壹、目的：為使市政會議會前頒獎活動莊嚴隆重舉行，達到以客為尊目的，特訂定本作業程 序。

貳、市政會議會前頒獎程序，包括行政前置作業、頒獎前準備、實質頒獎、會後續辦等四大 階段。 一、行政前置作業： （一）頒獎主辦機關辦理事項： 1.各機關擬利用市政會議會前進行頒獎，應先簽陳市府核准，並簽會秘書處 （機要組）排定時程及場次，並傳送奉核原簽影本一份進行確認。 2.至遲於會前一週送達致詞稿一式四份（稿內請書明承辦人聯絡電話）、司 儀用稿一份，並附受獎代表名單，府內人士受獎請加列職稱，以示尊重， 並以A4用紙直式橫書打印。 3.安排報到時間，請注意勿讓受獎者進入會場等待過久，應以不超過十分鐘 內為原則，並提示受獎者重視服裝儀容整齊（如當日不宜著牛仔褲）。 （二）秘書處（機要組）辦理事項： 1.洽請頒獎主辦機關於時限內送達致詞稿，並將致詞稿（含程序表）送達市 長室、機要組長及司儀等，並備一份置市長（或主席）席位參用，如二場 以上頒獎應加貼見出紙標示。 2.洽請頒獎主辦機關提前到場進行接待事宜，並取得承辦人手機號碼，以利 聯絡。 3.洽請頒獎主辦機關確認受獎代表名單及獎牌（座）送達會場時間。 4.與頒獎主辦機關研商及排定受獎者座次，依受獎人數多寡排定「受獎席」 ，並視實際需要設置「貴賓席」，席位數量得視活動規模酌予彈性調整。 5.洽請觀光傳播局視聽資訊室協助拍照攝影及十二樓劉銘傳廳會場人員協助 播放音樂。 6.受獎者如為外籍人士，洽請秘書處（國際事務組）協助翻譯事宜。 二、頒獎前準備：即場地佈置、座次安排及彩排、接待等事宜。 （一）場地佈置： 1.視頒獎活動實際需要，於會場前方以橫式布幔或採其他適當方式，清楚揭 示頒獎名稱，佈置以簡單及不浪費為原則。 2.受獎者行進方向，以「左進右出」為主，並視受獎者人數多寡採取其他適 當動線進退，以維秩序。 3.主辦機關至遲於會前十分鐘，將獎牌（座）置放於指定位置。 4.全部流程之確認及場地佈置等相關事宜，應於會前一日下班前就緒。 （二）座次安排及彩排： 1.視活動規模選定適當位置成立「報到處」。 2.頒獎主辦機關放置受獎者或貴賓席立牌於排定的席位。 3.視需要可預先進行彩排，並於頒獎前五分鐘就緒。 （三）接待（含接待來賓離場）： 1.請頒獎主辦機關至遲於上午七時四十分前到場，並確認受獎者到場情形， 如受獎者人數眾多，可事先洽請秘書處開放吳三連廳旁之準備室接待，並 準備茶水招待，且於頒獎前十分鐘內帶入會場。 2.頒獎主辦機關應事前洽請首長提早到場致意，禮成並予送行，俾讓受獎者 充分感受被尊重的感覺。 三、實質頒獎：包含司儀開場白、頒獎過程、主席致詞及來賓致詞等程序。 （一）司儀開場白：待與會者就座完畢，司儀約以一至二分鐘為度，簡要說明頒發 獎項緣起，並視實際情形介紹蒞臨會場來賓。 （二）頒獎過程： 1.頒獎開始，請司儀邀請市長（或主席）就頒獎位置。 2.司儀依序宣讀獎項及受獎者職稱、姓名，並請頒獎主辦機關引導受獎者就 位。 3.頒獎程序：主辦機關將獎牌（座）呈遞市長（或主席）進行頒獎，並請觀 光傳播局視聽資訊室協助拍照攝影，以利將活動情形上載至本府中文網站 /市政資訊 /市政推動得獎專區（以下簡稱本專區）。 4.頒獎之進行以個別受獎為原則，全程以三至四場次為限，並掌握於半小時 內完成。 5.單項頒獎儀式完成，得視需要進行團體照，並請司儀再引導受獎者回座。 （三）主席致詞：約排定二至三分鐘。 （四）來賓致詞：得視必要性排定二至三分鐘。 四、會後續辦：包含上載影音與照片至本府中文網站 /市政資訊 /市政推動得獎專區過 程之分工機制。 （一）觀光傳播局（視聽資訊室）： 影音與照片檔案至遲於會後二個工作日內上傳至本府員工愛上網「影音平台 管理系統」（以下簡稱本系統），並簡述拍攝或錄製日期、頒獎名稱等資訊 ，以利頒獎主辦機關或秘書處（機要組）增補相關欄位訊息。 （二）頒獎主辦機關： 1.視實際需要發布新聞稿，並可將活動情形上載機關網站加強市政行銷。 2.檢視觀光傳播局登入影音與照片檔案相關資訊後，登打媒體格式、標題、 關鍵字及說明等相關欄位訊息。 3.影音檔案係以主席致詞作為段落區分依據，如影音內容為單項之頒獎儀式 ，請完成上載作業，經檢視無誤，以電子郵件或電話聯繫資訊處協助引入 檔案（ Email：support@mail.taipei.gov.tw或請撥1999轉1070），且至 遲於會後四個工作日內完成。 4.確認市政會議之影音與照片確實呈現於本專區，俾利各界瀏覽。 （三）秘書處（機要組）： 1.同一影音內容含括數機關主辦之頒獎活動，統一由秘書處（機要組）上載 。 2.檢視觀光傳播局登入影音檔案相關資訊後，登打媒體格式、標題、關鍵字 及說明等相關欄位訊息，經檢視無誤，以電子郵件或電話聯繫資訊處協助 引入檔案（Email ：support@mail.taipei.gov.tw或請撥1999轉1070）， 且至遲於會後四個工作日內完成。 3.檢視各週市政會議之影音與照片已呈現本專區，以符市政行銷目的。 （四）資訊處（應用服務組）： 1.負責本系統之建置、維護及各機關權管人員權限開放事宜。 2.負責本系統上傳之影音與照片順利引入本專區。

