔案複製品對
申請人之權利有無重大影響，允宜由機關依其業務需要考量或與申請人洽商後決
定提供方式。
（三）有關本局訂定之警務類檔案保存年限基準表，業依政府資訊公開法將全文內容公
告於本局全球資訊網（ https://www.archives.gov.tw），電子檔置於該網站
之「便民服務＼政府資訊公開＼法律、法規及行政規則＼行政規則＼機關共通性
檔案保存年限基準（ GRS）＼12警務類」項下提供下載使用。如仍有複製前開
基準表需求者，請依本局檔案及政府資訊開放應用須知之規定提出申請，並依前
開收費標準繳納相關費用。
三、請陳情人所在矯正機關依相關權管法令適時提供陳情人必要之協助。

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