一、臺北市政府（以下簡稱本府）及所屬各機關、市立大專院校（以下簡稱各機關）為健全 檔案管理，促進檔案開放與運用，發揮檔案功能，特依檔案法施行細則第二十六條規定 訂定本要點。

二、各機關檔案管理，除檔案法及其相關子法或其他法律另有規定者外，依本要點之規定。

三、各機關檔案管理，由該機關自行統一規劃，除有特殊情形外，以集中管理為原則。

四、各機關辦畢案件，承辦單位或文書單位應於五日內併同歸檔清單，送檔案管理單位點收 。 歸檔清單一式二份，得採書面或電子方式為之，於檔案管理單位簽收後，各執一份備查 。如採電子方式為之者，得免簽收。 歸檔清單保存年限為三年。

五、辦畢案件送檔案管理人員點收前，承辦人員應依下列規定辦理： （一）歸檔案件屬紙本型式者，應依文件產生日期之先後順序，晚者在上，早者在下， 以鉛筆於文件依序編寫頁碼，並於頁首附註總頁數；文件係雙面書寫或列印者， 亦同。頁碼編寫順序，先編本文，次編附件；本文屬簽稿併陳者，以簽為上，稿 為下編寫；附件已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者，免併本文連續編寫 頁碼。 （二）應依歸檔案件性質填註分類號及保存年限。 （三）歸檔之案件如須併件者，應於公文檔案管理系統或於紙本公文首頁上方適當處註 記主併文號。 （四）歸檔案件之附件，每一種以一份為限。 （五）現金、有價證券及其他貴重物品、司法訴訟有關物證、流質或氣體、易燃品及管 制物品、易變質而不適長期保存等物品，應由承辦人員另行處理，不得歸檔。 （六）機密案件歸檔時，承辦人員應使用機密檔案歸檔專用封套裝封，並依規定填寫封 面各欄資料，於封口處加蓋密封章或職名章。

六、歸檔案件如有下列情形之一者，檔案管理單位應退回承辦單位或文書單位補正： （一）案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存。 （二）案件污損、內容不清楚或無法讀取。 （三）案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會。 （四）案件未編列文號或文號有誤。 （五）案件未填註保存年限或分類號。 （六）案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤。 （七）案件未依規定蓋騎縫章或職名章。 （八）樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣。 （九）案件與歸檔清單之登載不符。 （十）案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准。 （十一）特殊媒體型式之案件（如照片、地圖、工程圖、微縮、影音、電子等），未依 機關檔案點收作業要點規定載明相關事項。

七、紙本來文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢者，應併同線上簽核案件辦理歸檔。 承辦人員應於辦理線上簽核案件歸檔時，將紙本來文依規定編寫頁碼、分類號及保存年 限，並於來文首頁右下方標示收文日期編號，併同歸檔清單 交予檔案管理人員點收。

八、檔案管理人員辦理公文線上簽核之電子檔案點收時，應確認蒐集內容後， 加附機關憑證製成之電子簽章。

九、檔案管理單位應定期稽催已逾歸檔期限仍未歸檔之辦畢案件；如已逾歸檔 期限一個月以上者，機關權責長官應主動查明處理。

十、檔案管理單位應每月彙集統計檔案歸檔案件數量，並製作成歸檔案件數量 統計表，於次月五日前簽報權責長官核閱，作為日後檔案管理業務之參考。

十一、各機關編製檔案保存年限區分表，可就機關業務特性，採與檔案分類表結合編製或個 別編製方式為之，並依臺北市政府檔案分類及保存年限區分表編製說明原則辦理。 各機關檔案保存年限區分表至少每十年應檢討一次；並得視業務調整需要，隨時檢討 修正之。

