- 一、臺北市政府(以下簡稱本府)為使所屬各機關辦理國際會議有所依循,並切合國際禮儀 ,以提升國家形象,特訂定本注意事項。
- 二、本注意事項所稱國際會議,指全體與會人員在五十人以上,且外籍與會人員來自三國以 上並超過十人者。
- 三、本府所屬各機關辦理國際會議,應注意或明定下列事項: (一)會議期程安排作業。 (二)會議場地規劃佈置及相關作業。 (三)與會人員邀請及註冊作業。 (四)住宿及交通安排作業。 (五)餐飲安排作業。 (六)宣傳作業。 (七)大會旅遊規劃作業。 (八)安全規劃。 (九)保險及醫療。 (十)其他。
- 四、本府所屬各機關籌辦國際會議,對期程及與會貴賓名單之擬定、邀請函之寄發,須確切 掌握時效,預留充分作業時間。預估參與人數達三百人以上之大型會議,其期程以一年 前訂定,並於六個月前寄發邀請函為宜;參與人數低於三百人以下之會議,其期程以六 個月前訂定,並於三個月前寄發邀請函為宜。
- 五、會議場地應選擇具有國際會議場地及設施之飯店、會議中心或機關學校等地,並視需要 考量是否須具有主會場(含開會區、同步翻譯區、媒體採訪區、會場內工作區等場區之 規劃安排)、記者招待室、貴賓休息室及大會秘書處(需含電腦、傳真機及影印機等) 、工作人員休息區及與會人員停車場地。 會議場地之規劃及佈置,應注意事項如下: (一)場地長寬、高低等大小應明確訂定。 (二)場地整體規劃、設計、工程施作、佈置、花藝及基本設施的配置。 (三)提供同步翻譯相關設備。 (四)會議視聽設備使用規劃及安排。 (五)設置會場內外網路線、桌椅、座位、飲水及會議簡報時所需電腦相關設備。 (六)會議流程控制、燈光及設備操作。 (七)設置大會註冊暨服務櫃台。 (八)人員進出、交通動線規劃及安排。 (九)會議安全維護規劃及安排。
- 六、辦理會議報名及註冊作業應注意下列事項: (一)國內外與會人員之聯繫、確認回覆作業。 (二)調查註冊、食宿及參加旅遊人數並加以統計。 (三)註冊報到流程規劃安排及會議資料發放。 (四)註冊報到人員資料統計。
- 七、住宿及交通安排作業應注意事項如下: (一)辦理國外與會人員之機場接送、通關事宜及機場服務台設置。 (二)與飯店確認國內外與會人員住宿訂房事宜。 (三)會議期間提供住宿飯店往返會議會場、宴會會場及城市旅遊等接送事宜。
- 八、餐飲安排作業應注意事項如下: (一)安排會議期間之餐會,包括用餐地點、用餐形式、餐點份數、用餐位置規劃、人 數掌握、用餐秩序維護及人員引導等事宜。 (二)會議期間應全程提供茶水、咖啡飲料服務並提供會議中場休息茶點,茶點內容應 多樣性且適量。茶點區並應與主會場須規劃於同一場區。 (三)安排宴會活動應規劃各宴會場地、餐宴形式、表演節目主題、互動式節目、表演 舞台佈置、進出場事宜、演出團體之聯繫規劃、現場流程掌控宴、宴會貴賓進場 安排、座位安排、桌次表、會場指示標誌及接待人員引導。
- 九、辦理國際會議之宣傳宜著重整合媒體資源,並於短期內達到最大宣傳行銷效益,避免流 於空洞的文字及單純的概念敘述。規劃宣傳作業應包含媒宣管道、宣傳方式、宣傳內容 及宣傳時間等內容。
- 十、辦理國際會議如有規劃旅遊之必要,應事先安排交通工具、門票、保險、茶點及英文導 遊等事宜。
- 十一、會議期間包含會議場地及會後旅遊安全規劃,須考量是否請專業保全公司執行保安計 畫,並應編制危機處理小組處理臨時事故。會議期間應為與會人員及工作人員投保適 當金額之公共意外責任險,並視需要設置簡易醫療站。
- 十二、有關會議識別證製作、提供與會人員紀念品、會議物品之搬運與管理、會議文件彙整 、製作及會議報告之撰寫等事項之辦理及分工,應於規劃辦理會議時一併考量。
- 十三、本府所屬各機關委外辦理國際會議,應於契約中明定廠商應依本注意事項規定辦理。
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北市01-05-2008
臺北市政府所屬各機關辦理國際會議注意事項
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行政規則:屬行政程序法第159條第2項第1款
民國 96 年 05 月 28 日
中華民國96年5月28日臺北市政府府授秘國字第09650013000號函訂定發布全文13點