一 依據： (一) 行政院七十四年三月十八日台 (74) 秘字第四七一六號函頒「事務 管理手冊」。 (二) 台北市政府 (74) 府秘二字第五五七八一號函頒「台北市政府文書 處理實施要點」。 (三) 行政院研究考核發展委員六十九年九月廿二日頒發「提高公文處理 質的要求與建立公文管制查考制度作業要點」。 (四) 台北市政府 (74) 府研三字第五七三六一號函頒「台北市政府處理 市政興革意見要點」。

二 目標： 為加強管制文書時效，有效改進文書作業缺點，提高公文品質以及民 眾市政府興革意見之處理建立查考制度以加速文書處理提高行政效率 。

三 加強管制項目： (一) 一般文書部分：確實按照「文書時效管制作業手冊」第四章規定， 加強檢討改進下列事項： 1 依據「管制標準」實施正確統計。 2 依據統計結果，實施定期或不定期分析。 3 依據分析結果，配合工作簡化之推行有效改進作業方法，簡化流 程，縮短作業時間。 4 檢討有無推拖積壓情事。 5 檢討有無應辦而予存查現象。 6 對超限一個月以上案件有無實施以「案」為單位為單元管制，每 月檢查催辦。 (二) 人民申請案件部分應重視「質」與「量」的平衡，對於駁回、退回 及逾限案件，統計分析以探討其能否達到解決問題為民服務之目標 。 1 「質」的檢查： (1) 注意退回案件之處理─駁回、退回案件有否無故刁難情事。 (2) 駁回、退回案件是否有充分理由依據，與詳盡說明。 2 「量」的檢查： 以「案」為單元每一案為一件列入統計數字，注意不可以一案分 段處理。 3 處理時限： 「依限辦出」與「逾限辦」分別統計。 (三) 民眾市政興革意見：除受理人民陳情 (請願) 案件外應注意民眾對 於市政興革意見之處理。 1 範圍： (1) 關於行政革新之建議。 (2) 關於行政措施之建議。 (3) 關於法令修正之建議。 (4) 關於違法案件之建議。 (5) 其他有關與社會公益之建議。 2 處理程序： (1) 總收文於收到民眾有關市政興革意見後，即加蓋市政興革意見 戳記分文，送請各有關單位並送研考人員列管。 (2) 本處自行受理之市政興革意見，由各有關單位研辦依程序處理 除將辦理情形函復原建議人外並應副知研考單位。 (3) 上級或其他機關移文之市政興革意見，主辦單位研辦後除將辦 理情形通知原建議人外並應副知交辦或移文機關及研究單位。 (4) 市政興革意見，應按月列入月報，由各單位登記桌併入統計表 送第五科彙列隨同月報表分陳本府研考會及建設局。 3 處理時限： 「依限辦出」與「逾限辦理」分別統計。

四 稽徵： (一) 承辦人自我檢查： 把握簽辦時效在本過程在使用時間限期內辦出，如案情複雜，必須 展期辦出，或在處理過程中發生困難，應即分析案情考量應展期天 數，並於屆滿辦理時限之前，敘明理由，與展期天數，申請在貴主 管核准延期。 (二) 各單位管理文書人員 (登記桌) 協助查催。 1 掌握登記資料 (白表) 在承辦人可使用時間屆滿之前提醒注意。 2 已逾或使用時間案件，應每日查催一次，並予記錄，如逾限一個 月，應即提請作個案分析處理。 3 提供單位主管查催資料。 (三) 單位主管督導催辦： 1 確實掌握所屬人員的可使用時間資料，於時限屆滿前督促辦出， 以有效預留其過程處理時限。 2 差假人員，指定代理人避免積壓。 3 提示處理原則，或適當調配人力，盡量避免展期。 4 檢討下列事項，分析原因，糾正缺失並列為平時考核紀錄。 (1) 超過可使用時間因素。 (2) 申請展期是否確屬需要。 (3) 申請展期是否在屆滿辦理時限之前提出。 (四) 文書單位綜合稽催： 1 掌握全處待辦案件資料隨時促請有關單位注意。 2 定期或不定期檢查各單位下列作業，並糾正其缺失， (本處每月 定期檢查一次月中抽查一次) 。 (1) 文書處 理方式是否適當，有無規避管制，有無規避 稽催等情 形。 (2) 文書人員 (登記桌) 資料登記是否確實，作業有無延壓。 (3) 文書人員 (登記桌) 有無提供單位主管稽催資料。 (4) 負有稽催任務人員，是否認真稽催。 3 下列案件予以個案管制或處理 (1) 經處長或副處長秘書核准展期案件。 (2) 超過待辦期限一個月以上尚未結案案件。 (五) 主管文書時效管制人員 (兼研考人員) 。 1 協調解決有關稽催作業共同性問題。 2 檢討稽催作業缺失，提請改進。 3 必要時會同有關人員實施抽查。 4 對超過待辦期限一個月以上案件，作個案分析處理，防止積案發 生。 5 檢討稽催成果。 (六) 首長副首長或秘書，視狀況需要指派專人實施考核，公布成效。

五 檢討改進： (一) 稽催結果視實際需要每月定期或不定期召開文書業務檢討會議以改 進文書作業之缺點。 (二) 檢討結果應改進事項經簽奉處長核定後通函有關單位即予改進，涉 及共同性事項者，提請上級主管管制考核單位處理。

六 考核： (一) 對於文書處理人員除已依照台北市政府74府秘二字第五五七八一號 函「台北市政府文書處理實施要點」第十五章各項規定每三個月辦 理考核外對於平時稽催結果作不定期實施考核。 (二) 平時文書處理人員考核項目。 1 對於文書處理人員考核項目。 (1) 速度。 (2) 數量。 (3) 確實。 (4) 熟練。 (5) 內容。 2 對於文書管理人員。 (1) 登記是否確實。 (2) 統計是否確實。 (3) 分析是否詳盡。 (4) 文書稽催是否嚴密。 (5) 管制範圍是否嚴密。

七 獎懲： (一) 對於文書處理三個月或不定期考核結果實施獎懲。 1 獎勵：依據考核結果成績優良予以評審獎勵其種類如左： (1) 表揚。 (2) 嘉獎。 (3) 記功。 (4) 記大功。 (5) 發給適當之獎品。 2 懲處：依據考核結果對於文書處理不當或成績不佳者予以懲處， 其種類如左： (1) 警告。 (2) 申誡。 (3) 記過。 (4) 記大過。 對於積壓案件，過多過久，屢經查詢，屢經處分不知悛改，予以調 職或加重處分。 3 其他違背文書處理規則重大事項者，隨時專業簽報處分。