- 壹、目的:為使交通會報會前頒獎活動莊嚴隆重舉行,達到以客為尊目的,特訂定本作業程 序,俾資遵行。
- 貳、交通會報會前頒獎程序,包括行政前置作業、頒獎前準備、實質頒獎、事後整理及照片 送達等4大階段辦理。 一、行政前置作業: (一)頒獎主辦機關辦理事項: 1.各機關擬利用交通會報會前進行頒獎,應先簽陳市府核准,並簽會交通局(規 劃科)排定時程及場次,並傳送奉核原簽影本1份進行確認。 2.頒獎主辦機關至遲於會前1週送達致詞稿一式4份(稿內請書明承辦人聯絡電話 )、司儀用稿 1份,並附受獎代表名單,府內人士受獎請加列職稱,以示尊重 ,並以A4用紙直式橫書打印。 3.頒獎主辦機關安排報到時間,請注意勿讓受獎者進入會場等待過久,應以不超 過10分鐘內為原則,並提示受獎者重視服裝儀容整齊(如當日不宜著牛仔褲) 。 (二)交通局(規劃科)辦理事項: 1.洽請頒獎主辦機關於時限內送達致詞稿,並將致詞稿(含程序表)送達市長室 、交通局規劃科科長及司儀等,並備1份置市長(或主席)席位參用,如2場以 上頒獎應加貼見出紙標示。 2.洽請頒獎主辦機關提前到場進行接待事宜,並取得承辦人手機號碼,以利保持 聯絡。 3.洽請頒獎主辦機關確認受獎代表名單及獎牌(座)送達會場時間。 4.與頒獎主辦機關研商及排定受獎者座次,依受獎人數多寡排定「受獎席」,並 視實際需要設置「貴賓席」,席位數量得視活動規模酌予彈性調整。 5.洽請觀光傳播局視聽資訊室協助攝影及12樓劉銘傳廳會場人員協助播放音樂。 6.受獎者如為外籍人士,洽請秘書處(國際事務組)協助翻譯事宜。 二、頒獎前準備:即場地佈置、座次安排及綵排、接待等事宜。 (一)場地佈置: 1.受獎者行進方向,以「左進右出」為主,並視受獎者人數多寡採取其他適當動 線進退,以維秩序。 2.主辦機關至遲於會前10分鐘,將獎牌(座)置放會場右側長條桌之指定位置。 3.全部流程之確認及場地佈置等相關事宜,應於會前1日下班前就緒。 (二)座次安排及綵排: 1.視活動規模選定適當位置成立「報到處」。 2.頒獎主辦機關放置受獎者或貴賓席立牌於排定之席位。 3.如有需要可預先進行綵排,並於頒獎前5分鐘完成。 (三)接待(含接待來賓離場): 1.請主辦機關至遲於上午 9時10分前到場,並確認受獎者到場情形,如受獎者人 數眾多,可事先洽請秘書處開放吳三連廳旁之準備室接待,並準備茶水招待, 且於頒獎前10分鐘內帶入會場。 2.頒獎主辦機關應事前洽請首長提早到場致意,禮成並予送行,俾讓受獎者充分 感受被尊重的感覺。 三、實質頒獎:即司儀開場白、頒獎過程、市長致詞及來賓致詞等程序。 (一)司儀開場白:待與會者就座完畢,司儀約以1至2分鐘為度,簡要說明頒發獎項緣 起,並視實際情形介紹蒞臨會場來賓。 (二)頒獎過程: 1.頒獎開始,請司儀邀請市長(或主席)就頒獎位置。 2.司儀依序宣讀獎項及受獎者姓名,並請頒獎主辦機關引導受獎者就受獎位置。 3.主辦機關將獎牌(座)呈遞市長(或主席)進行頒獎,並請觀光傳播局視聽資 訊室協助攝影留念。 4.頒獎之進行以個別受獎為原則,全程以3至4場次為限,並掌握於半小時內完成 。 5.單項頒獎儀式完成,得視需要進行團體照,並請司儀再引導受獎者回座。 (三)市長(或主席)致詞:約排定2至3分鐘。 (四)來賓致詞:得視必要性排定2至3分鐘。 四、事後整理及照片送達: (一)頒獎主辦機關應視實際需要發布新聞稿,並可將活動情形上載機關網站加強市政 行銷。 (二)請頒獎主辦機關會後逕洽觀光傳播局視聽資訊室(府內分機2035)索取照片電子 檔案,並儘速將活動照片送達相關受獎者,以示尊重。
- 參、其他注意事項: 一、頒獎活動前應審慎確認流程,並依「臺北市政府交通會報會前頒獎檢核表」(如後附) 加強檢視,以順暢程序。 二、頒獎活動之進行,如有府外來賓及府內人士時,應先進行府外部分;禮成後,請頒獎主 辦機關接待府外來賓離場,再進行府內部分。 三、頒獎前,如與預定程序相違無法立即補正,交通局(規劃科)同仁應立即告知交通局局 長、市長,並提醒司儀中止頒獎活動,改由市長口頭致謝或其他替代方式進行。 四、受獎者未克參與綵排作業,頒獎主辦機關引導者應先行熟悉走位動向,以利執行引導工 作。 五、司儀於會前與頒獎主辦機關商洽相關流程及領獎順序,如受獎代表異動,請主辦機關與 司儀保持密切聯繫,以利全盤掌握活動之進行。 六、頒獎活動工作人員,包含總指揮1位(交通局規劃科科長)、司儀1位、攝影官至少 1位 、整理及呈遞獎牌 1位(頒獎主辦機關)、引導人員數位(頒獎主辦機關)及控管會場 秩序數位(交通局)。另擔任頒獎活動工作人員,服裝儀容應保持整潔、樸素。 七、受獎者因事未依約定時間完成報到手續,可依下列情況處理: (一)頒獎進行中,受獎者方報到,可安排其於最後上台受獎。 (二)頒獎已結束,受獎者方報到,則不另安排受獎,惟須委婉向其說明緣由,並將獎 牌(座)送請受獎者。
- 肆、本作業程序如有未盡事宜,得依需要隨時修訂之。
臺北市法規所有條文 text_rotate_vertical 另存PDF print 友善列印
北市07-09-2006
行政規則:屬行政程序法第159條第2項第1款
民國 98 年 06 月 12 日
中華民國98年6月12日臺北市政府(98)府授交規字第09831937200號函訂定下達全文4點