- 第 一 章 會前準備
- 一 本府各機關預定召開會議時,對於會議內容資料之印發,參加單位人 員之統計,會議場所之選定,會議進行程序之擬訂及會議使用時間之 預計等,均應事前作充分研究與準備,不宜草率將事,而浪費與會人 員時間,其牽涉有關單位較少者,儘量以協調方式行之,避免召開會 議。
- 二 會議主辦單位在決定開會日期時,應考慮發出開會公文所需時間,及 參加會議單位收文分文簽辦等所需時間,開會通知宜於開會前三天發 出,使參加單位能從容處理,否則,仍須再用電話連絡,以免貽誤。
- 三 會議主辦單位對開會通知單,宜在封面加蓋「開會通知提前拆閱」戳 記,以提醒收文人員之注意。
- 四 會議主辦單位對本次會議應考慮由何人主持比較適當,為預防該主持 人臨時偶發或其他重要事故而無法出席會議起見,宜有第一或第二主 持會議代理人之準備,並均應事前與之商洽,庶免影響會議之進行, 或有脫節情事。
- 五 會議主辦單位應在開會前派員檢視會議場所,並照料與會人員簽名就 座,倘能在會議場所安排與會人員座位單席次等,則更可減少不必要 之謙讓時間。
- 第 二 章 主持會議
- 六 會議主持人應準時宣佈開會,倘因特殊原因,不能開會時,應即宣佈 改為座談會或流會。
- 七 會議主持人首先應宣佈開會宗旨,致詞應力求簡單扼要,避免繁冗, 其餘會議資料儘可能以書面報告,並切實控制會場秩序,按照議程進 行,規定與會人員發言時間,集中精力討論中心議題,切忌冗長漫談 。
- 第 三 章 與會人員
- 八 參加會議單位承辦人接獲開會通知時,應作左列之處理: (一) 簽請主管指派出席人員。 (二) 出席人員應先研究開會有關資料。 (三) 請示主管指示原則。
- 九 與會人員應準時出席,並在會前五分鐘到達會場,以辦理簽名或其他 手續,不得遲到早退或中途離席,尊重主席規定,共同維持會議進行 ,遲到或缺席單位,應列入紀錄,分別通知注意改進。
- 十 與會人員發言應先行擬具綱要,力求簡單扼要,避免繁瑣,發言後由 紀錄人員作為紀錄之參考。
- 第 四 章 會後處理
- 十一 會議完畢與會人員宜將會議決議事項,簽請主管核閱,主辦會議單 位應儘速整理會議紀錄,並於二日內印發有關單位,以憑處理。
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北市24-02-6002
臺北市政府暨所屬機關召開會議應行注意事項
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行政規則:屬行政程序法第159條第2項第2款
民國 56 年 12 月 14 日
中華民國56年12月14日臺北市政府(56)府人甲字第63498號令訂頒