一、臺北市政府（以下簡稱本府）為使所屬各機關辦理國際會議有所依循，並切合國際禮儀 ，以提升國家形象，特訂定本注意事項。

二、本注意事項所稱國際會議，指全體與會人員在五十人以上，且外籍與會人員來自三國以 上並超過十人者。

三、本府所屬各機關辦理國際會議，應注意或明定下列事項： （一）會議期程安排作業。 （二）會議場地規劃佈置及相關作業。 （三）與會人員邀請及註冊作業。 （四）住宿及交通安排作業。 （五）餐飲安排作業。 （六）宣傳作業。 （七）大會旅遊規劃作業。 （八）安全規劃。 （九）保險及醫療。 （十）其他。

四、本府所屬各機關籌辦國際會議，對期程及與會貴賓名單之擬定、邀請函之寄發，須確切 掌握時效，預留充分作業時間。預估參與人數達三百人以上之大型會議，其期程以一年 前訂定，並於六個月前寄發邀請函為宜；參與人數低於三百人以下之會議，其期程以六 個月前訂定，並於三個月前寄發邀請函為宜。

五、會議場地應選擇具有國際會議場地及設施之飯店、會議中心或機關學校等地，並視需要 考量是否須具有主會場（含開會區、同步翻譯區、媒體採訪區、會場內工作區等場區之 規劃安排）、記者招待室、貴賓休息室及大會秘書處（需含電腦、傳真機及影印機等） 、工作人員休息區及與會人員停車場地。 會議場地之規劃及佈置，應注意事項如下： （一）場地長寬、高低等大小應明確訂定。 （二）場地整體規劃、設計、工程施作、佈置、花藝及基本設施的配置。 （三）提供同步翻譯相關設備。 （四）會議視聽設備使用規劃及安排。 （五）設置會場內外網路線、桌椅、座位、飲水及會議簡報時所需電腦相關設備。 （六）會議流程控制、燈光及設備操作。 （七）設置大會註冊暨服務櫃台。 （八）人員進出、交通動線規劃及安排。 （九）會議安全維護規劃及安排。

六、辦理會議報名及註冊作業應注意下列事項： （一）國內外與會人員之聯繫、確認回覆作業。 （二）調查註冊、食宿及參加旅遊人數並加以統計。 （三）註冊報到流程規劃安排及會議資料發放。 （四）註冊報到人員資料統計。

七、住宿及交通安排作業應注意事項如下： （一）辦理國外與會人員之機場接送、通關事宜及機場服務台設置。 （二）與飯店確認國內外與會人員住宿訂房事宜。 （三）會議期間提供住宿飯店往返會議會場、宴會會場及城市旅遊等接送事宜。

八、餐飲安排作業應注意事項如下： （一）安排會議期間之餐會，包括用餐地點、用餐形式、餐點份數、用餐位置規劃、人 數掌握、用餐秩序維護及人員引導等事宜。 （二）會議期間應全程提供茶水、咖啡飲料服務並提供會議中場休息茶點，茶點內容應 多樣性且適量。茶點區並應與主會場須規劃於同一場區。 （三）安排宴會活動應規劃各宴會場地、餐宴形式、表演節目主題、互動式節目、表演 舞台佈置、進出場事宜、演出團體之聯繫規劃、現場流程掌控宴、宴會貴賓進場 安排、座位安排、桌次表、會場指示標誌及接待人員引導。

九、辦理國際會議之宣傳宜著重整合媒體資源，並於短期內達到最大宣傳行銷效益，避免流 於空洞的文字及單純的概念敘述。規劃宣傳作業應包含媒宣管道、宣傳方式、宣傳內容 及宣傳時間等內容。

十、辦理國際會議如有規劃旅遊之必要，應事先安排交通工具、門票、保險、茶點及英文導 遊等事宜。

十一、會議期間包含會議場地及會後旅遊安全規劃，須考量是否請專業保全公司執行保安計 畫，並應編制危機處理小組處理臨時事故。會議期間應為與會人員及工作人員投保適 當金額之公共意外責任險，並視需要設置簡易醫療站。

十二、有關會議識別證製作、提供與會人員紀念品、會議物品之搬運與管理、會議文件彙整 、製作及會議報告之撰寫等事項之辦理及分工，應於規劃辦理會議時一併考量。

十三、本府所屬各機關委外辦理國際會議，應於契約中明定廠商應依本注意事項規定辦理。