一、依據：「機關公文電子交換作業辦法」、「本府文書處理實施要點」及「行政革新方案 」實施要項續辦。

二、目的：為因應文書處理電子化及強化會議資訊管理，以有效提升會議效能，特訂定本規 定。

三、實施期程：自九十二年四月一日正式實施。

四、作業機關：本府所屬各機關（不含學校)。

五、適用範圍：透過「行政管理資訊網╱我的會議」系統（以下稱本系統）建置之會議訊息 純屬內部作業之用，與會對象不含本府以外之任何機關團體或個人。

六、任務分工： （一）會議主辦單位工作人員： 1.負責開會通知單及議程上網公告；另通知單之文稿，比照一般發文流程辦理歸 檔。 2.負責會議紀錄簽核，並可將公告FTP匯出及轉電子公告。 3.負責會議紀錄轉交辦事宜。 （二）出（列）席機關：建置機關總收文帳號，讀取會議通知及訊息，並比照一般收文 流程辦理。 （三）出（列）席人員及通知對象： 1.出（列）席人員：請上網讀取會議資料攜帶與會。 2.通知對象：與會者如為機關首長或主任秘書以上層級人員，得指定幕僚擔任會 議之副本通知，讀取會議資料並送達與會者攜帶與會。 （四）各機關研考人員：（適用交辦列管系統） 1.負責會議指示事項選項列管。 2.負責會議指示事項辦理情形彙整。 （五）指示事項業務承辦人：負責會議指示事項後續執行情形之填報。 （六）各機關電子公布欄管理員：負責會議紀錄登載電子公布欄。 （七）行政管理資訊網機關管理員：協助機關同仁登入系統帳號之申請及反映或協助處 理系統操作等問題。 （八）本府資訊中心：負責本系統各機關權限申請、管理等事宜。

七、系統作業規定： （一）為改善上網閱覽議程資料之不便，會議提案資料格式以系統作業者，得採由左而 右之橫行格式製作。 （二）議事紀錄，應依其程序分別載明下列事項： 1.會議名稱及會次。 2.會議時間及地點。 3.出（列）席人員及請假或缺席人員姓名。 4.主席姓名。 5.紀錄者姓名。 6.報告事項。 7.討論及決議事項。 8.其他應行記載事項。 （三）會議事項有發布新聞必要時，另撰新聞稿，循新聞發布程序辦理。 （四）會議結束後，出席人員應就開會情形及決定，簽報機關首長或通知有關單位人員 ，如有執行或辦理事項，應作適當之分工，必要時並予列管。 （五）為強化本府一般會議電子化管理功能，自編輯會議通知、上傳議程資料、簽到表 製作、會議紀錄編輯、指示事項轉交辦列管及彙整指示事項執行情形報告表等流 程均於線上處理。 （六）為便利會議議程之傳遞，請會議主辦單位工作人員建置電子信箱位址接收議程， 附加檔案請以Word或Excel檔案格式呈現。 （七）各項會議之召開，如需建置通知對象之機制者，請會議主辦單位工作人員參照【 （會議名稱）通知對象接收議程電子信箱位址調查表】（如附件一）建立聯絡網 ，以利作業。 （八）會議紀錄宜儘速整理、核定，並透過本系統轉入電子公布欄發布，提供相關同仁 查閱，不另行文；至未透過本系統作業者，仍採現行發文機制處理。 （九）會議紀錄於本系統作業完成後，約二小時後即自動匯入行政管理知識網（ http: //km.taipei.gov.tw/ ），請各會議主辦單位工作人員登入行政管理知識網填補 文件內容之相關欄位訊息。另各機關因業務需要，需進一步查詢會議紀錄及議程 訊息，請登入行政管理知識網之《會議紀錄》查閱。 （十）會議指示事項透過本系統轉請研考人員予以列管，相關單位填送「列管案件執行 情形報告表」後，利用彙整回報功能產生「指示事項執行情形報告表」，並請會 議主辦單位工作人員列入下次議程送請與會者參酌。 （十一）會議提案資料格式： 1.軟體使用現有MS Word 97、MS Excel 97以上版本。 2.字型大小：使用現有之標楷體字型打印，字體大小為十八點，約每頁三十三 行，每行二十四個字。 3.邊界設定值：上下左右邊界各留二?五公分，並於頁尾處加註頁碼。 4.文字排版方向：版面以直式呈現，文字採由左而右之橫行格式書寫，議案有 一頁以上者，請於右側處裝訂。 5.紙張規格：統一使用Ａ４再生紙或模造紙雙面打印。 （十二）製作會議提案資料時，請勿使用自造字或特殊符號，以免產生亂碼；另議程亦 應避免獨字成行、獨行成頁，遇有畸零字數或單行時，宜儘可能緊湊。 （十三）提案資料遇分項條列時，各項順序之數字及符號採一字（符號）一碼方式處理 ，上下左右空隙應力求勻稱，表達方式請參酌下列三項原則及用法說明： ◎原則： 1.層次無小括弧者加頓號「、」。 2.層次系統另行低格採「階梯次」（暫定十層）。 3.次行縮段名、項次之下書寫。 ◎用法說明： 一、中文數字全型：一、二、三、四、五、六、七、八、… （一）中文數字全型加小括弧：（一）（二）（三）（四）（五）… １、阿拉伯數字全型：１、２、３、４、５、６、７、… （１）阿拉伯數字全型加小括弧：（１）（２）（３）… Ａ、英文字母大寫全型：Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅ、… ａ、英文字母小寫全型：ａ、ｂ、ｃ、ｄ、ｅ、… （ａ）英文字母小寫全型加小括弧：（ａ）（ｂ）… ㄅ、注音符號全型：ㄅ、ㄆ、ㄇ、ㄈ、ㄉ、、… 甲、天干全型：甲、乙、丙、丁、戊、己… 子、地支全型：子、丑、寅、卯、辰、… （十四）無法利用電子郵件傳輸之議程，如： 1.成冊之附件。 2.無法轉成電子檔者。 3.全案頁數達卅頁以上者。 4.附件無法使用Ａ４用紙者。 5.各機關審酌實際需要送達書面資料者。 凡符合上列各款，請會議主辦單位工作人員以公文交換方式送達與會者。

八、本系統之操作要領，請各機關納入文書講習課程範圍，加強推廣使用。

九、作業流程圖（如附件二）。

十、如遇重大停電、電腦嚴重當機事件或其他重大事故，無法進行電子傳輸作業時，議程資 料改採人工作業方式辦理。

十一、本規定如有未盡事宜，得依需要隨時修訂之。