第五條
各機關應就主管業務，依本辦法、機關共通性檔案保存年限基準及其他相關法規規定，編訂 檔案保存年限區分表，區分檔案保存年限及清理處置方式。 前項清理處置方式應區分為列為國家檔案、機關永久保存、屆期後鑑定及依規定程序銷毀。 第一項檔案保存年限區分表應依本法施行細則第十條第一項各款規定程序，函送檔案中央主 管機關審核後實施。修正時，亦同。但依機關共通性檔案保存年限基準修正者，不在此限。

一、編訂說明 （一）編訂緣起及目的 檔案法第10條規定，檔案之保存年限，應依其性質及價值，區分為永久保存或定期 保存。機關檔案保存年限及銷毀辦法（以下簡稱銷毀辦法）第 5條規定，各機關應 就主管業務，編訂檔案保存年限區分表，區分檔案保存年限及清理處置方式，函送 國家發展委員會檔案管理局（以下簡稱本局）審核。同辦法第 4條規定，定期保存 之檔案，其保存年限應區分為30年、25年、20年、15年、10年、5年、3年及 1年， 但屬本局訂定之機關共通性檔案保存年限基準所列者、符合銷毀辦法第 7條規定調 整保存年限者、保存年限有超過30年需求且經本局同意者，或其他相關法規另有規 定者，不在此限。 按各機關內部單位分為業務單位及輔助單位二種，業務單位係執行本機關職掌事項 之單位，而輔助單位係辦理秘書、總務、人事、主計、研考、資訊、法制、政風、 公關等支援服務事項之單位。各機關輔助單位產生之檔案其性質及價值大抵相同， 且多為定期保存，惟缺乏檔案保存年限判定之基準。又業務單位產生之檔案，屬同 質性機關（如直轄市政府及縣市政府所屬之戶政事務所、地政事務所等）其性質及 價值亦相同，是以，其保存年限亦應趨於一致，目前戶政及地政機關業務單位產生 之檔案，其中央業務主管機關訂有統一之檔案保存年限基準。為減輕各機關編訂檔 案保存年限區分之人力與時間負荷，並統一機關共通性檔案保存年限區分基準，爰 參考英國、美國、加拿大及澳洲等國作法，由本局訂頒機關共通性檔案保存年限基 準（以下簡稱本基準），作為共通性檔案保存年限判定之最低基準及清理處置之依 據。 （二）適用範圍 本基準包括政風、主計、人事、地政、行政、戶政、法院、檢察、消防、衛生、警 務、環境保護、稅務、議事、就業服務、道路養護、矯正、醫療院所及大專校院等 類別之檔案保存年限基準表（詳附表），適用各機關輔助單位產生之檔案（政風、 主計、人事及行政等檔案），以及部分同質性機關（如戶政事務所、地政事務所、 檢察機關、各級法院等）業務單位產生之檔案。 前開各機關係指各級政府機關，包括中央機關、省政府、省諮議會、直轄市政府及 各縣市政府暨所屬機關、直轄市議會及各縣市議會之檔案管理業務，另公立大專校 院、公營事業機構及受政府委託行使公權力之個人或團體於其受託事務範圍者，亦 準用之。 各類別檔案保存年限基準表適用範圍詳列於各基準表前。惟屬重大輿情之特殊個案 發生時，對國家、機關、社會大眾或個人權益之維護具重大影響、或具重要歷史或 社會文化或業務制度保存價值之檔案，且經檔案保存價值鑑定結果列為國家檔案者 ，不適用基準表所定保存年限。 （三）編訂過程 本基準各類別基準表經由編訂工作小組召開會議討論，或由業務中央主管機關統籌 編訂，完成基準表初稿，再經召開學者專家座談及函請相關機關表示意見後，提報 本局檔案保存價值鑑定委員會通過，由本局頒行。 （四）基準表內容 每一類別基準表均以二位阿位伯數字依序賦予基準表編號（如政風類基準表編號為 01），表前並先敘明每一類別基準表適用範圍，再依業務性質區分若干主題，每一 主題包括下列要項： 1.主題編號 係由基準表類別編號及該主題在該類別基準表之序號（二位阿拉伯數字，依序從 00排列至99）組成，如政風類綜合業務主題編號為0101。 2.主題及內容描述 包括主題名稱及主題涵蓋範圍之說明。 3.項目 每一主題下依照檔案屬性及重要性區分項目，每一項目包括下列內容： (1)項目編號 係由主題編號及該項目在該主題之序號（為二位阿拉伯數字，依序從00排列至 99）組成。