十二、各機關檔案分類，依其職掌之業務性質分類、綱、目、節，再依案件之內容編立案名 及案次號。

十三、立案立卷編目應依下列規定辦理： （一）檔案應編訂檔號，賦予年度號、分類號、案次號、卷次號及目次號。 （二）檔案經分類後，檔案管理人員應依據檔案內容查檢，如有業務性質相同之檔案 ，應併於同一案名處理，查無前案可併者，應另立新案。 （三）檔案卷次號確立後，檔案管理人員應依案件產生日期先後，依序賦予目次號； 紙本型式之檔案並應編寫於案件第一頁適當空白處。 （四）檔案編目應以案件及案卷層級為單元，並分別依檔案著錄來源逐項著錄。 （五）附件應隨原文裝訂為原則，如難以併同裝訂時，應在原文加蓋「附件另存」戳 記，並在附件袋（如附表）標記檔號、收發文號及流水號後，再依流水號順序 存置；另編目時應在相關欄位內註明媒體型式、數量及附件存放位置。

十四、檔案管理單位應將檔案編目數量，按月作成統計表，陳報機關權責長官，作為績效評 鑑之參考。

十五、各機關應於每年二月十五日及八月十五日前，於機關檔案管理資訊網完成檔案目錄彙 送作業；各一級機關應負責督導所屬機關確實辦理。 彙送檔案目錄前，應依相關法令檢視目錄內容，確保資訊公布之妥適性，避免因檔案 目錄公布致生影響公共利益或侵害個人隱私之情事。

十六、各機關應依本府政策及業務需求，指派適當人力或委外辦理非機密紙質類檔案電子儲 存作業。

十七、辦理紙質類檔案電子儲存時，應檢視並確定其內容與原始檔案完全相同。

十八、辦理紙質類檔案電子儲存作業，應以案件為單元，由上而下，逐頁掃描儲存。

十九、同一案卷內之紙質類檔案，應按目次號大小，由小至大、由上而下，依序排列整齊入 卷。案卷卷首應放置目次表。

二十、整理紙質類檔案應注意下列事項： （一）案卷厚度以三公分為原則。 （二）檔案上加附之金屬物應予去除，但未裝訂前如確有分件必要者，得予保留。 （三）檔案如有皺摺，應予理平；如有破損，應予修補。 （四）檔案內容如有字跡模糊者，應洽請原承辦單位查明補註於公文用紙，並經權責 長官核可後併案裝訂。 （五）檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左右底三面邊緣應保持整齊；過寬過大者 ，得予裁切折疊，但不得損及檔案之內容；未達規定標準者，應以公文用紙襯 貼。 （六）檔案上之附簽，應附於文件適當位置；附簽規格較小時，應以公文用紙襯貼， 不得脫離原件。

二十一、檔案經整理後，應依下列方式辦理上架： （一）永久保存與定期保存檔案得分置存放。 （二）檔案應依紙質類、攝影類、錄影（音）帶類及電子媒體類等不同媒體型式分 區分類保管。 （三）按檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由上至下直立排列。 （四）檔案架應預留架位空間，以利後續檔案排架。 （五）檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示，並定期查檢有無標示脫 落或需更改等情事。

二十二、檔案管理人員應每年進行檔案清查作業，並將清查結果陳報權責長官核閱。

二十三、各機關為保管檔案，應設置檔案庫房。 機密檔案應與一般檔案分別存放，並應另備保險箱或其他具安全防護功能箱櫃，裝 置密鎖存放之，並指定專人負責管理。

二十四、檔案庫房宜採單一出入口門禁管制，非檔案管理人員，未經許可者，不得擅自進入 。

二十五、借調檔案以與承辦業務有關者為限，並經單位主管核准。 因業務需要，借調非主管案件時，先經本單位主管核章後，送會承辦業務單位主管 核准。 借調機密等級以下者，應經業務承辦單位主管核准；借調極機密以上等級者，應經 機關首長或其指定人員核准。 機關間借調檔案，應備函提出申請，並經檔案管有機關權責長官核准後辦理。 檔案管理單位應對調出之紙質類檔案於適當空白處逐頁加蓋騎縫章。

