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北市01-04-2009
行政規則:屬行政程序法第159條第2項第1款
民國 89 年 05 月 02 日
中華民國89年5月2日臺北市政府(89)府秘四字第8903834200號函訂定發布全文14點;並自89年6月1日施行
  • 一、臺北市政府(以下簡稱本府)為增進各項會議進行效率及維持會場秩序,特訂定本注意 事項。
  • 二、出、列席本府及所屬各機關召開之會議人員,包括採訪記者等與會人員,均應遵守本注 意事項之規定。
  • 三、本府及所屬各機關應事先評估有無召開會議之必要,如牽涉之單位較少者,得以協調方 式辦理;如預定召開會議時,對與會人員之聯繫、會場之選定、會議進行之程序、會議 時間之預估、會議資料之印發等開會相關事宜,應於事前作充分之研究與準備。
  • 四、會議主辦單位召開會議前,應商洽確定適當之主持人及主持人因故無法出席會議時之代 理人。
  • 五、開會通知應於開會前七日發出,並於信封正面加蓋「開會通知請提前拆閱」戳記:如因 情況急迫無法於七日前發出者,得以電話或傳真方式通知出、列席人員。
  • 六、參加會議單位接獲開會通知時,應簽請主管指派出席人員,出席人員應於事前研究開會 有關資料,並請示主管指示原則。
  • 七、會議主辦單位應於開會前佈置會場,準備與會人員之座位表等相關資料,並於開會當日 派員安排與會人員簽到及就座。
  • 八、與會人員應於開會前五分鐘到達會場,不得無故遲到、早退或中途離席;如有遲到或無 故缺席者應列入紀錄,分別通知各單位注意改進。
  • 九、開會時與會人員應保持肅靜,勿高聲交談或任意走動,並尊重主席之決定,共同維持會 議順利進行。
  • 十、與會人員進入會場前,應先關閉行動電話,如確有使用之必要時,應遵守本府各項會議 開會期間行動電話使用規範之規定。
  • 十一、與會人員發言應先針對議題擬定綱要,發言時應簡單扼要避免繁瑣並控制發言時間, 必要時,將發言綱要交由紀錄人員作為紀錄之參考。
  • 十二、會議中主辦單位應派員維持會場秩序,非與會人員未經許可不得進入會場。如有緊急 情況,應洽請工作人員協助聯繁。
  • 十三、會議結束後主辦單位應儘速整理會議紀錄,並於七日內函發有關單位。
  • 十四、本注意事項自八十九年六月一日施行。
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