一、臺北市政府（以下簡稱本府），為簡化文書作業，運用電子化處理，依機關公文電子交 換作業辦法第十二條規定，訂定本要點。

二、本府電子交換作業，依本要點之規定，本要點未規定者，適用其他相關法令之規定。

三、本要點用詞定義如下： （一）電子交換：指將文件資料由電腦系統，透過網路或電子交換中心，予以傳遞收受 者。 （二）各機關：指本府所屬機關、學校、事業機構。 （三）行文群組：指對於經常行文對象部分，予以分類編組，各組取其概括性通稱者。

四、本府電子交換作業，各項綜合業務之管理、督導機關分別如下： （一）本府秘書處（以下簡稱秘書處）：負責公文電子交換文書、檔案之行政與管理事 宜。 （二）本府資訊中心（以下簡稱資訊中心）：負責綜理公文電子交換資訊技術、電子交 換中心之設置與管理、電子檔案維護與備援等事宜。 （三）本府研究發展考核委員會（以下簡稱研考會）：負責電子交換時效之稽查事宜。 （四）本府政風處（以下簡稱政風處）：會同資訊中心負責電子交換安全之稽核事宜。 （五）各機關應依資訊中心公布之電子交換環境需求，建置電腦硬軟體設備。 （六）秘書處、研考會、政風處、資訊中心得隨時或定期就職掌業務，對各機關實施督 導、稽（查）核事宜。

五、各機關參加電子交換之連線作業，由秘書處會同資訊中心規劃審核。

六、電子交換中心連線之用戶，皆可為電子公文收受者。但機密性文書暫不適用電子交換。

七、依行文對象編製之各種行文群組，屬府稿發文共用者，由秘書處編製之；屬個別需要者 ，由使用者自行編製。

八、各種發送、簽收、回覆、錯誤處理等紀錄，應保存二年，以供查詢及列印。

九、電子公文不得增、減發送。

十、涉及重大權益之得失變更案件，收發雙方得要求立即確認。

十一、各機關所使用之憑證（GCA或XCA卡）及讀卡機應由專人負責管理，憑證如有遺失或損 毀時，應即向中央主管機關申請補發。

十二、發文作業規定： （一）各機關應指定適當人員及其職務代理人辦理電子發文作業。 （二）每次發文後應檢查發送結果，並於次一工作日下午二時前列印未簽收與被退文 清單，並隨即補發紙本公文。 （三）發送無誤後，於稿本蓋「已電子交換」及發文人員章，始得辦理歸檔。 （四）發文時應注意附件之製作是否使用通用之軟體；如非以通用軟體製作者，應先 行掃描成影像檔如WDL、PDF或TIFF檔後，再行傳送。

十三、收文作業規定： （一）各機關應指定適當人員及其職務代理人辦理電子收文作業。 （二）電子收文人員應隨時檢視待簽收之電子來文，並注意附件檔（副檔名）是否有 適合之開啟軟體。如有不屬本機關業務職掌範圍、附件未送達或不完全、亂碼 等情形，應即退文或通知發文機關為必要之處理。 （三）已列印之電子公文，應裝訂整齊，並於公文最後之文字下方蓋電子收文人員章 。但採線上分文作業而由單位登記人員或承辦人員列印者，由各該人員蓋職名 章。 （四）退文應敘明原因，如已簽收者，應即列印紙本公文，並檢附退件單（註明退文 原因）隨文退還。

十四、違反本要點規定者，視情節輕重議處。