二十六、依法有權調閱檔案之機關，調用檔案時，應備函載明法律依據、調用目的及調用期 間，由業務承辦單位依來函簽辦，經本機關權責長官核准後，向檔案管理單位辦理 調卷，並負責稽催之責。

二十七、申請借調檔案時，應以案件或案卷為單元，並由調案人填具調案單，以線上申請為 原則。 紙質類檔案經電子儲存者，借調時，非有必要，應避免使用檔案原件。

二十八、借調紙質類檔案應於十五日內歸還；借調電子檔案應於核准日起十五日內完成閱覽 。期滿仍有必要繼續使用者，應提出展期申請，每次展期日數同借調期限。 展期次數至多三次，仍有必要使用檔案者，應依前項規定重新辦理借調。如係借調 紙質類檔案，並應先行歸還檔案後，再辦理借調。 機關間借調檔案，展期應備函提出請求，由業務承辦單位依來函簽辦，經本機關權 責長官核准後辦理。 機密檔案之借調或展期應依第一項至三項紙質類檔案規定程序辦理。但每次借調或 展期期間最長以七日為限。 如為案情特殊或業務需要，經專案簽請機關首長或其指定人員核准借調期限者，其 借調期限不受前四項規定限制。

二十九、對於已逾歸還期限且未辦理展期者，除得以公文檔案管理系統線上自動稽催外，檔 案管理人員應定期向調案人或所屬單位辦理催歸。經洽催三次仍不歸還者，應簽請 機關權責長官處理。

三十、調案人應妥善保管借調檔案，不得有遺失、轉借、轉抄，或有拆散、污損、添註、塗 改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案內容之情事。

三十一、機關人員調（離）職時，應知會檔案管理人員，以確實查檢其借調檔案情形；如有 借調檔案未歸還或辦畢未歸檔之案件者，應全部歸還檔案單位，不得轉借。

三十二、申請閱覽、抄錄或複製檔案，應以書面敘明理由或至本府提供之線上申請網站為之 ，各機關非有法律依據不得拒絕。

三十三、各機關檔案應用，依臺北市政府及所屬各機關大專院校檔案開放應用要點辦理。

三十四、各機關檔案管理單位每年應辦理檔案銷毀作業一次。

三十五、機密檔案未經解密，不得銷毀。

三十六、各機關對於已屆保存年限之檔案，應由檔案管理單位製作檔案銷毀目錄，送會相關 單位確認後，函送臺北市立文獻館檢選。本府一級機關及區公所應於臺北市立文獻 館檢選完畢後，加送國史館臺灣文獻館再次檢選。 各機關依前項規定完成檢選程序後，應制定銷毀計畫連同原依第一項函送史政機關 檢選之銷毀目錄，層送本府函轉檔案中央主管機關審核。

三十七、檔案銷毀後，應修正檔案目錄，重新辦理彙送作業。

三十八、各機關改組、業務移撥或裁撤時，應與業務承接或接管裁撤之機關辦理檔案移交作 業。 移交作業完成後，應由移交及接管機關分別函報上級機關備查。

三十九、各機關屆滿移轉年限之檔案，應先辦理檔案保存價值鑑定，經鑑定仍具永久保存價 值者，應於期限屆滿之次年編製檔案移轉目錄，併同鑑定報告，層送本府彙送檔案 中央主管機關。 移轉檔案以每年辦理一次為原則。

四十、檔案移交或移轉後，應修正檔案目錄，重新辦理彙送作業。

四十一、各機關檔案管理人員，得隨時觀摩本府秘書處檔案管理作業，以溝通觀念與作法。

四十二、本府秘書處對於一級機關及區公所檔案管理情形，應定期辦理考評及獎懲。本府一 級機關對於所屬機關、學校檔案管理情形，應定期辦理考評及獎懲。

四十三、違反第九點、第二十四點、第二十九點規定，無正當理由者，應送各機關考績委員 會議處。