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北市01-04-2009
行政規則:屬行政程序法第159條第2項第1款
民國 104 年 03 月 20 日
中華民國104年3月20日臺北市政府(104)府授秘機字第10430693600號函自即日起停止適用
  • 一、臺北市政府(以下簡稱本府)為增進各項會議進行效率及維持會場秩序,特訂定本注意 事項。
  • 二、參與本府及所屬各機關召開之會議人員,均應遵守本注意事項之規定。
  • 三、本府及所屬各機關應事先評估有無召開會議之必要,如牽涉單位較少者,得以協調方式 辦理;如預定召開會議時,對與會人員之聯繫、會場之選定、會議進行之程序、會議時 間之預估、會議資料之傳送或印發等開會相關事宜,應於事前充分研究與準備。
  • 四、會議主辦單位召開會議前,應商洽確定適當之主席及主席因故無法主持會議時之代理人 。
  • 五、開會通知以開會前七日發出為原則,並於信封正面加蓋「開會通知請提前拆閱」戳記; 如因急迫或特殊狀況無法於七日前發出者,得以電話、傳真或電子信件方式通知各與會 人員。另召開之會議如對外開放媒體記者採訪,應於開會通知特別註記,以提示與會者 重視。
  • 六、參與會議單位接獲開會通知時,應簽請主管核派出席人員,出席代表應事先研究開會有 關資料,並基於業務職掌,擬議陳報正面與建設性的發言內容及綱要,以提升會議效能 。
  • 七、會議主辦單位應於開會前佈置會場,準備與會人員之座次等相關資料,並於開會當日派 員安排與會人員簽到及就座。
  • 八、與會人員應於開會前五分鐘到達會場,不得無故遲到、早退或中途離席;如有無故缺席 者應列入紀錄,分別通知相關單位注意改進。
  • 九、開會時與會人員勿高聲交談或任意走動,並尊重主席之決定,共同維持會議順利進行。
  • 十、開會時管制行動電話之使用,並禁止於會場內通話,以維持會場秩序。 (一)各與會人員(包括開放現場採訪記者)進入會場前,應先關閉行動電話。但如須 與外界保持聯繫,得以振動式或螢幕顯示式待機接收電話訊號。 (二)各與會人員須以行動電話發話或受話時,應起身至會場外進行通話。 (三)會議主辦單位應於會場各門口,豎立行動電話使用規定告示牌,請與會人員共同 遵守。
  • 十一、與會人員應控制發言時間,簡單扼要避免繁瑣,必要時,將發言綱要交由記錄人員作 為紀錄之參考。
  • 十二、會議中主辦單位應派員維持會場秩序,非與會人員未經許可不得進入會場。如有急迫 或特殊狀況,應洽請工作人員協助聯繫。
  • 十三、會議結束後主辦單位應有效管制於會議次日起,六個工作日內完成會議紀錄發送。
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