一、臺北市監理處（以下簡稱本處）為依電腦處理個人資料保護法（以下簡稱本法）處理個 人資料，特訂定本作業規定。

二、本處各科室以電腦處理個人資料時，應由承辦人員擔任檔案負責人，並將個人資料檔案 名稱、檔案負責人及其職務代理人姓名送本處資訊室彙整，前項承辦人員有數人時，應 推定一人為檔案負責人。

三、個人資料檔案負責人之職責如左： （一）受理當事人依本法第四條之請求事項。 （二）依本法第十三條維護個人資料之正確，並應適時更正或補充之。 （三）依本法第十七條維護個人資料檔案之安全。 （四）嚴密管理個人資料檔案。 （五）其他有關個人資料檔案之管理事項。

四、本處各科室人員對個人資料之蒐集、電腦處理或利用，非有本法第七條或第八條所列之 情形，不得為之，個人資料依有關法令為特定目的利用時，應由檔案負責人填具報告書 （如附表一）陳奉處長核准後行之。 附表一：臺北市監理處利用個人資料報告表 說明 本處保有之個人資料如欲為特定目的外（含內部使用及提供當事人以外之第三人）之利用時 ，應由檔案負責人按本表各欄分別填列，並檢附擬利用之個人資料及其他有關文件一併呈核 。

五、本處保有之個人資料檔案有變更時，檔案負責人應依相關規定更新。

六、當事人向本處行使本法第四條所訂之權利時，應填具申請書（如附表二），並檢附應備 文件。 本處受理前項案件之申請，應審查書件內容，如發現有遺漏或欠缺時，即時補正。 附表二：臺北市監理處個人資料申請書 說明 1.申請人可利用本處保有個人資料檔案電腦終端設備查明檔案名稱。 2.請求事項可多選，惟須分別繳費，繳費依本處相關規定辦理。 3.本處於必要時，得要求查驗申請人身份證明文件正本。

七、申請案件有左列情形之一者，應以書面附具理由駁回其申請： （一）有本法第十二條但書各款情形之一者。 （二）申請書件未齊備，經通知補正逾時未補正者。 （三）有本法第十三條第二項但書或第三項但書情形者。 （四）其他與法規定不符者。

八、對依第四條或第八條規定向本處取得個人資料之機關、團體或個人完成利用後，應將取 得之個人資料安全銷毀。

九、本法第十六條第一項有關查詢或請求閱覽個人資料或製給複製本之費用，由本處相關科 室依本法施行細則第二十八條規定訂定之。

十、個人資料檔案之安全維護，應注意下列事項： （一）資料安全方面 1.個人資料檔案建置在資料庫上者，應釐定使用範圍及使用權限，並另行申請「使 用者代碼」、「識別密碼」。識別密碼應保密，不得與他人共用。 2.個人資料檔案建置在個人電腦上者，應將資料儲存於軟式磁碟片上，並定期拷貝 。如需建置在硬式磁碟機上，該部個人電腦應專用並上鎖。 3.非經允准不得刺探或使用個人資料檔案。 4.非經常使用之個人資料，毋庸以電腦處理。 5.個人資料檔案使用完畢應即退出，不得留在電腦上。 （二）資料稽核方面 6.以電腦處理個人資料時，承辦人員應核對個人資料之輸入、輸出、登錄或更正是 否與原件相符。 7.個人資料提供利用時，應核對與檔案資料是否相符，如有疑義，應調原檔案查核 。 （三）設備管理方面 有關電腦設備之管理，應依本處「終端機列表機使用管理要點」相關規定辦理。 （四）其他安全維護事項 1.以電腦處理個人資料檔案之人員，其職務有異動時，應將所保管之磁片及有關資 料列冊移交。接辦人員應另行申請密碼，以利管理。 2.遵守電腦安全維護之有關規定。

十一、本作業規定於處務會議通過後施行。