參、其他注意事項： 一、頒獎活動前應審慎確認流程，並依「臺北市政府市政會議會前頒獎檢核表」（如後 附）加強檢視，以順暢程序。 二、頒獎活動之進行，如有府外來賓及府內人士時，應先進行府外部分；禮成後，請頒 獎主辦機關接待府外來賓離場，再進行府內部分。 三、頒獎前，如與預定程序相違無法立即補正，秘書處（機要組）同仁應立即告知主管 轉陳秘書長、市長，並提醒司儀中止頒獎活動，改由市長口頭致謝或其他替代方式 進行。 四、因受獎者未克參與彩排作業，頒獎主辦機關引導人員應先行熟悉走位動向，以利進 行引導工作。 五、司儀於會前與頒獎主辦機關商洽相關流程及受獎順序，如受獎代表異動或臨時不克 到場，請主辦機關與司儀保持密切聯繫，以利全盤掌握活動之進行。 六、頒獎活動工作人員，包含總指揮一位、司儀一位、攝影官二位、整理及呈遞獎牌二 位、引導人員數位及控管會場秩序數位。另擔任頒獎活動工作人員，服裝儀容應保 持整潔、樸素，又呈遞獎牌人員請穿著統一正式服裝，以型塑本府整體施政形象。 七、受獎者因事未依約定時間完成報到手續，可依下列情況處理： （一）頒獎進行中，受獎者方報到，可安排其於最後上台受獎。 （二）頒獎已結束，受獎者方報到，則不另安排受獎，惟須委婉向其說明緣由，並 將獎牌（座）送請受獎者。 八、請頒獎主辦機關充分利用表揚場合，發送與會貴賓或受獎者文宣資料，以達市政行 銷效益。 九、為表彰受獎者及讓與會首長、貴賓留下深刻印象，請頒獎主辦機關善加運用簡報等 多媒體科技，並於會場展示或播放優異作品，以行銷施政成果。 十、為節省網路資源，上載之影音與照片檔案自拍攝或錄製日期起算六十日自動下架， 以呈現最新得獎事蹟。 十一、為保護當事人權益，本專區應以於明顯處加註「如有團體、個人引用或連結相關 影音照片資料，請事先告知或取得同意。」等提示文字，以杜爭議。 十二、如為市政會議後進行之頒獎活動，請主辦機關安排於上午十一時進行。

肆、有關獻獎程序之進行，得準用本作業程序辦理。