必要時，依內容描述及保存年限之不同，區分子項目。如主計類03 0501法令及釋疑區分030501-1內容描述為「本機關制（訂）定與修訂之法律、 命令、行政規則、解釋令（函）相關公文及法制作業過程之計畫、意見諮詢與 機關協商等相關紀錄」，保存年限為「永久」、030501-2內容描述為「他機關 制（訂）定與修訂之法律、命令、行政規則、解釋令（函）之相關公文」，保 存年限為「 5年」，及030501-3內容描述為「他機關研修法令意見徵詢及法律 、命令、行政規則宣導之相關公文」，保存年限為「3年」。 (2)項目及內容描述 包括項目名稱及其涵蓋事項範圍說明。 (3)保存年限 依據檔案性質及價值訂定保存年限，作為各機關檔案保存、移轉及銷毀等判定 之依據。各基準表保存年限之訂定，多自文件產生日起算，惟因應特殊性質檔 案，非自文件產生日起算者，則於備註欄加註說明（如：保存年限自機構廢止 許可生效日起算）。各機關辦理檔案銷毀前，應先行檢視確認擬銷毀檔案保存 年限是否符合各類基準表所訂之保存年限。 (4)清理處置 包含「列為國家檔案」、「機關永久保存」、「屆期後鑑定」及「依規定程序 銷毀」等清理處置。本要項適用民國99年以後函頒及修正之各類檔案保存年限 基準表。 A.「列為國家檔案」，指具永久保存價值之檔案，屆移轉期限後，應依本局規 劃之國家檔案移轉期程，按國家檔案移轉辦法及機關檔案管理作業手冊第17 章移轉之規定辦理移轉作業；除基準項目之清理處置指定為「列為國家檔案 」者外，鑑於本基準係以機關共通性檔案為主要範圍，該基準項目如僅有部 分內容應列為國家檔案者，則以條件式註記於備註欄，如：行政類檔案保存 年限基準表，項目編號060201-1，備註「中央一、二級機關施政報告、地方 一級機關之施政綱要、施政計畫及施政報告，其清理處置應為『列為國家檔 案』」。 B.「機關永久保存」，指具永久保存價值之檔案，由機關自行永久保存；惟部 分案情具特殊性、重要性或代表性之個案價值，或經時空演變而具歷史、資 訊或研究價值，足具提列為國家檔案者，得經鑑定程序，調整為「列為國家 檔案」。 C.「屆期後鑑定」則指該類檔案之保存價值難於編訂區分表時判定，且可能有 因時空環境變化或個案狀況而需調整其保存年限之情形，故於區分表編訂時 先暫定其保存年限，俟屆滿該年限後，各機關需辦理檔案保存價值鑑定，再 行檢討修正該項（類）或個案之保存年限，並據以判定後續檔案存毀等清理 處置方式，其鑑定作業方式，請參見檔案保存價值鑑定規範及機關檔案管理 作業手冊第15章鑑定之規定辦理。 D.「依規定程序銷毀」係指該類檔案之保存價值於編訂區分表時已能判定，於 屆滿保存年限後，即可依機關檔案保存年限及銷毀辦法及機關檔案管理作業 手冊第16章銷毀規定程序，編製檔案銷毀目錄，經權責主管機關核准並函送 本局核可後始得銷毀；惟各機關擬銷毀檔案除經業務單位註記續存者外，如 有具特殊性、重要性或代表性，符合機關檔案保存年限及銷毀辦法第 3條者 ，得調整為「機關永久保存」。 (5)備註 說明檔案保存年限起算始點或檔案保存年限判定或清理處置應遵行之相關規定 。 （五）增修建議 各機關對於基準表之主題、項目內容及保存年限有增列建議時，請將修正建議送請 相關業務單位表示意見，經機關首長同意後，函送本局。本局彙整機關所提之意見 ，並視需要召開會議協商，有增修情形者，將函頒各機關以為遵循。 （六）其他注意事項 1.本基準之各類別檔案保存年限基準表所定保存年限，係為最低年限之基準，機關 得視業務性質及需要，於訂（修）定檔案保存年限區分表時酌予調高保存年限。 2.清理處置分為「列為國家檔案」、「機關永久保存」、「屆期後鑑定」、「依規 定程序銷毀」 4等級，本基準之各類別檔案保存年限基準表所定清理處置為最低 等級，機關得視業務性質及需要，於訂（修）定檔案保存年限區分表時酌予調高 清理處置等級，除經鑑定程序外，不得自行調整為「列為國家檔案」。